Kā izveidot QuickBooks 2014 datu faila kopiju

QuickBooks 2014 atvieglo grāmatvežiem darbu ar klientu datu failiem. Apsveriet šādu scenāriju: jums ir klients, kuram nepieciešama palīdzība gada pārskata perioda pabeigšanā.

Jums ir divas izvēles. Pirmkārt, jūs varat piebraukt pie viņa veikala, iespējams, pa ceļam iestrēgstot satiksmē, un aizdomāties, vai varat iekasēt no klienta USD 150 par ceļojuma laiku. Otrkārt, varat likt klientam izmantot QuickBooks grāmatveža kopēšanas funkciju, lai nosūtītu jums QuickBooks datu faila kopiju.

Varat pārskatīt šī grāmatveža datu faila kopiju, veikt visus nepieciešamos labojumus vai izmaiņas un pēc tam nosūtīt veicamās izmaiņas atpakaļ klientam. Klients var viegli importēt šīs izmaiņas savā esošajā QuickBooks failā un doties uz savu jautro ceļu. Diezgan glīts, vai ne?

Jūsu klients izveido QuickBooks datu faila grāmatveža kopiju, izmantojot savu QuickBooks versiju un reālo datu failu, un pēc tam izveido failu, ko viņš vai viņa nosūta jums (piemēram, pa pastu vai e-pastu), vai ko Intuit, QuickBooks veidotājs, jums nosūta. Par laimi, process ir ļoti vienkāršs jebkurā gadījumā.

Lūk, kas jūsu klientam ir jādara, ja klients parūpēsies par faila nosūtīšanu jums:

Izvēlieties komandu Fails → Grāmatveža kopija → Klienta darbības → Saglabāt failu.

QuickBooks parāda ziņojumu, jautājot klientam, vai viņš to vēlas

• Grāmatveža faila kopija

• Pārnēsājama vai rezerves kopija failam

Varat arī izveidot grāmatveža kopiju, izvēloties Fails → Izveidot kopiju un pēc tam noklikšķinot uz pogas Grāmatveža kopija.

Pārnēsājams fails ir īsta, reāllaika QuickBooks datu faila kopija, kuras izmērs ir nedaudz saspiests, lai to būtu vieglāk pārvietot (piemēram, nosūtot failu pa e-pastu kā pielikumu). Dublējuma fails ir jūsu izveidotā QuickBooks faila otrā kopija (parasti), lai jums būtu faila kopija gadījumam, ja ar sākotnējo QuickBooks datu failu notiek kaut kas slikts.

Atlasiet Grāmatveža kopija un pēc tam noklikšķiniet uz Tālāk, lai turpinātu.

Norādiet sadalīšanas datumu.

Kad klients noklikšķina uz pogas Tālāk, lai turpinātu grāmatveža kopijas izveidi, QuickBooks jautā viņam sadalīšanas datumu. Darījumus, kas veikti pirms šī datuma, var rediģēt tikai grāmatveža kopijā. Darījumus, kas ir veikti pēc šī datuma, var rediģēt gan grāmatveža, gan klienta kopijā.

Noklikšķiniet uz Tālāk, lai turpinātu.

Parādās vēl viens ziņojums, informējot klientu, ka QuickBooks ir jāaizver visi logi, lai izveidotu grāmatveža kopiju. QuickBooks var arī likt klientam ievietot disku.

Noklikšķiniet uz Labi un ievietojiet disku (ja nepieciešams).

QuickBooks parāda atjauninātu dialoglodziņu Saglabāt grāmatveža kopiju.

Nosauciet grāmatveža kopiju.

Izmantojiet dialoglodziņa Saglabāt grāmatveža kopiju lodziņu Faila nosaukums, lai nosauktu QuickBooks datu faila grāmatveža kopiju. Ja nepieciešams, klients var izmantot arī nolaižamo sarakstu Saglabāt, lai norādītu, kur jāsaglabā grāmatveža QuickBooks datu faila kopija.

Klientam ir jāatceras, kur tiek saglabāta grāmatveža faila kopija. Šis fails tiek nodots grāmatvedim — pa e-pastu vai gliemežu pastu, vai diskā —, lai viņš to varētu izmantot.

Izveidojiet failu.

Pēc tam, kad klients nosauc grāmatveža datu faila kopiju un, ja nepieciešams, norāda, kur grāmatveža kopija jāsaglabā, klients noklikšķina uz Saglabāt. QuickBooks saglabā QuickBooks datu faila grāmatveža kopiju.

Pēc tam šo datu failu klients nosūta grāmatvedim. Citiem vārdiem sakot, klientam fails ir jānosūta pa pastu vai pa e-pastu.

Jūsu e-pasta pakalpojumu sniedzējs var ierobežot pielikumu (tostarp QuickBooks failu) lielumu, ko varat nosūtīt pa e-pastu. Ja lieluma problēma jūs traucē, varat augšupielādēt QuickBooks failu Intuit vietnē, izvēloties Fails → Grāmatveža kopija → Klienta aktivitātes → Nosūtīt grāmatvedim. Intuits nosūta grāmatvedei ziņojumu ar noklikšķināmu saiti, kuru viņa var izmantot, lai satvertu failu.

Grāmatvežu kopijām tiek izmantoti trīs failu tipi. Grāmatveža pārsūtīšanas fails (ar faila paplašinājumu .qbx) ir tas, ko klients izveido un sniedz grāmatvedim. Faktiskā grāmatveža kopija (ar faila paplašinājumu .qba) ir tā, ar ko grāmatvedis strādā pēc tam, kad ir atvēris grāmatveža pārsūtīšanas failu. Visbeidzot, ir grāmatveža eksporta fails (ar faila paplašinājumu .qby), kurā tiek saglabātas klientam nosūtītās izmaiņas.

Acīmredzot šīs darbības var nebūt jūsu klients; jums var nākties darīt netīro darbu. Tomēr jebkurā gadījumā process darbojas šādi. Tomēr ņemiet vērā, ka reālā laika ietaupījums grāmatvedim un izmaksu ietaupījums klientam rodas, ja varat likt klientam izvēlēties komandu un strādāt ar dialoglodziņu.

Pēc tam varat iekasēt apmaksājamo laiku par faktisku darbu ar QuickBooks datiem, nevis par čalošanos ar failu.