Kā dublēt QuickBooks datu failu

Ļoti svarīgs uzdevums, kas jums vai kādam līdzstrādniekam ir jāveic, ir QuickBooks datu faila dublēšana. Daži jūsu datora cietajā diskā saglabātie vienumi ir pelnījuši tikpat lielu rūpību kā QuickBooks datu fails. Diezgan burtiski QuickBooks datu fails apraksta jūsu uzņēmuma finanšu lietas.

Jūs noteikti nevēlaties zaudēt datu failu. Datu faila pazaudēšana var nozīmēt, ka jūs nezināt, cik daudz naudas jums ir, jūs nezināt, vai nopelnāt vai zaudējat naudu, un jūs nevarēsit viegli vai precīzi sagatavot ikgadējās nodokļu deklarācijas.

Dublēšanas pamati

Par laimi, QuickBooks datu faila dublēšana ir diezgan vienkārša. Jums jāveic tikai deviņas darbības:

1. Izvēlieties komandu Fails→Izveidot kopiju.

Programmā QuickBooks tiek parādīts pirmais dialoglodziņš Saglabāt kopiju vai dublējumu (skatiet šo attēlu), kurā ir trīs iespējas: iespēja saglabāt QuickBooks faila dublējumkopiju, iespēja izveidot pārnēsājamu uzņēmuma failu un iespēja izveidot grāmatveža failu. kopiju.

Pirmais dialoglodziņš Saglabāt kopiju vai dublējumu

2. Vēlaties saglabāt rezerves kopiju, tāpēc izvēlieties opcijas Backup Copy pogu; pēc tam noklikšķiniet uz Tālāk, lai turpinātu.

Kopējot QuickBooks failu, varat izveidot pilnu dublējuma failu vai pārnēsājamu uzņēmuma failu. Pārnēsājams uzņēmuma fails ir mazāks nekā dublējuma fails, tāpēc to ir ērtāk pārvietoties. Piemēram, varat vienkāršāk nosūtīt pārnēsājamu uzņēmuma failu pa e-pastu. Ar pārnēsājamiem uzņēmuma failiem ir šāds: QuickBooks ir smagi jāstrādā, lai pārnēsājamo uzņēmuma failu samazinātu līdz mazam izmēram. QuickBooks ir arī vairāk jāstrādā, lai vēlāk attīrītu failu, kad vēlaties ar to strādāt.

Pēc tam, kad noklikšķināt uz Tālāk, tiek parādīts otrais dialoglodziņš Saglabāt kopiju vai Dublējumu.

Otrais dialoglodziņš Saglabāt kopiju vai dublējumu

Varat tieši pāriet uz dialoglodziņu Saglabāt kopiju vai dublējumu, izvēloties komandu Fails → Izveidot dublējumu.

3. Norādiet, vai vēlaties saglabāt QuickBooks dublējuma failu sava uzņēmuma datorā vai QuickBooks izbraukuma datu centrā.

Izvēlieties Vietējā dublēšana, lai norādītu, ka vēlaties saglabāt faila dublējumkopiju datora cietajā diskā vai kādā noņemamā atmiņas ierīcē, piemēram, USB zibatmiņas diskā.

4. Noklikšķiniet uz pogas Opcijas, lai izvēlētos dublēšanas vietu.

QuickBooks parāda dialoglodziņu Dublēšanas opcijas, kā parādīts attēlā.

Dialoglodziņš Dublēšanas opcijas

5. Norādiet mapi vai diska atrašanās vietu, kurā jādublē uzņēmuma fails.

Ievadiet ceļa nosaukumu tieši tekstlodziņā, lai norādītu QuickBooks, kur saglabāt rezerves kopijas.

Ja nezināt, kā ievadīt ceļa nosaukumu, noklikšķiniet uz pogas Pārlūkot. Kad QuickBooks parāda dialoglodziņu Pārlūkot mapi, izmantojiet tā mapju sarakstu, lai atlasītu disku vai mapi, kuru vēlaties izmantot QuickBooks dublēšanai.

6. (Neobligāti) Atlasiet rezerves opcijas.

