Kā iestatīt inventāra preces programmā QuickBooks 2019

Lai varētu izsekot krājumiem, jums ir jāveic divas lietas. Pirmkārt, jums ir jāpasaka QuickBooks, ka vēlaties izsekot krājumiem. Lai to izdarītu, izvēlieties Rediģēt → Preferences. Kad QuickBooks parāda dialoglodziņu Preferences, noklikšķiniet uz ikonas Preces un krājumi sarakstā kreisajā pusē. Jūsu ekrānam vajadzētu izskatīties ļoti līdzīgi parādītajam. (Iespējams, vispirms jums būs jānoklikšķina uz cilnes Uzņēmuma preferences.) Pārliecinieties, vai ir atzīmēta izvēles rūtiņa Krājumi un pirkšanas pasūtījumi ir aktīvi un vai ir atlasīta viena no opcijas pogām Brīdināt, ja nav pietiekami daudz krājumu, ko pārdot.

Preferences dialoglodziņš vienumiem un krājumiem.

Lūk, otrā lieta, kas jums jādara: izveidojiet vienumu sarakstu. Šajā sarakstā ir aprakstītas visas preces, kuras jūs varētu iekļaut rēķinā. Citiem vārdiem sakot, visas preces, kuras pasūtāt un pārdodat, ietilpst preču sarakstā.

Sākotnējais vienumu saraksts ir jāiestata QuickBooks iestatīšanas laikā. Ja savam sarakstam jāpievieno vienums, izvēlieties Saraksti → Vienumu saraksts. Pēc tam noklikšķiniet uz pogas Vienums, nolaižamajā izvēlnē izvēlieties Jauns un aizpildiet logu Jauns vienums.

Kad esat ieslēdzis krājumu saturu un iestatījis (vai atjauninājis) savu preču sarakstu, varat izsekot saviem krājumiem.

Izkraujot preces no kravas automašīnas, saņemot tās pa pastu vai pērkot no ielu tirgotāja, preces ir jāreģistrē, lai QuickBooks varētu izsekot jūsu krājumiem. Preču ierakstīšanas un maksāšanas veids ir atkarīgs no tā, vai maksājat skaidrā naudā uz mucas galvas, kopā ar precēm saņemat rēķinu vai saņemat preces bez rēķina (tādā gadījumā par precēm maksājat vēlāk).

Un, iespējams, esat aizpildījis pirkuma pasūtījumu (PO) par precēm, kuras saņemat. Ja tas tā ir, priekšmetu saņemšana kļūst nedaudz vienkāršāka. Es ļoti iesaku aizpildīt PO, kad pasūtāt preces, kuras saņemsit un par kurām maksāsit vēlāk.

Ierakstiet preces, par kurām maksājat iepriekš

Labi, jūs tikko iegādājāties trīs porcelāna vistas Marakešas tirgū, un tagad vēlaties tās pievienot savam inventāram un reģistrēt pirkumu. Kā jūs reģistrējat krājumus, par kuriem samaksājāt ārpusbiržas veikalā? Protams, izmantojot logu Write Checks — tāpat kā jūs reģistrējat visus citus rēķinus, par kuriem maksājat iepriekš.

Ierakstiet preces, kurām nav pievienots rēķins

Kas notiek, ja preces tiek piegādātas pirms rēķina? Jums paveicies — jums ir lietas, un jums par tām vēl nav jāmaksā. Tomēr jums ir jāreģistrē tikko saņemtais inventārs, lai zinātu, ka tas ir pa rokai. Jūs to nevarat izdarīt čeku rakstīšanas logā, jo jūs nerakstīsit čeku, lai samaksātu par precēm — vismaz kādu laiku. Kā reģistrēt preces, ko saņemat, pirms maksājat par tām? Turpini lasīt:

1. Izvēlieties Pārdevēji → Saņemt preces vai noklikšķiniet uz ikonas Saņemt krājumus sākuma ekrānā un atlasiet opciju Saņemt krājumus bez rēķina.

Jūs redzat logu Izveidot preces kvītis, kā parādīts attēlā. Šis logs ir līdzīgs logam Ievadiet rēķinus, taču tajā ir rakstīts Preces kvīts. (Saņemot rēķinu par precēm, jūs atkal redzat logu Ievadīt rēķinus.)

Logs Izveidot preces kvītis.

2. Aizpildiet loga augšējo daļu.

Ja vēlaties ierakstīt preces no piegādātāja, kurš jau ir piegādātāju sarakstā, noklikšķiniet uz lejupvērstās bultiņas un pēc tam izvēlieties piegādātāju. Ja piegādātājs ir jauns piegādātājs, nolaižamajā izvēlnē izvēlieties Pievienot jaunu un pēc tam parādītajā dialoglodziņā Jauns piegādātājs detalizēti aprakstiet piegādātāju. Kad esat pabeidzis dialoglodziņu Jauns piegādātājs, noklikšķiniet uz Labi.

