Kā ieviest vienkāršu ABC sistēmu programmā QuickBooks

Viss, kas jums jādara, lai programmā QuickBooks ieviestu vienkāršu uz darbībām balstītu izmaksu aprēķināšanas (ABC) sistēmu, ir tas, ko jūs pašlaik darāt. Citiem vārdiem sakot, vienkārši turpiniet izsekot saviem darbības izdevumiem, izmantojot labu, pienācīgu kontu plānu. Tas ir 90 procenti no cīņas.

Jums arī jāparūpējas tikai par vienu vai diviem nenozīmīgiem papildu priekšmetiem. Vispirms ieslēdziet QuickBooks klases izsekošanas funkciju. Klases izsekošana ļauj kategorizēt ienākumu un izdevumu darījumus, kas ietilpst ne tikai ienākumu un izdevumu kontos, bet arī noteiktās klasēs.

Otrkārt, ierakstot izdevumus, jūs arī identificējat klasi, kurā ietilpst izdevumi. Izmantojot nodarbības, kas atbilst jūsu aktivitātēm — labi, jūs varat redzēt, ka tas ir viss, kas nepieciešams, vai ne?

Jūs varat padarīt ABC ļoti sarežģītu. Turklāt, ja jūs izejat un nolīgsiet ārēju konsultantu — kādu, kurš vēlas iekasēt no jums tūkstošiem vai pat desmitiem tūkstošu dolāru, lai izveidotu kādu no šīm sistēmām, jūs varat iegūt kaut ko ļoti, ļoti spēcīgu un ļoti, ļoti sarežģīti.

Tomēr, ņemot vērā to, ABC sistēmām nav jābūt tik sarežģītām, it īpaši, ja vēlaties tikai labāk sadalīt savas pieskaitāmās izmaksas, nevis sistēmu, kas aplūko izmaksu faktorus vai darbības, kas ietver jūsu pieskaitāmās izmaksas. ABC var būt diezgan vienkāršs. Tas jo īpaši attiecas uz maziem vai vidējiem uzņēmumiem. Patiesībā jūs, iespējams, varat ieviest labu, pirmšķirīgu ABC sistēmu, veicot šādas četras darbības:

Apskatiet savas pieskaitāmās izmaksas.

Pārbaudiet, vai jums ir pietiekami daudz pieskaitāmo izmaksu, par kurām būtu jāuztraucas. Ja strādājat ar lielu peļņu un ļoti zemām pieskaitāmajām izmaksām, ABC jums var nebūt jēgas. Pieaugošā vērtība, ko iegūstat, precīzāk sadalot pieskaitāmās izmaksas, var būt tikai obsesīvi-kompulsīvu personības traucējumu izpausme, nevis laba grāmatvedība.

Nosakiet lielās pieskaitāmās izmaksas.

Tas jādara, ja nolemjat, ka vēlaties piešķirt daļu vai daļu no savām pieskaitāmajām izmaksām, izmantojot ABC pieeju. Netērējiet laiku, mēģinot precīzi piešķirt dažas penss-ante summas (ja vien tās nav vienkārši piešķiramas, ko var veikt vienlaikus ar lielāku projektu).

Dodieties uz lielāko sprādzienu, ko varat saņemt par savu naudu. Izveidojiet ABC sistēmu, kas ar minimālu piepūli piešķir lielu daļu no jūsu pieskaitāmajām izmaksām. Nekļūsti pārāk pedantisks.

Nosakiet galvenās darbības, kas izmanto pieskaitāmās izmaksas.

Vienkāršajā iedomātā hotdogu stenda biznesa piemērā jums ir tikai viena darbība: apkalpot klientu. Jums noteikti būs vairāk aktivitāšu. Tomēr jums nav jāizveido 80 darbību saraksts.

Nosakiet lielās darbības, kas ļauj jums piešķirt pieskaitāmās izmaksas. Jo mazāk darbību varat izmantot, lai to paveiktu, jo vieglāka būs jūsu grāmatvedība. Atrodiet dažas darbības, kas ļauj godīgi un precīzi sadalīt pieskaitāmās izmaksas produktu līnijām. Tāda ir kopējā aina.

Izsekojiet darbībām līdz produktiem, izmantojot atbilstošus pasākumus.

Kad esat identificējis dažas darbības, kas ļauj savienot pieskaitāmos izdevumus ar produktiem, noteikti izmantojiet atbilstošo pasākumu, kas pazīstams arī kā izmaksu virzītājspēks, lai piesaistītu pieskaitāmās izmaksas produktu līnijām vai pakalpojumu līnijām.

Hotdogu stenda biznesa piemērā vienai pieskaitāmajai maksai — īrei — pat nebija vajadzīgs izmaksu virzītājspēks. Piegādes izdevumiem arī nebija vajadzīgs izmaksu virzītājspēks, jo jūs varējāt sadalīt šīs izmaksas, vienkārši novērojot.

Algu izdevumi prasīja sarežģītāku mācību grāmatu piešķiršanu. Lai piešķirtu algu izdevumus, jūs izveidojāt darbību, ko sauc par klienta apkalpošanu, un pēc tam piešķīrāt šīs darbības izmaksas, pamatojoties uz katrai produktu līnijai nepieciešamo darbību skaitu.

ABC sistēma ir rīks, ko varat izmantot, lai pārvaldītu savas pieskaitāmās izmaksas un pārdoto produktu vai pakalpojumu rentabilitāti. Praktiski jūs vēlaties koncentrēties uz lielajām pieskaitāmajām izmaksām, un galu galā viss, ko patiešām vēlaties, ir ABC sistēma, kas rada noderīgus skaitļus — skaitļus, kas palīdz domāt par jūsu biznesu skaidrāk un radošāk.