Varat arī izmantot dialoglodziņu Dublēšanas opcijas, lai norādītu, kad programmai QuickBooks ir jāatgādina par dublēšanu un kā QuickBooks jādublē:

• Laika zīmogu pievienošana : lai dublējuma faila nosaukumam pievienotu dublēšanas datumu un laiku, atzīmējiet izvēles rūtiņu ar nosaukumu Pievienot faila nosaukumam dublēšanas datumu un laiku (ieteicams).
• Dublējumkopiju ierobežošana: lai liktu QuickBooks atbrīvoties no vecajām dublējumkopijām, atzīmējiet izvēles rūtiņu Ierobežot dublējumkopiju skaitu šajā mapē līdz X un pēc tam norādiet, cik dublējumkopiju vēlaties paturēt, izmantojot blakus esošo tekstlodziņu.
• Dublēšanas atgādinājumu iestatīšana: atzīmējiet izvēles rūtiņu Atgādināt man dublēt, kad es aizveru uzņēmuma failu ik pēc X reizēm, lai norādītu, ka vēlaties saņemt atgādinājumu par QuickBooks faila dublēšanu, aizverot QuickBooks. Jūsu intervāla opcijas ietver katru reizi, katru otro reizi, katru trešo reizi un tā tālāk.
• Datu verifikācijas iespējošana: izmantojiet verifikācijas pogas, lai paziņotu QuickBooks, ka tai ir jāpārbauda datu integritāte, kad tiek veidota jūsu datu dublēšana. Atlasiet pogu Pilnīga pārbaude (ieteicams), lai QuickBooks veiktu labāko un visaptverošāko verifikāciju. Ja jums nav laika veikt dažas papildu sekundes, lai vēlreiz pārbaudītu datu verifikācijas laiku, noteikti atlasiet radiopogu Ātrāka pārbaude. Vēl labāk, izmetiet piesardzību vējā — piesardzība jebkurā gadījumā attiecas uz zīdaiņiem — un atlasiet radio pogu Bez verifikācijas.

7. Kad esat norādījis dublējuma vietu un opcijas, noklikšķiniet uz Labi un pēc tam noklikšķiniet uz Tālāk.

Programmā QuickBooks tiek parādīts dialoglodziņš (skatiet nākamo attēlu), kurā tiek jautāts, kad vēlaties dublēt.

Dialoglodziņā Saglabāt kopiju vai Dublējumu tiek jautāts, kad vēlaties dublēt.

8. Norādiet, kad vēlaties dublēt.

Parasti jūs vēlaties dublēt, kad izvēlaties komandu Saglabāt kopiju vai Dublēt. Šādā gadījumā, kad QuickBooks parāda dialoglodziņu Saglabāt kopiju vai dublējumu, kurā tiek uzdots jautājums “kad”, noklikšķiniet uz radio pogas Saglabāt tūlīt. Varat arī likt QuickBooks ieplānot regulāras QuickBooks datu faila dublējumkopijas saskaņā ar kādu gudru shēmu, kad QuickBooks uzdod jautājumu “kad”, noklikšķinot uz radio pogas Saglabāt tūlīt un Plānot turpmākās dublējumkopijas vai noklikšķinot uz Tikai Plānot nākotnes dublējumus. radio poga. Ja jūs sakāt QuickBooks, ka vēlaties ieplānot dublēšanu, QuickBooks parāda dažus dialoglodziņus, kurus izmantojat, lai izveidotu jaunu dublēšanas grafiku, nosaucot grafiku un iestatot dienas un laikus, kad jāplāno dublēšana.

9. Noklikšķiniet uz Pabeigt, lai aizvērtu dialoglodziņu Saglabāt kopiju vai Dublējumu.

Kad esat norādījis, kā jādarbojas dublēšanas darbībai, noklikšķiniet uz Pabeigt. QuickBooks dublē (vai izveido tā kopiju) pašreizējā QuickBooks uzņēmuma failā un saglabā šo jauno faila kopiju dublējuma vietā.

Kā ir ar tiešsaistes dublēšanu?

Ja esat uzmanīgs, iespējams, esat pamanījis, ka dialoglodziņā Saglabāt kopiju vai Dublējumu ir radio poga Tiešsaistes dublēšana. Ja vēlaties uzzināt vairāk par QuickBooks uzņēmuma datu faila dublēšanu tiešsaistē, kas nozīmē, ka dublējuma glabāšanai jāizmanto Intuit datortīkls vai kāds noņemams disks, varat atlasīt šo radio pogu.

Tā vērts, es ļoti iesaku apsvērt tiešsaistes dublēšanas metodes izmantošanu divu iemeslu dēļ.