3. Noklikšķiniet uz cilnes Vienumi.

Jums ir jānoklikšķina uz cilnes Vienumi tikai tad, ja tā vēl nav parādīta. Tā laikam ir. Taču datorgrāmatu autoru goda kodekss un piespiedu raksturs liek man jums pastāstīt, ka ir vēl viena cilne — cilne Izdevumi — un jūs, iespējams, to varētu parādīt tā vietā.

4. Pārejiet uz kolonnu Vienums un ierakstiet vienuma nosaukumu.

Ievērojiet lejupvērsto bultiņu slejā Prece. Noklikšķiniet uz tā, lai redzētu vienumu sarakstu. Vai prece, par kuru maksājat, ir redzama šajā sarakstā? Ja tā, noklikšķiniet uz tā. Ja nē, ievadiet jaunu vienuma nosaukumu. Tiek parādīts ziņojuma lodziņš Vienums nav atrasts. Noklikšķiniet uz Jā, aizpildiet dialoglodziņu Jauns vienums un pēc tam noklikšķiniet uz Labi.

Tikpat labi varat nokāpt pa iepakojuma lapu, ievadot preces cilnē Preces. Pārliecinieties, vai cilnē Preces ir precīzi norādīts, kas ir norādīts pavadzīmē. Un ievietojiet īsu preču aprakstu laukā Piezīme, jo šis apraksts var būt noderīgs vēlāk, kad vēlaties saskaņot preces kvīti ar rēķinu. Kad esat pabeidzis, logam Izveidot preces kvītis vajadzētu izskatīties līdzīgi kā iepriekšējā attēlā.

5. Norādiet daudzumu un izmaksas, kā norādīts tālāk.

• Kolonna Daudzums: aprakstiet saņemto daudzumu.
• Izmaksu kolonna: aprakstiet preces vienības izmaksas. Ja ievadītā preces vienības cena ir izmaiņas, QuickBooks jautā, vai vēlaties atjaunināt tās standarta preces izmaksas (kā saglabātas vienumu sarakstā) un vai vēlaties atjaunināt preces standarta cenu.

6. Noklikšķiniet uz pogas Saglabāt un jauns vai Saglabāt un aizvērt, lai ierakstītu tikko saņemtos vienumus.

Preces oficiāli ir daļa no jūsu inventāra. Preces kvīts ir ierakstīta Kreditoru reģistrā. Ne tikai tas, bet arī jūs esat gatavs, kad pienāks rēķins.

Maksājiet par precēm, kad saņemat rēķinu

Preces tiek saņemtas, un jūs aizpildāt preces kvīti. Paiet trīs nedēļas. Kas tas ir tavā pastkastītē? Kāpēc, tas, protams, ir rēķins! Tagad jums ir jāievada rēķins par precēm, kuras saņēmāt pirms trim nedēļām. Šis darbs ir vienkāršs:

1. Izvēlieties Pārdevēji → Ievadiet rēķinu par saņemtajām precēm.

Vai arī sākuma ekrānā noklikšķiniet uz ikonas Ievadīt rēķinus pret krājumiem. Ja atrodaties pakalpojumu sniedzēju centrā, noklikšķiniet uz Jauni darījumi un pēc tam uz Ievadiet rēķinu par saņemtajām precēm. Parādās dialoglodziņš Preces kvīts atlasīšana, kā parādīts attēlā.

Dialoglodziņš Preces kvīts atlasīšana.

2. Noklikšķiniet uz nolaižamās izvēlnes Pārdevējs un izvēlieties tā pārdevēja nosaukumu, kurš jums nosūtīja rēķinu.

Lodziņā ir redzams viens vai vairāki preču kvītis ar čekā norādīto datumu, atsauces numuru un piezīmi, ko ierakstījāt kvītī.

3. Atlasiet preces kvīti, par kuru vēlaties ievadīt rēķinu, un pēc tam noklikšķiniet uz Labi.

Parādās logs Ievadīt rēķinus, kā parādīts attēlā. Vai šī informācija šķiet pazīstama? Tā vajadzētu — tā ir tā pati informācija, ko ievietojāt logā Izveidot preces kvītis, tikai tagad jūs strādājat ar rēķinu, nevis kvīti.

Logs Ievadiet rēķinus.

4. Salīdziniet logā esošo cilni Preces ar rēķinu.

Vai jūs maksājat par to, ko saņēmāt agrāk? Iespējams, jūsu rēķinam ir pievienotas piegādes izmaksas un pārdošanas nodoklis. Iespējams, jums būs arī jāpielāgo cena, jo, iespējams, jūs uzminējāt, ierakstot preču saņemšanu. Ja tā, pievienojiet un pielāgojiet sākotnējo kvīts informāciju, izmantojot cilni Preces. (Varat noklikšķināt uz pogas Pārrēķināt, lai pievienotu jaunus vienumus.)

