Kā iestatīt papildu QuickBooks lietotājus

Ja QuickBooks izmantos vairāk nekā viena persona, vēlaties iestatīt papildu lietotājus. Jūs neaprobežojaties ar vienas paroles izmantošanu, lai kontrolētu piekļuvi savam QuickBooks datu failam. QuickBooks datu failam varat iestatīt vairākas paroles. Patiešām jaukums šajā praksē ir tas, ka varat norādīt QuickBooks, lai atļautu noteiktiem lietotājiem un parolēm veikt tikai noteiktas darbības.

Tas izklausās sarežģīti, bet patiesībā tā nav. Piemēram, uzņēmuma īpašniekam var būt parole, kas ļauj viņai darīt jebko. Bet, piemēram, jaunam grāmatvedības darbiniekam var būt parole, kas ļauj sistēmā reģistrēt tikai rēķinus.

Kā pievienot lietotājus QuickBooks Enterprise Solutions

Lai pievienotu lietotājus QuickBooks Enterprise Solutions, veiciet šīs darbības:

1. Izvēlieties Uzņēmums → Lietotāji → Iestatīt lietotājus un lomas.

QuickBooks parāda dialoglodziņu Lietotājs un lomas (nav parādīts). Šis dialoglodziņš identificē visus lietotājus, kuriem ir iestatīta QuickBooks piekļuve, un lomas, ko QuickBooks var pildīt, izmantojot QuickBooks. Lietotāju saraksts, kas tiek parādīts dialoglodziņa cilnē Lietotāju saraksts, arī identificē to, kurš pašlaik ir pieteicies sistēmā.

2. Pastāstiet QuickBooks, ka vēlaties pievienot lietotāju, noklikšķinot uz pogas Jauns.

Noklikšķinot uz šīs pogas, programma QuickBooks parāda dialoglodziņu Jauns lietotājs.

3. Identificējiet lietotāju un ievadiet paroli.

Katram lietotājam, kuram iestatāt, ir jāpiešķir lietotājvārds. Lai to izdarītu, lodziņā Lietotājvārds ievadiet īsu vārdu — iespējams, lietotāja vārdu. Kad esat identificējis lietotāju, ievadiet lietotāja paroli gan tekstlodziņā Parole, gan tekstlodziņā Apstiprināt paroli.

4. Nosakiet lietotāja lomu(-as).

Izmantojiet sarakstlodziņu Pieejamās lomas, lai atlasītu lomas (vai pienākumus), kuras izpilda lietotājs. Pēc tam pievienojiet atlasīto lomu lietotāja piešķirto lomu sarakstam, noklikšķinot uz pogas Pievienot. Lai noņemtu lomu no lietotāja, atlasiet lomu sarakstā Piešķirtās lomas un pēc tam noklikšķiniet uz Noņemt.

Apraksta lodziņš dialoglodziņa Jauns lietotājs apakšā ļauj detalizētāk aprakstīt lomu. Varat ievadīt, piemēram, QuickBooks lietotāja veidu, kuram parasti var tikt piešķirta atlasītā loma.

5. (Neobligāti) Ja nepieciešams, mainiet lomas.

Varat precīzi noregulēt piešķirtās lomas (ar QuickBooks palīdzību). Lai to izdarītu, atgriezieties dialoglodziņā Lietotāji un lomas, atlasiet cilni Lomu saraksts, noklikšķiniet uz lomas, kuru vēlaties mainīt, un pēc tam noklikšķiniet uz pogas Rediģēt. Kad QuickBooks parāda dialoglodziņu Lomas rediģēšana (nav parādīts), sarakstā Apgabals un aktivitātes atlasiet uzskaites darbību vai apgabalu un pēc tam izmantojiet radiopogas Apgabala piekļuves līmenis, lai norādītu, ko lietotājs ar atlasīto lomu var darīt. Varat norādīt, ka lietotājam nevajadzētu būt piekļuvei, atlasot radio pogu Nav. Varat norādīt, ka lietotājam ir jābūt pilnai piekļuvei, atlasot radio pogu Pilna. Ja lietotājam vajadzētu būt daļējai piekļuvei, atlasiet pogu Daļēja un pēc tam atzīmējiet vai notīriet (pēc vajadzības) izvēles rūtiņas Skatīt, Izveidot, Modificēt, Dzēst, Drukāt un Skatīt atlikumu.

