Kā iestatīt QuickBooks 2021 grāmatvedības preferences

Dialoglodziņa Grāmatvedības preferences cilnē Manas preferences ir pieejama viena opcija: Varat norādīt QuickBooks 2021, ka vēlaties, lai tā automātiski aizpilda informāciju, ierakstot vispārīgu žurnāla ierakstu.

Tomēr nekļūstiet aizkaitināts par personalizācijas trūkumu. Šim gandrīz pilnīgajam individuāli personalizēto preferenču trūkumam ir jēga, ja tā padomā. Uzņēmuma grāmatvedībai Džeinai ir jāstrādā tāpat kā Džo un Sjūzenai.

Tomēr jums ir iespēja iestatīt vairākas uzņēmuma preferences grāmatvedībai. Atkal, tam ir jēga, ja par to padomājat. Dažādi uzņēmumi izmanto savas grāmatvedības sistēmas dažādos veidos.

Šajā attēlā parādīta dialoglodziņa Grāmatvedības preferences cilne Uzņēmuma preferences.

Dialoglodziņa Grāmatvedības preferences cilne Uzņēmuma preferences

Konta numuru izmantošana programmā QuickBooks

Pēc noklusējuma QuickBooks ļauj izmantot nosaukumus, lai identificētu kontus sarakstā Kontu plāns vai kontu sarakstā. Kontu, ko izmantojat algu izdevumu izsekošanai, var saukt, piemēram, kā “algas”, taču varat atzīmēt izvēles rūtiņu Izmantot konta numurus, lai paziņotu QuickBooks, ka kontu identificēšanai vēlaties izmantot kontu numurus, nevis kontu nosaukumus. Lielāki uzņēmumi un uzņēmumi ar ļoti gariem kontu sarakstiem bieži izmanto kontu numurus. Izmantojot skaitļus, jūs varat vieglāk kontrolēt gan kontu sakārtošanu finanšu pārskatā, gan jaunu kontu ievietošanu sarakstā Kontu plāns.

Izvēles rūtiņa Rādīt tikai zemāko apakškontu (skatiet iepriekšējo attēlu) ļauj norādīt QuickBooks, ka finanšu pārskatos ir jāparāda zemākais apakškonts, nevis augstākais mātes konts. QuickBooks ļauj izveidot apakškontus, kas ir konti kontos. Varat arī izveidot apakškontus, kas ir konti apakškontos. Jūs izmantojat apakškontus, lai precīzāk izsekotu aktīviem, saistībām, pašu kapitāla summām, ieņēmumiem un izdevumiem.

Vispārējo uzskaites opciju iestatīšana programmā QuickBooks

Cilnē Uzņēmuma preferences (nav parādīts) ir šādas piecas vispārīgas grāmatvedības izvēles rūtiņas, kā arī datuma brīdinājumi un beigu datuma iestatījumi. Izvēles rūtiņas, iespējams, ir pašas par sevi saprotamas ikvienam, kurš ir nedaudz uzskaitījis QuickBooks, taču jaunajiem QuickBooks lietotājiem šeit ir īss apraksts par to, ko katrs dara:

• Lietot konta numurus: izvēles rūtiņa Lietot konta numurus, ja tā ir atlasīta, ļauj ievadīt darījuma konta numuru. Saistītā izvēles rūtiņa Rādīt tikai zemāko apakškontu liek QuickBooks rādīt tikai apakškonta nosaukumu un konta numuru (ja tādu izmantojat), nevis visu konta mantojumu. Ja izmantojat daudzus apakškontu līmeņus, šī opcija patiešām var iztīrīt skatus, padarot vieglāk noteikt, kuru kontu skatāt.
• Pieprasīt kontus: izvēles rūtiņa Pieprasīt kontus, ja tā ir atlasīta, norāda QuickBooks, ka darījumam ir jānorāda konts. Tam ir jēga. Ja neizmantojat kontus, lai izsekotu summām, kas ieplūst uzņēmumā un no tā, jūs īsti neveicat grāmatvedību. Manuprāt, nekad nebūtu jēgas noņemt atzīmi no izvēles rūtiņas Pieprasīt kontus.
• Klases izsekošanas izmantošana darījumiem:Izvēles rūtiņa Izmantot klases izsekošanu darījumiem ļauj pateikt QuickBooks, ka vēlaties izmantot ne tikai kontus, lai izsekotu jūsu finanšu informāciju, bet arī klases ļauj sadalīt konta līmeņa informāciju citā veidā. Tas izklausās sarežģīti, bet patiesībā tas ir diezgan vienkārši. Piemēram, kontu saraksts ļauj izsekot ieņēmumus un izdevumus pēc ieņēmumu un izdevumu kategorijām. Varat izsekot izdevumiem, izmantojot tādas kategorijas kā algas, īre un piegādes. Tāpēc nodarbības sniedz iespēju izsekot šai informācijai citā dimensijā. Varat sadalīt algas izdevumus algās, kas iztērētas, piemēram, divām jūsu uzņēmuma vietām. Restorāns ar diviem restorāniem var vēlēties to darīt. Ņemiet vērā, ka QuickBooks piedāvā arī izvēles rūtiņas, kuras varat atzīmēt, lai norādītu, ka QuickBooks vajadzētu piedāvāt jums piešķirt klases un kontiem piešķirt klases,
• Automātiski piešķirt vispārējo žurnāla ieraksta numuru: šī izvēles rūtiņa norāda QuickBooks piešķirt numurus vispārējiem žurnāla ierakstiem, ko ievadāt, izmantojot komandu Veikt vispārīgus žurnāla ierakstus. Jūs vēlaties atstāt šo izvēles rūtiņu atzīmētu. Starp citu, vispārīgos žurnāla ierakstus parasti ievada jūsu CPA vai jūsu profesionālais personāla grāmatvedis.
• Brīdināt, publicējot darījumu par nesadalīto peļņu: šī izvēles rūtiņa liek QuickBooks parādīt brīdinājuma ziņojumu ikreiz, kad mēģināt (vai kāds cits mēģina) tieši debetēt vai kreditēt nesadalītās peļņas kontu. (Parasti jūs nevēlaties tieši debetēt vai kreditēt nesadalītās peļņas kontu, un tikai kvalificēti grāmatveži jebkurā gadījumā ievadīs darījumus tieši nesadalītajā peļņā.)
• Slēpt sākuma bilances laukus nosaukumos un vienībās: atzīmējiet šo izvēles rūtiņu, lai norādītu QuickBooks, lai slēptu sākuma bilances informāciju klientiem, pārdevējiem, citiem nosaukumiem un vienumiem.
• Brīdinājumi par datumu: Datuma brīdinājumu lodziņās QuickBooks tiek norādīts, lai jūs brīdinātu, kad ievadāt (vai kāds cits ievada) darījumu ar datumu pārāk tālu pagātnē vai pārāk tālu nākotnē. Ja atzīmējat kādu no datuma brīdinājumu rūtiņām, vēlaties arī norādīt, cik dienu ir pārāk tālu pagātnē vai pārāk tālu nākotnē.
• Slēgšanas datuma iestatījums: Lodziņā Closing Date varat noteikt datumu, pirms kura QuickBooks datu failu nevar mainīt. Citiem vārdiem sakot, ja iestatāt beigu datumu uz 2021. gada 31. decembri, jūs sakāt QuickBooks, ka nevēlaties, lai QuickBooks datu failā tiktu veiktas nekādas izmaiņas pirms šī datuma. Tas nozīmē, ka kāds nevar mainīt darījumu, kas datēts pirms jūsu beigu datuma, nesaņemot biedējošu brīdinājuma ziņojumu. Tas arī nozīmē, ka kāds nevar ievadīt darījumu, izmantojot datumu pirms šī beigu datuma. Varat noklikšķināt uz pogas Iestatīt datumu/paroli, lai parādītu dialoglodziņu, kas ļauj norādīt beigu datumu un izveidot paroli, kas nepieciešama, ja kāds vēlas pievienot vecu darījumu vai modificēt veco darījumu.

Jau sen agrākās QuickBooks versijas ļāva ieslēgt un izslēgt audita izsekošanas līdzekli, izmantojot dialoglodziņa Grāmatvedības preferences cilni Uzņēmuma preferences. Tomēr visas jaunākās QuickBooks versijas nodrošina vienmēr ieslēgtu audita izsekojamību, tāpēc vairs neredzat izvēles rūtiņas audita izsekojamības grāmatvedības preferences. Starp citu, revīzijas liecības vienkārši glabā sarakstu ar to, kurš veic izmaiņas darījumos. Grāmatvežiem, paredzams, patīk revīzijas pēdas. Revīzijas pēdas ļauj kādam, piemēram, jūsu CPA vai Iekšējā ieņēmumu dienesta auditoram, ienākt pēc fakta un noskaidrot, kāpēc konta atlikums ir tāds, kāds tas ir.