Cik dienas jums ir jāapmaksā šis rēķins? Vai tagad pienākas? Apskatiet rindiņu Noteikumi, lai uzzinātu, kādi ir šī pārdevēja maksājumu noteikumi. Mainiet maksājuma noteikumus, ja tie ir nepareizi, nolaižamajā izvēlnē izvēloties citu ierakstu.

Jūs vēlaties apmaksāt rēķinus pēc iespējas labākajā laikā, taču, lai to izdarītu, logā Ievadiet rēķinus noteikumiem ir jāatbilst pārdevēja maksājuma noteikumiem.

5. Noklikšķiniet uz Saglabāt un jauns vai Saglabāt un aizvērt, lai reģistrētu rēķinu.

Protams, jums joprojām ir jāmaksā pārdevēja rēķins. Godīgi.

Ierakstiet preces un apmaksājiet rēķinu uzreiz

Pieņemsim, ka saņemat rēķinu, kad saņemat preces. Preces tiek izkrautas no ziloņa muguras, un ziloņa vadītājs paņem loku un pasniedz jums rēķinu. Tālāk ir norādītas darbības, kas jums jāveic.

1. Izvēlieties Piegādātāji → Saņemt preces un ievadiet rēķinu.

Vai arī sākuma ekrānā noklikšķiniet uz Saņemt krājumus un pēc tam atlasiet opciju Saņemt krājumus ar rēķinu. Vai arī piegādātāju centrā noklikšķiniet uz Jauni darījumi un pēc tam uz Ievadiet rēķinu par saņemtajām precēm. Jūs redzat logu Ievadiet rēķinus. Jūs esat iepazinies ar šo logu un precīzi zināt, kas tas ir un ko tas dara. Ja šajā lapā ievietojāt auksto tītaru, izmantojot indeksu, inventarizācijas nolūkos jums jāzina, kā reģistrēt preces, par kurām maksājat.

2. Aizpildiet loga augšējo daļu.

Šīs lietas ir diezgan vienkāršas. Nolaižamajā izvēlnē izvēlieties pārdevēju un pārliecinieties, vai ir pareizi parādīti pārdevēja nosacījumi šī rēķina apmaksai. Ja šis piegādātājs ir jauns, izvēlieties Pievienot jaunu. QuickBooks lūdz aizpildīt informācijas dialoglodziņu par pārdevēju. Izdari to. Pārliecinieties, ka esat pareizi aizpildījis Rēķina apmaksas rindu.

3. Noklikšķiniet uz cilnes Preces un uzskaitiet visas preces, par kurām maksājat.

Lai skatītu vienumu sarakstu, pārvietojiet kursoru uz kolonnu Vienums un noklikšķiniet uz parādītās lejupvērstās bultiņas. Pārliecinieties, vai cilnē Preces ir pareizi norādīts preču daudzums un izmaksas.

4. Noklikšķiniet uz Saglabāt un jauns vai Saglabāt un aizvērt.

QuickBooks pievieno jūsu uzskaitītos vienumus vienumu sarakstam un padara tos par oficiālām jūsu inventāra daļām.

Kad pārdodat lietas

Varbūt esat pamanījis līdzības starp cilni Preces logā Ievadiet rēķinus un lodziņu Daudzums/Preces kods/Apraksts/Cena/Katra/Summa, kas atrodas rēķina apakšā. QuickBooks inventāra uzturēšanai izmanto abus.

Pārdodot preces, QuickBooks automātiski pielāgo jūsu krājumus. Citiem vārdiem sakot, ja jūs pērkat 400 porcelāna vistas un pārdodat 350 no tām, jums ir tikai 50. QuickBooks atjaunina ierakstus par šīm izmaiņām. Nekādas muļķības, nekādas kņadas. Dievs, vai tas nav lieliski? Vairs nav jāguļ naktī nomodā un jādomā, vai jums ir pietiekami daudz vistu, vombatu vai citu. Tas pats notiek, pārdodot skaidrā naudā. Uzskaitot preces pārdošanas kvītī, QuickBooks pieņem, ka tās pamet jūsu rokās, un atņem tās no jūsu krājumiem.

Vēl viena laba lieta, kas jāņem vērā par labu krājumu uzskaiti: QuickBooks logos, kas ļauj ievadīt krājumu vienību daudzumus (piemēram, logā, ko izmantojat rēķina ierakstīšanai), QuickBooks laukā Daudzums ievieto nelielu pogu. Varat noklikšķināt uz šīs pogas, lai skatītu dialoglodziņu, kas apraksta vienuma pašreizējo un turpmāko pieejamību.

Viena šī stāsta morāle ir “Saglabājiet labu, aprakstošu preču sarakstu”. Otra morāle ir “uzmanīgi ievadiet preces čeku un rēķinu cilnē Preces un pārdošanas čeku un rēķinu lodziņā Prece/Apraksts/Daudzums/Like/Summa”.