Varat redzēt, kāda piekļuve sākotnēji ir jebkurai lomai, atlasot kādu no ierakstiem sarakstā Apgabals un aktivitātes. QuickBooks izmanto apgabala piekļuves līmeņa pogas un lodziņus, lai parādītu pašreizējos lomas iestatījumus.

Parasti, runājot par grāmatvedības kontrolēm, jums ir jānodrošina minimāla piekļuve. Ja kādam nav nepieciešama piekļuve QuickBooks datu failam ikdienas pienākumu veikšanai, atlasiet pogu Nav. Ja kādam ir nepieciešama neliela piekļuve — iespējams, lai sagatavotu darba tāmes vai rēķinus, jūs piešķirat tikai šo piekļuvi un neko vairāk. Šīs nodaļas beigās sadaļā “Labas uzskaites kontroles uzturēšana” es runāju par to, kāpēc lietotāju tiesību un piekļuves samazināšana ir tik svarīga. Bet būtība ir šāda: jo vairāk jūs sniedzat darbiniekiem, apakšuzņēmējiem vai grāmatvežiem iespēju nūdeles nūdelēm jūsu mazā uzņēmuma grāmatvedības sistēmā, jo lielāks ir risks, ka kāds netīši vai tīši ieviesīs sistēmā kļūdas. Turklāt, jo lielākas tiesības un piekļuvi piešķirat,

6. (Neobligāti) Pārskatiet savas lietotāja atļaujas.

Pēc lietotāja iestatīšanas (lai būtu piesardzīgs) pārskatiet lietotājam piešķirtās atļaujas. Lai to izdarītu, dialoglodziņā Lietotāji un lomas noklikšķiniet uz cilnes Lietotāju saraksts, atlasiet lietotāju un pēc tam noklikšķiniet uz pogas Skatīt atļaujas. Kad QuickBooks parāda dialoglodziņu View Permissions (nav parādīts), atlasiet lietotāju un pēc tam noklikšķiniet uz pogas Parādīt, lai redzētu logu View Permissions (nav parādīts), kurā tiek parādīts ļoti detalizēts saraksts ar to, ko lietotājs var un ko nevar darīt.

7. (Neobligāti) Pārskatiet savas lomu izmaiņas.

Ja maināt lomas atļaujas, iespējams, arī vēlaties pārskatīt šīs izmaiņas. Lai to izdarītu, dialoglodziņā Lietotāji un lomas noklikšķiniet uz cilnes Lomu saraksts, atlasiet lomu un pēc tam noklikšķiniet uz pogas Skatīt atļaujas. QuickBooks parāda citu loga View Permissions versiju, kurā ir uzskaitītas jūsu un QuickBooks iestatītās lomas. Atlasiet lomu, kuru vēlaties pārskatīt, un pēc tam noklikšķiniet uz pogas Skatīt atļaujas. Programmā QuickBooks tiek parādīta cita skata atļauju loga versija ar detalizētu sarakstu ar to, ko kāds ar lomu var un ko nevar darīt.

8. Kad esat pabeidzis lietotāju un lomu atļauju pārskatīšanu, noklikšķiniet uz Aizvērt, lai aizvērtu visus atvērtos logus, un pēc tam noklikšķiniet uz pogas Atcelt vai Aizvērt, lai aizvērtu visus atvērtos dialoglodziņus.

No šī brīža jaunais lietotājs var izmantot QuickBooks; viņa vai viņas tiesības ir ierobežotas ar jūsu norādītajām tiesībām.

Var būt svarīgi pārbaudīt šo sadaļu ik pēc dažiem mēnešiem vai gadiem atkarībā no jūsu nodarbinātības apgrozījuma un grāmatvedības prakses. Acīmredzot iepriekšējiem darbiniekiem vai grāmatvežiem vairs nevajadzētu būt lomām, kas ļauj viņiem veikt izmaiņas jūsu failā. Velns, viņiem laikam vispār nevajadzētu būt lomām! QuickBooks skatīšanas atļauju logs ir lielisks veids, kā skatīt šos datus tiešsaistē, un, ja vēlaties izdrukāt atļauju informācijas kopiju, viss, kas jums jādara, ir jānoklikšķina uz loga pogas Drukāt.

