Kā izmantot QuickBooks, lai pārvaldītu ar budžetu

Pēc budžeta ierakstīšanas programmā QuickBooks varat salīdzināt savus faktiskos finanšu rezultātus ar budžetā paredzētajām summām, izvēloties komandas QuickBooks parādītajā apakšizvēlnē Budžeti un prognozes. Izvēloties komandu Pārskati → Budžeti un prognozes, QuickBooks nodrošina vairākus budžeta atskaites, kas aprakstītas šajā sarakstā:

• Budžeta pārskats: šajā pārskatā ir apkopotas jūsu budžetā paredzētās summas. Varat to izmantot, lai skatītu budžetu un pārbaudītu kļūdas.

• Budžets salīdzinājumā ar faktisko: šis pārskats ļauj salīdzināt budžetā paredzēto ienākumu pārskata informāciju ar faktisko ienākumu pārskata informāciju. Tādējādi pārskats ļauj salīdzināt paredzamos ieņēmumus un izdevumus ar faktiskajiem ieņēmumiem un izdevumiem.

• Peļņas un zaudējumu budžeta veiktspēja: šis pārskats ļauj salīdzināt faktiskos ienākumus, izdevumus un peļņu ar budžetā paredzētajiem ienākumiem, izdevumiem un peļņu.

• Budžeta un faktiskā diagramma: šī diagramma nav pārskats. Tā ir diagramma, kas parāda budžeta un faktisko informāciju.

• Prognožu pārskats: šajā pārskatā ir apkopota QuickBooks prognoze. Prognozes pamatā ir prognozes par savu nākotnes ieņēmumiem un naudas plūsmu. Jūs izmantojat prognozes, lai veiktu plānošanu “kā būtu, ja”.

• Prognoze salīdzinājumā ar faktisko: šajā pārskatā prognoze tiek salīdzināta ar faktisko notikumu.

Būtiska nozīme ir tam, kā izmantojat budžeta pārskata informāciju, kā arī noslēpums, kā gūt labumu no budžeta veidošanas centieniem. Izmantojot labi izstrādātu, veselā saprāta budžetu, varat meklēt atšķirības starp budžetu un faktiskajiem finanšu rezultātiem.

Jūs vēlaties izmantot savu budžetu, lai pamanītu situācijas, kurās, piemēram, izdevumu postenis ir pārāk zems, aktīva postenis ir pārāk liels vai kāds ieņēmumu skaitlis atpaliek no tā, ko jūs gaidāt. Atšķirības starp gaidāmajiem un faktiskajiem rezultātiem norāda uz negaidītiem rezultātiem. Negaidīti rezultāti bieži liecina par problēmām. . . vai iespējas.

Padomājiet par tālāk norādītajiem dispersijas piemēriem un to, ko tās var norādīt:

• Ikmēneša ieņēmumi ir USD 40 000, nevis USD 50 000. Ikmēneša ieņēmumi, kas ir par 20 procentiem mazāki nekā paredzēts, var norādīt uz problēmām ar jūsu produktu, problēmām ar pārdošanas darbiniekiem vai problēmām ar klientiem. Jebkurā gadījumā, ja pārdošanas apjomi veido tikai 80 procentus no tā, ko jūs sagaidāt, jums, iespējams, ir jāveic tūlītēja korektīva darbība.

• Krājumu atlikumi mēneša beigās ir vidēji USD 50 000, nevis USD 100 000 mēneša beigās. Krājumu atlikums, kas ir mazāks nekā paredzēts, var būt gan labs, gan slikts. Beigu krājumu atlikums, kas ir uz pusi mazāks, nekā jūs gaidāt, var norādīt, ka pārdodat produktus daudz ātrāk, nekā gaidījāt (un tāpēc jums vajadzētu palielināt krājumu ieguldījumus un krājumu iegādi).

  Tomēr zems krājumu ieguldījums var nozīmēt arī to, ka jūs vienkārši nesaņemat materiālus no pārdevējiem tik ātri, cik jums tie ir nepieciešami, un rezultātā jūs riskējat zaudēt pārdošanas apjomu neatbilstoša krājumu līmeņa dēļ.

• Pētniecības un attīstības izdevumi ir vienādi ar USD 50 000 gadā, nevis USD 25 000 gadā. Izpētes un izstrādes izdevumi, kas ir divreiz vairāk nekā jūs gaidāt, šķiet slikti. Kā var būt labi iztērēt divreiz vairāk, nekā jūs gaidāt? Tomēr pētniecības un izstrādes izdevumu dubultošana var būt laba, ja negaidīti ieguldāt kādā daudzsološā jaunā produktā, idejā vai tehnoloģijā.

• Pārdošana noteiktai klientu grupai ir par 50 procentiem lielāka. Pieņemsim, ka izmantojāt nodarbības, lai izsekotu pārdošanu klientiem valstī un ārpus tās. Ja redzat, ka pavisam negaidīti pārdošanas apjomi klientiem ārpus valsts ir par 50 procentiem virs gaidītā, šī novirze var norādīt uz iespēju pārdot vēl vairāk ārpus valsts.

  Iespējams, pieliekot lielāku piepūli un enerģiju, klienti ārpus valsts var kļūt par vēl lielāku jūsu biznesa daļu. Dažreiz atšķirības identificē iespējas, kuras jūs citādi nepalaistu garām.