Kā izveidot QuickBooks 2019 pirkuma pasūtījumu

QuickBooks pirkuma pasūtījuma kalpo vienkāršu mērķi: Tas stāsta pārdevējs, kas jūs vēlaties iegādāties kādu objektu. Faktiski pirkuma pasūtījums ir pirkuma līgums.

Daudzi mazie uzņēmumi neizmanto pirkšanas pasūtījumus. Taču, kad tie izaug līdz noteiktam izmēram, daudzi uzņēmumi nolemj tos izmantot, jo pirkuma pasūtījumi kļūst par pastāvīgiem pasūtīto preču ierakstiem. Turklāt pirkšanas pasūtījumu izmantošana bieži vien formalizē iepirkšanās procesu uzņēmumā. Varat, piemēram, nolemt, ka neviens jūsu uzņēmumā nevar iegādāties neko, kas maksā vairāk par 100 ASV dolāriem, ja vien viņš vai viņa nesaņem pirkuma pasūtījumu. Ja tikai jūs varat izdot pirkšanas pasūtījumus, jūs esat efektīvi kontrolējis pirkšanas darbības, izmantojot šo procedūru.

Kā izveidot īstu QuickBooks pirkuma pasūtījumu

Lai izmantotu QuickBooks, lai izveidotu pirkuma pasūtījumus, veiciet šīs darbības:

Pastāstiet QuickBooks, ka vēlaties izveidot pirkuma pasūtījumu, izvēloties Pārdevēji → Izveidot pirkuma pasūtījumus.

QuickBooks parāda parādīto logu.

Ja izvēlnē Piegādātāji nenodrošina komandu Izveidot pirkuma pasūtījumus, QuickBooks nezina, ka vēlaties izveidot pirkšanas pasūtījumus.

Izmantojiet nolaižamo sarakstu Pārdevējs, lai identificētu pārdevēju, no kura vēlaties iegādāties preci.

Nolaižamajā sarakstā Pārdevējs ir norādīts katrs jūsu piegādātāju sarakstā iekļautais pārdevējs.

(Neobligāti) Klasificējiet pirkumu, izmantojot nolaižamo sarakstu Klase.

Ņemiet vērā, ka mācību priekšmeta nolaižamais saraksts netiek rādīts, ja vien neesat ieslēdzis mācību priekšmetu izsekošanu.

(Neobligāti) Augšējā labajā stūrī esošajā nolaižamajā sarakstā Nosūtīt uz izvēlieties citu piegādes adresi.

Nolaižamajā sarakstā Nosūtīt uz tiek parādīts visu jūsu klientu, pārdevēju un darbinieku saraksts. Jūs maināt Nosūtīšanas adresi, izvēloties kādu no šiem citiem nosaukumiem. Kad esat atlasījis ierakstu sarakstā Nosūtīt uz, QuickBooks aizpilda Piegādes adreses lodziņu ar atbilstošo informāciju.

Apstipriniet pirkuma pasūtījuma datumu.

Sākotnēji QuickBooks lodziņā Datums ievieto pašreizējo sistēmas datumu. Tomēr jums vajadzētu apstiprināt, ka datums, ko QuickBooks ievada kā pirkuma pasūtījuma datumu, ir pareizs. Šis ir līguma datums. Bieži vien datums nosaka līguma nosacījumus, piemēram, dienu skaitu, kurā prece ir jānosūta.

Apstipriniet pirkuma pasūtījuma numuru.

Pirkuma pasūtījuma numurs vai pasūtījuma numurs unikāli identificē pirkuma pasūtījuma dokumentu. QuickBooks secīgi numurē pirkuma pasūtījumus jūsu vietā un ievieto atbilstošo numuru lodziņā PO Nr. QuickBooks minējums par pareizo pirkuma pasūtījuma numuru parasti ir pareizs. Ja tas nav pareizs, varat ievadīt aizstājēju.

Apstipriniet pārdevēja un piegādes informāciju.

Pārdevēja bloks un Piegādes bloks identificē pārdevēju, no kura jūs pērkat preci, un adresi, uz kuru vēlaties, lai pārdevējs nosūta sūtījumu. Šai informācijai ir jābūt pareizai, ja jūsu piegādātāju saraksts ir atjaunināts un esat pareizi izmantojis nolaižamo sarakstu Nosūtīt uz, lai vajadzības gadījumā identificētu alternatīvu piegādes adresi.

Tomēr apstipriniet, ka šajos divos adrešu blokos parādītā informācija ir pareiza. Ja informācija nav pareiza, protams, izlabojiet to. Varat rediģēt adrešu bloka informāciju, atlasot nepareizo informāciju un pēc tam atkārtoti ierakstot visu, kas būtu jāparāda.

Aprakstiet katru preci, kuru vēlaties pasūtīt.

Jūs izmantojat loga Izveidot pirkuma pasūtījumus kolonnas, lai detalizēti aprakstītu katru preci, kuru vēlaties pasūtīt kā daļu no pirkuma. Katrs vienums iet savā rindā. Lai aprakstītu preci, kuru vēlaties iegādāties no pārdevēja, sniedziet tālāk norādīto informāciju.