Kā pievienot lietotājus QuickBooks Pro un Premier

Lai iestatītu papildu lietotājus programmās QuickBooks Pro un QuickBooks Premier, veiciet šīs darbības:

1. Izvēlieties Uzņēmums → Iestatīt lietotājus un paroles → Iestatīt lietotājus.

QuickBooks parāda dialoglodziņu Lietotāju saraksts, kas identificē visus lietotājus, kuriem ir iestatīta QuickBooks piekļuve un kuri pašlaik ir pieteikušies sistēmā.

Dialoglodziņš Lietotāji

2. Pastāstiet QuickBooks, ka vēlaties pievienot lietotāju, noklikšķinot uz pogas Pievienot lietotāju.

QuickBooks parāda pirmo lietotāja paroles un piekļuves iestatīšanas dialoglodziņu, kā parādīts attēlā.

Dialoglodziņš Set Up User Password and Access

3. Identificējiet lietotāju un ievadiet paroli.

Piešķiriet katram lietotājam, kuram iestatāt paroli, lietotājvārdu, lodziņā Lietotājvārds ievadot īsu vārdu — iespējams, lietotāja vārdu. Kad esat identificējis lietotāju, ievadiet lietotāja paroli gan tekstlodziņā Parole, gan tekstlodziņā Apstiprināt paroli.

4. Noklikšķiniet uz Tālāk, lai turpinātu, un pēc tam norādiet, vai vēlaties ierobežot piekļuvi jaunajam lietotājam.

Kad QuickBooks parāda otro lietotāja paroles un piekļuves iestatīšanas dialoglodziņu, norādiet, vai vēlaties ierobežot lietotāja piekļuvi un tiesības, kā parādīts attēlā. Ja vēlaties ierobežot piekļuvi un tiesības (tiesības ir vienkārši lietas, ko lietotājs var darīt), atlasiet radio pogu Atlasītie QuickBooks apgabali. Ja vēlaties, lai lietotājs varētu kaut ko darīt, atlasiet radio pogu Visas QuickBooks apgabalus. Ja norādāt, ka jaunajam lietotājam ir jābūt piekļuvei visiem QuickBooks apgabaliem, esat pabeidzis lietotāja paroles iestatīšanu un varat izlaist atlikušās darbības.

Lietotāja piekļuves iestatīšana

5. Noklikšķiniet uz Tālāk, lai turpinātu, un pēc tam aprakstiet piekļuvi informācijai par pārdošanu un debitoru parādiem un uzdevumiem.

Kad esat pabeidzis 4. darbību, QuickBooks parāda trešo lietotāja paroles un piekļuves iestatīšanas dialoglodziņu — pirmo dialoglodziņu sēriju, kas palīdz intervijai, uzdodot detalizētus jautājumus par to, kādai piekļuvei katram lietotājam vajadzētu būt konkrētam apgabalam. . Piemēram, attiecībā uz pārdošanas darbībām QuickBooks jautā par piekļuvi darījumiem (piemēram, rēķiniem, kredītrēķiniem un informācijai par debitoru parādiem). Varat norādīt, ka lietotājam nevajadzētu būt piekļuvei, atlasot radio pogu No Access (skatiet nākamo attēlu). Varat norādīt, ka lietotājam ir jābūt pilnai piekļuvei, atlasot radio pogu Pilna piekļuve. Ja lietotājam vajadzētu būt daļējai piekļuvei, atlasiet radiopogu Selektīvā piekļuve un pēc tam atlasiet vienu no papildu pogām: Izveidot tikai darījumus, Izveidot un drukāt darījumus,

Dialoglodziņš Mainīt lietotāja paroli un piekļuvi

6. Noklikšķiniet uz Tālāk un pēc tam aprakstiet pirkumu un kreditoru tiesības.

Kad pabeidzat 5. darbību, noklikšķinot uz Tālāk, QuickBooks parāda ceturto dialoglodziņu Set Up User Password and Access (nav parādīts), kas ļauj norādīt, kāda piekļuve šim jaunajam lietotājam ir pirkumu un maksājumu apgabalos. Varat atlasīt radio pogu Bez piekļuves. Varat atlasīt radiopogu Pilna piekļuve. Vai arī varat izvēlēties vidusceļu, atlasot radiopogu Selektīvā piekļuve un vienu no papildu pogām. Tie paši tiesību un piekļuves noteikšanas noteikumi, kas attiecas uz pirkumu un kreditoru apgabalu, attiecas uz pārdošanas un debitoru parādu zonu.

