Kā izveidot grāmatvežu datu failu kopiju programmā QuickBooks 2011

QuickBooks atvieglo grāmatvežiem darbu ar klientu datu failiem. Varat likt klientam izmantot QuickBooks grāmatveža kopēšanas funkciju un vienkārši nosūtīt jums pa e-pastu vai pa pastu QuickBooks datu faila kopiju. Pēc tam varat pārskatīt šī grāmatveža datu faila kopiju, veikt nepieciešamos labojumus vai izmaiņas un pēc tam nosūtīt veicamās izmaiņas atpakaļ klientam. Pēc tam klients var viegli importēt šīs izmaiņas savā esošajā QuickBooks failā un doties uz savu jautro ceļu. Diezgan glīts, vai ne?

Jūsu klients izveido QuickBooks datu faila grāmatveža kopiju, izmantojot savu QuickBooks versiju un reālo datu failu. Par laimi, process ir ļoti vienkāršs. Lūk, kas jūsu klientam ir jādara:

Izvēlieties Fails → Grāmatveža kopija → Klienta darbības → Saglabāt failu.

QuickBooks vispirms parāda ziņojumu, jautājot klientam, vai viņš to vēlas

• An grāmatveža ' s kopēt faila.

• Portatīvo vai rezerves kopiju failu.

Varat arī izveidot grāmatveža kopiju, izvēloties Fails → Izveidot kopiju un pēc tam izvēloties pogu Grāmatveža kopija.

Portatīvo fails ir īsts, dzīvu kopija QuickBooks datu faila, kas ir nedaudz scrunched izmēra, tāpēc ir vieglāk pārvietoties (piemēram, pa e-pastu failu kā pielikumu). Backup fails ir rezerves, otrā kopija QuickBooks failu, izveidot (parasti), tāpēc jums ir kopiju QuickBooks datu failu gadījumā, ja kaut kas slikts notiek ar oriģinālo QuickBooks datu failu.

Atlasiet Grāmatveža kopija un pēc tam noklikšķiniet uz Tālāk, lai turpinātu.

Norādiet sadalīšanas datumu.

Darījumus, kas veikti pirms šī datuma, var rediģēt tikai grāmatveža kopijā. Darījumus, kas pēc šiem datiem var rediģēt iekšpusē gan grāmatveža kopiju un klienta kopiju.

Noklikšķiniet uz Tālāk, lai turpinātu.

Parādās vēl viens ziņojums, informējot klientu, ka QuickBooks ir jāaizver visi logi, lai izveidotu grāmatveža kopiju. QuickBooks var arī likt klientam ievietot disku.

Noklikšķiniet uz Labi un ievietojiet disku (ja nepieciešams).

Programmā QuickBooks tiek parādīts dialoglodziņš Saglabāt grāmatveža kopiju.

Nosauciet grāmatveža eksemplāru un atlasiet, kur to saglabāt.

Klientam ir jāatceras, kur tiek saglabāta grāmatveža faila kopija. Šis fails tiek nodots grāmatvedim — pa e-pastu, gliemežu pastu vai saglabāts diskā —, lai grāmatvedis to varētu izmantot.

Noklikšķiniet uz Saglabāt.

Pēc tam klientam ir jāsaņem šis datu fails.

Jūsu e-pasta pakalpojumu sniedzējs var ierobežot pielikumu (tostarp QuickBooks failu) lielumu, ko varat nosūtīt vai saņemt pa e-pastu. Ja izmērs neatbilst, varat augšupielādēt QuickBooks failu Intuit vietnē, atlasot Fails → Grāmatveža kopija → Klienta aktivitātes → Nosūtīt grāmatvedim. Pēc tam Intuit nosūta jums ziņojumu ar noklikšķināmu saiti, kuru varat izmantot, lai satvertu failu.

Acīmredzot šīs darbības var nebūt jūsu klients; jums var nākties darīt netīro darbu. Tomēr jebkurā gadījumā process darbojas šādi. Tomēr ņemiet vērā, ka reālā laika ietaupījums grāmatvedim un izmaksu ietaupījums klientam rodas, ja varat likt klientam izvēlēties komandu un strādāt ar dialoglodziņu. Pēc tam varat iekasēt apmaksājamo laiku, lai faktiski strādātu ar QuickBooks datiem, nevis darbotos ar failu.