• Prece: slejā Prece ir vieta, kur ierakstāt unikālo preces numuru precei, kuru vēlaties iegādāties. Atcerieties, ka preces ir jāievada vai jāapraksta vienumu sarakstā. Galvenais, kas jāzina par preču sarakstu, ir tas, ka viss, ko vēlaties parādīt rēķinā vai pirkuma pasūtījumā, ir jāapraksta preces failā.

• Apraksts: kolonnā Apraksts jūs aprakstāt atlasīto vienumu. Varat arī rediģēt lauku Apraksts, lai tas būtu saprotams klientiem vai piegādātājiem.

• Daudzums: kolonnā Daudzums norāda vajadzīgās preces daudzumu. Acīmredzot šajā laukā ievadāt vajadzīgo vienumu skaitu.

• Likme: slejā Likme ir norādīta preces vienības cena vai vienības likme. Ņemiet vērā, ka QuickBooks šai kolonnai izmanto dažādas etiķetes atkarībā no jūsu izveidotā uzņēmuma veida.

• Klients: kolonna Klients identificē klientu, kuram prece tiek iegādāta.

• Klase: Kolonnā Klase pirkuma pasūtījuma preces tiek klasificētas preces līmenī, nevis pirkuma pasūtījuma līmenī. Ņemiet vērā, ka šī sleja netiks rādīta, ja nebūsiet ieslēdzis mācību priekšmetu izsekošanu.

• Summa: slejā Summa tiek parādīta vienumam kopējā iztērētā summa. QuickBooks aprēķina summu jums, reizinot daudzumu ar likmi (vai cenu). Varat rediģēt kolonnas summu. Šajā gadījumā QuickBooks pielāgo likmi (vai cenu), lai daudzums un likme vienmēr būtu vienāda ar summu.

Jūs ievadāt katras preces aprakstu, kas jāiekļauj pirkuma pasūtījumā. Tas nozīmē, piemēram, ja vēlaties pasūtīt sešas preces no pārdevēja, pirkuma pasūtījumā ir jāietver sešas informācijas rindiņas.

Izdrukājiet pirkuma pasūtījumu.

Pirkuma pasūtījuma ierakstīšanas QuickBooks mērķis ir izveidot oficiālu pirkuma ierakstu. Gandrīz vienmēr vēlaties pārsūtīt šo pirkuma pasūtījumu pārdevējam. Pirkšanas pasūtījumā pārdevējam ir norādīts tieši tas, ko vēlaties iegādāties, un cena, ko esat gatavs maksāt.

Lai izdrukātu pirkuma pasūtījumu, varat noklikšķināt uz pogas Drukāt. Pirkšanas pasūtījumus var drukāt arī vēlāk, ja, veidojot pirkuma pasūtījumus, atzīmējat izvēles rūtiņu Drukāt vēlāk (pieejama cilnē Galvenā), saglabājat visus pirkšanas pasūtījumus, kurus vēlaties drukāt vēlāk, un pēc tam izvēlieties Fails. Komanda → Drukāt veidlapas → Pirkuma pasūtījumi.

Saglabājiet pirkuma pasūtījumu.

Lai saglabātu pirkuma pasūtījumu, noklikšķiniet uz pogas Saglabāt un aizvērt vai Saglabāt un jauns. Ja noklikšķināsit uz pogas Saglabāt un jauns, QuickBooks saglabā šo pirkuma pasūtījumu un atkārtoti parāda loga Izveidot pirkuma pasūtījumus tukšu versiju, lai jūs varētu ierakstīt citu pirkuma pasūtījumu.

Padomi un ieteikumi par pirkuma pasūtījumiem programmā QuickBooks 2019

Šeit ir vēl daži svarīgi novērojumi:

• Ne katrs pirkums ir pelnījis pirkuma pasūtījumu. Ja neesat pieradis strādāt ar pirkuma pasūtījumiem, tad, kad sākat lietot šo parocīgo rīku, ir viegli pārspīlēt. Tomēr paturiet prātā, ka ne visi pirkumi garantē pirkšanas pasūtījumus (skatiet nākamo vienumu).
• Izmantojiet pirkšanas pasūtījumus, lai pārvaldītu pirkšanu. Parasti uzņēmumi izmanto pirkšanas pasūtījumus, lai kontrolētu un dokumentētu pirkumus. Faktiski daudziem pirkumiem nav nepieciešams pirkuma pasūtījums. Summām, par kurām esat vienojies pirkt un kuras ir dokumentētas ar standarta līgumiem, piemēram, telefona uzņēmuma, gāzes uzņēmuma un jūsu saimnieka rēķiniem, pirkuma pasūtījumi, protams, nav nepieciešami. Turklāt pieticīgiem pirkumiem, piemēram, biroja piederumiem, bieži vien nav nepieciešami pirkuma pasūtījumi. Jums noteikti ir nepieciešams veids, kā kontrolēt šos izdevumus, taču pirkšanas pasūtījumi, iespējams, nav pareizais ceļš.
• Apsveriet citus papildu kontroles rīkus. Citas budžeta kontroles, piemēram, “uzrauga apstiprinājums” vai vienkāršs budžets, bieži vien darbojas tikpat labi.