7. Noklikšķiniet uz Tālāk un pēc tam aprakstiet atlikušās lietotāja tiesības un piekļuvi.

Noklikšķinot uz pogas Tālāk katras dialoglodziņa Lietotāja paroles un piekļuves iestatīšana versijas apakšā, QuickBooks parāda vairākas citas dialoglodziņa versijas, kuras tā izmanto, lai vaicātu par lietotāja tiesībām un piekļuvi. Kad esat aprakstījis, kādas tiesības ir piemērotas lietotājam, piemēram, pirkumu un maksājumu apgabalā, QuickBooks jautā par čeku un kredītkaršu apgabalu. Tad tas jautā par inventāra zonu. Tālāk tiek jautāts par algu sarakstu, kam seko jautājumi par vispārīgām, sensitīvām grāmatvedības darbībām. Visbeidzot, QuickBooks jautā par piekļuvi finanšu pārskatu iespējām.

Jūs ierobežojat tiesības katrā no šīm pārējām jomām tāpat kā pārdošanas un debitoru parādu, kā arī pirkumu un debitoru parādu jomās. Tāpēc es neaprakstīšu, kā jūs atkal un atkal atlasāt opcijas Bez piekļuves pogu, Pilnas piekļuves opcijas pogu vai Selektīvās piekļuves pogu. Vienkārši esiet pārdomāts, ejot cauri ekrāniem, ierobežojot lietotāja tiesības. Jūs vēlaties, lai lietotājiem būtu tiesības, kas nepieciešamas viņu darba veikšanai, taču jūs nevēlaties piešķirt viņiem vairāk tiesību, nekā nepieciešams.

8. Norādiet, vai lietotājs var mainīt vai dzēst transakcijas.

Kad esat izpētījis aptuveni pusduci dialoglodziņu Lietotāja paroles un piekļuves iestatīšana versijām, kurās tiek jautāts par konkrētām mazo uzņēmumu grāmatvedības jomām, QuickBooks parāda dialoglodziņa Lietotāja paroles un piekļuves iestatīšana lapu Darījumu maiņa vai dzēšana. (nav parādīts). Lapā Darījumu maiņa vai dzēšana ļauj norādīt, vai lietotājs var mainīt darījumus, kas reģistrēti pirms beigu datuma. Parasti jūs vēlaties ierobežot lietotāja iespējas mainīt vai dzēst darījumus.

9. Noklikšķiniet uz Tālāk un pēc tam pārskatiet lēmumus par tiesībām.

Noklikšķinot uz Tālāk, QuickBooks parāda galīgo dialoglodziņa Lietotāja paroles un piekļuves iestatīšana versiju (nav parādīts), kas identificē jūsu piešķirtās vai atļautās lietotāja tiesības. Varat izmantot šo dialoglodziņu, lai pārskatītu kādas personas tiesības. Ja saprotat, ka esat nepareizi piešķīris tiesības, noklikšķiniet uz pogas Atpakaļ, lai pārietu atpakaļ dialoglodziņos uz kļūdu, kurā pieļāvāt kļūdu. Mainiet tiesību piešķiršanu un noklikšķiniet uz pogas Tālāk, lai atgrieztos dialoglodziņa Lietotāja paroles un piekļuves iestatīšana pēdējā logā.

10. Kad esat pabeidzis lietotāja tiesību un piekļuves pārskatīšanu, noklikšķiniet uz Pabeigt.

No šī brīža jaunais lietotājs varēs izmantot QuickBooks; viņa vai viņas tiesības ir ierobežotas ar jūsu norādītajām tiesībām.

Kā mainīt lietotāja tiesības programmā Enterprise Solutions

Varat mainīt lietotājam piešķirtās tiesības. Lai to paveiktu programmā QuickBooks Enterprise Solutions, izvēlieties Uzņēmums → Lietotāji → Iestatīt lietotājus un lomas, lai parādītu dialoglodziņu Lietotāji un lomas (nav parādīts).