• Saprātīgas izmaksas: tiešsaistes dublēšana ir ārkārtīgi saprātīga (var būt pat bez papildu maksas, ja jums ir QuickBooks Desktop Pro Plus, Premier Plus vai Enterprise), un cenas ir balstītas uz laika grafiku (mēneša abonements maksās vairāk mēnesī nekā gada abonements abonements) un par to, vai dublējat tikai QuickBooks vai visus datorā esošos failus. Šķiet, ka visu failu dublēšana, izmantojot gada abonementu, ir vislabākā vērtība.
• Mazāk pūļu: tiešsaistes dublēšana var padarīt dublēšanas uzdevumu vieglāku un regulārāku, ja vien jums ir uzticams interneta savienojums. Jums nav jāatceras dublēt un pēc tam ņemt līdzi rezerves disku mājās.

Divi ātri pēdējie punkti: Jā, es pats izmantoju tiešsaistes QuickBooks dublēšanas opciju (un visu savu svarīgo failu dublēšanai). Nē, Intuit man nemaksā kaut kādu slepenu komisiju, lai reklamētu produktu.

Varat glabāt dublējuma failus mapē, kas tiek sinhronizēta ar mākoņa bāzes dublējumu, piemēram, Dropbox, Google disks vai Microsoft OneDrive. Katrs no šiem pakalpojumiem piedāvā bezmaksas iestatīšanas un aizmirstības mākoņdatošanas dublējumu, ja izmantojat kāda no tiem piedāvāto bezmaksas krātuves vietu. Šāda veida pakalpojums noteikti ir pieejams lietotājiem, kuriem ir ierobežots budžets vai ierobežoti resursi.

Dažas rezerves taktikas

Dublēšana lielākoties ir veselā saprāta jautājums. Tomēr, ņemot vērā to, ļaujiet man sniegt jums dažas idejas par to, kā, kad un varbūt kāpēc jums vajadzētu dublēt:

• Padariet to viegli. Es to pieminu savā ieteikumā par tiešsaistes dublēšanas iespēju, taču šis punkts ir jāpiemin vēlreiz. Vissvarīgākā lieta, ko varat darīt saistībā ar QuickBooks datu faila dublēšanu, ir šāda: atvieglojiet dublēšanu. Iespējams, tas nozīmē, ka ir jāapsver tiešsaistes opcija, taču, ja izmantojat vietējo, vēlaties iegūt augsta blīvuma noņemamu atmiņas ierīci, ko varat izmantot ar datoru, kuru izmantojat QuickBooks palaišanai. Es izmantoju nelielu USB zibatmiņu. Izvēlieties, kura ierīce jums ir vispiemērotākā, taču noteikti vēlaties kādu līdzīgi viegli lietojamu atmiņas ierīci. Šajā gadījumā viegls nozīmē, ka pastāv lielāka iespējamība, ka tiks izveidota dublēšana.
• Regulāri dublējiet. Iesaku dublēt katru reizi, kad QuickBooks datu failā ievadāt darījumus. Acīmredzot, ja dublēšana ir daudz darba, jūs to nevēlaties darīt. Bet, ja jums ir vienkāršs dublēšanas veids un ērta atmiņas ierīce, kurā varat veikt dublēšanu, varat regulāri dublēt — un jums tas ir jādara. Ikdienas nav pārāk bieži.
• Saglabājiet QuickBooks datu faila rezerves kopiju ārpus vietnes. Vēl viens svarīgs punkts, ko vērts pieminēt: daudzi notikumi, kas var iznīcināt vai sabojāt jūsu datu failu, ir raksturīgi jūsu datoram, piemēram, cietā diska kļūme, vīruss, lietotāja negadījums un tā tālāk. Tomēr daži notikumi, kas var sabojāt vai iznīcināt jūsu QuickBooks datu failu, ir atkarīgi no atrašanās vietas. Ugunsgrēks, plūdi vai zādzība var izraisīt QuickBooks datu faila un tā dublējuma pazaudēšanu. Šī iemesla dēļ vēlaties saglabāt dublējuma kopiju ārpus vietnes. Piemēram, nedēļas beigās, iespējams, vēlēsities iebāzt zibatmiņas disku krekla kabatā vai somā un paņemt līdzi mājās. Ja kaut kas sabojā vai iznīcina QuickBooks datu failu, tas pats neiznīcina arī QuickBooks dublējuma datu failu.