Kā iestatīt vispārējās grāmatvedības opcijas programmā QuickBooks 2013

QuickBooks 2013 cilnē Uzņēmuma preferences ir pieejamas šādas piecas vispārīgas grāmatvedības izvēles rūtiņas, kā arī datuma brīdinājumi un slēgšanas datuma iestatījumi. (Iespējams, ka izvēles rūtiņas ir pašas par sevi saprotamas ikvienam, kurš ir nedaudz uzskaitījis QuickBooks, taču jaunajiem QuickBooks lietotājiem šeit ir īss apraksts par to, ko katrs dara.)

• Lietot konta numurus: izvēles rūtiņa Lietot konta numurus, ja tā ir atlasīta, ļauj ievadīt darījuma konta numuru. Saistītā izvēles rūtiņa Rādīt tikai zemāko apakškontu liek QuickBooks rādīt tikai apakškonta nosaukumu un konta numuru (ja tādu izmantojat), nevis visu konta mantojumu.

  Ja izmantojat daudz apakškontu līmeņu, šī opcija patiešām var iztīrīt skatus, padarot vieglāk noteikt, kuru kontu skatāt.

• Pieprasīt kontus: izvēles rūtiņa Pieprasīt kontus, ja tā ir atlasīta, norāda QuickBooks, ka darījumam ir jānorāda konts. Tam ir jēga. Ja neizmantojat kontus, lai izsekotu summām, kas ieplūst uzņēmumā un no tā, jūs īsti neveicat grāmatvedību. Nekad nebūtu jēgas noņemt atzīmi no izvēles rūtiņas Pieprasīt kontus.

• Darījumam izmantot klases izsekošanu: izvēles rūtiņa Izmantot klases izsekošanu ļauj pateikt QuickBooks, ka vēlaties izmantot ne tikai kontus, lai izsekotu finanšu informāciju, bet arī klases. Klases ļauj sadalīt konta līmeņa informāciju citā veidā. Tas izklausās sarežģīti, bet patiesībā tas ir diezgan vienkārši.

  Piemēram, kontu saraksts ļauj izsekot ieņēmumus un izdevumus pēc ieņēmumu un izdevumu kategorijām. Varat izsekot izdevumiem, izmantojot tādas kategorijas kā algas, īre un piegādes. Tāpēc nodarbības sniedz iespēju izsekot šai informācijai citā dimensijā.

  Piemēram, varat sadalīt algu izdevumus algās, kas iztērētas divām dažādām jūsu uzņēmuma atrašanās vietām. Restorāns ar diviem restorāniem var vēlēties to darīt. Ņemiet vērā, ka QuickBooks nodrošina arī lodziņu, kuru varat atzīmēt, lai norādītu, ka programmai QuickBooks ir jāaicina piešķirt klases.

• Automātiski piešķirt vispārīgo žurnāla ieraksta numuru: šī izvēles rūtiņa norāda QuickBooks piešķirt numurus vispārējiem žurnāla ierakstiem, ko ievadāt, izmantojot komandu Veikt žurnāla ierakstu. Jūs vēlaties atstāt šo izvēles rūtiņu atzīmētu. Starp citu, vispārīgos žurnāla ierakstus parasti ievada jūsu CPA vai jūsu profesionālais personāla grāmatvedis.

• Brīdināt, publicējot darījumu par nesadalīto peļņu: šī izvēles rūtiņa liek QuickBooks parādīt brīdinājuma ziņojumu ikreiz, kad jūs vai kāds cits mēģināt tieši debetēt vai kreditēt nesadalītās peļņas kontu. (Parasti jūs nevēlaties tieši debetēt vai kreditēt nesadalītās peļņas kontu, un tikai kvalificēti grāmatveži jebkurā gadījumā ievadīs darījumus tieši nesadalītajā peļņā.)

• Brīdinājumi par datumu: Datuma brīdinājumu lodziņās QuickBooks tiek norādīts, lai jūs brīdinātu, kad jūs vai kāds cits ievadāt darījumu ar datumu pārāk tālu pagātnē vai pārāk tālu nākotnē. Ja atzīmējat kādu no datuma brīdinājumu lodziņiem, vēlaties arī norādīt, cik dienu ir pārāk tālu pagātnē vai pārāk tālu nākotnē.

• Slēgšanas datuma iestatījumi: Lodziņā Closing Date varat noteikt datumu, pirms kura QuickBooks datu failu nevar mainīt. Citiem vārdiem sakot, ja iestatāt beigu datumu uz 2011. gada 31. decembri, jūs sakāt QuickBooks, ka nevēlaties, lai QuickBooks datu failā tiktu veiktas nekādas izmaiņas pirms šī datuma.

  Tas nozīmē, ka kāds nevar mainīt darījumu, kas datēts pirms jūsu beigu datuma, nesaņemot biedējošu brīdinājuma ziņojumu. Tas arī nozīmē, ka kāds nevar ievadīt darījumu, izmantojot datumu pirms šī beigu datuma.

  Varat noklikšķināt uz pogas Iestatīt datumu/paroli, lai parādītu dialoglodziņu, kas ļauj norādīt beigu datumu un izveidot paroli, kas nepieciešama, ja kāds vēlas pievienot vecu darījumu vai modificēt veco darījumu.

Iepriekšējās QuickBooks versijas arī ļāva ieslēgt un izslēgt audita izsekošanas funkciju, izmantojot grāmatvedības preferenču cilni Uzņēmuma preferences. Tomēr visas jaunākās QuickBooks versijas nodrošina vienmēr ieslēgtu audita izsekojamību, tāpēc jūs vairs neredzat izvēles rūtiņas audita izsekojamības uzskaites preferences.

Starp citu, revīzijas liecības vienkārši glabā sarakstu ar to, kurš veic izmaiņas darījumos. Grāmatvežiem, paredzams, patīk revīzijas pēdas. Audita pēdas ļauj kādam, piemēram, jūsu CPA, pēc tam ienākt un noskaidrot, kāpēc konta atlikums ir tāds, kāds tas ir.