Lai mainītu lietotāja tiesības pēc to pārskatīšanas, atlasiet lietotāju un noklikšķiniet uz pogas Rediģēt. Programmā QuickBooks tiek parādīts dialoglodziņš Rediģēt lietotāju (nav parādīts), kas ļoti atgādina dialoglodziņu Jauns lietotājs, kuru izmantojat, lai iestatītu lietotāju un aprakstītu viņa tiesības. Lai mainītu lietotāja informāciju, izmantojiet tekstlodziņus Lietotājvārds, Parole un Apstiprināt paroli. Varat izmantot sarakstu Pieejamās lomas, Piešķirto lomu sarakstu un pogas Pievienot un Noņemt, lai mainītu to, ko lietotājs var darīt programmā QuickBooks; pēc tam noklikšķiniet uz Aizvērt, kad esat pabeidzis.

Lai dublētu lietotāju (iespējams, vēlēsities pievienot otru lietotāju ar atļaujām, kas atspoguļo citu lietotāju atļaujas), dialoglodziņā Lietotāji un loma atlasiet lietotāju, kuru vēlaties klonēt, un pēc tam noklikšķiniet uz Dublēt. Kad QuickBooks parāda dialoglodziņu Duplicate User (nav parādīts), pabeidziet jaunā lietotāja aprakstu un noklikšķiniet uz Labi.

Lai noņemtu lietotāju, izmantojiet arī dialoglodziņu Lietotājs un lomas. Vienkārši atlasiet lietotāju un pēc tam noklikšķiniet uz pogas Dzēst. QuickBooks lūdz apstiprināt dzēšanu. Noklikšķinot uz pogas Jā, lai apstiprinātu, QuickBooks noņem lietotāju.

Kā mainīt lietotāja tiesības QuickBooks Pro un Premier

Varat mainīt tiesības, ko piešķirat lietotājam programmā QuickBooks Pro vai Premier. Lai to izdarītu, izvēlieties Uzņēmums → Iestatīt lietotājus un paroles → Iestatīt lietotājus, lai parādītu dialoglodziņu Lietotāju saraksts (skatiet attēlu).

Dialoglodziņš Lietotāju saraksts

Lai apskatītu tiesības, kas ir konkrētam lietotājam, sarakstā atlasiet lietotāju un pēc tam noklikšķiniet uz pogas Skatīt lietotāju. Kad to darāt, QuickBooks parāda dialoglodziņu Skatīt lietotāja piekļuvi (skatiet nākamo attēlu). Šajā dialoglodziņā tiek rādīta tāda pati informācija, kāda ir dialoglodziņa Lietotāja piekļuves un paroles iestatīšana galīgajā versijā, kas ir dialoglodziņš, kuru sākotnēji izmantojat, lai norādītu, kādām tiesībām jābūt lietotājam. Noklikšķiniet uz pogas Atstāt, lai aizvērtu dialoglodziņu Skatīt lietotāja piekļuvi.

Dialoglodziņš Skatīt lietotāja piekļuvi

Lai mainītu lietotāja tiesības pēc to pārskatīšanas, atlasiet lietotāju un pēc tam noklikšķiniet uz pogas Rediģēt lietotāju. QuickBooks veic to pašu dialoglodziņu kopu, ko izmantojat, lai iestatītu lietotāju un aprakstītu viņa tiesības. Varat izmantot pogas Tālāk un Atpakaļ, lai veiktu tādas darbības kā lietotājvārda vai paroles maiņa, norādītu, vai lietotāja piekļuve ir jāierobežo, un, ja nepieciešams, ierobežotu lietotāja piekļuvi noteiktai darbībai programmā QuickBooks.

Lai noņemtu lietotāju, izmantojiet arī dialoglodziņu Lietotāju saraksts. Vienkārši atlasiet lietotāju un pēc tam noklikšķiniet uz pogas Dzēst lietotāju. QuickBooks lūdz apstiprināt dzēšanu (skatiet nākamo attēlu). Noklikšķinot uz pogas Jā, lai apstiprinātu, QuickBooks noņem lietotāju.

Dialoglodziņš Lietotāja dzēšana