Ierakstiet savus rēķinus programmā QuickBooks 2019, izmantojot kontu maksājumu metodi

Kreditoru (A/P) rēķinu apmaksas veids ietver divus posmus. Pirmais ir sīkums grūtajā pusē, un otrais solis ir tikpat viegls kā pīrāgs. Pirmkārt, jūs reģistrējat savus rēķinus. Iespējams, jau esat iepazinies ar cilnes Izdevumi un cilnes Preces izmantošanu rēķinu reģistrēšanai. Šīs cilnes ir jāaizpilda arī A/P metodei, ja vēlaties izplatīt rēķinu kontiem, klientiem, darbiem, klasēm un vienumiem.

Pēc rēķinu ierakstīšanas varat pāriet uz otro soli: norādiet QuickBooks 2019, kuri rēķini jāmaksā. Pēc tam QuickBooks izraksta čekus. Jūs tos izdrukājat. Jūs tos nosūtāt pa pastu.

Lai A/P metode darbotos, jums ir jāreģistrē savi rēķini, kad tie tiek saņemti. Tas nenozīmē, ka tie ir jāmaksā uzreiz. Reģistrējot savus rēķinus, varat izsekot, cik daudz naudas esat parādā un cik daudz naudas jūsu uzņēmumam patiesībā ir. QuickBooks atgādina, kad ir jāmaksā jūsu rēķini, lai jums nebūtu jāuztraucas par to, ka aizmirstat samaksāt rēķinu.

Ierakstot rēķinus kreditoru parādu veidā, jūs izmantojat uzkrājumu grāmatvedību.

Kā ierakstīt rēķinus programmā QuickBooks 2019

Kad tiek saņemts rēķins, pirmais, kas jādara, ir tas jāreģistrē. Rēķinus var ierakstīt logā Ievadīt rēķinus vai reģistru Kreditori. Ja plānojat izsekot rēķiniem pēc izdevumiem un posteņiem, jums ir jāizmanto logs Ievadīt rēķinus.

Lai ierakstītu rēķinu logā Ievadiet rēķinus, rīkojieties šādi:

Izvēlieties Pārdevēji → Ievadiet rēķinus.

Varat arī noklikšķināt uz ikonas Ievadīt rēķinus sākumlapas apgabalā Pārdevēji. Nākamajā attēlā parādīts logs Ievadīt rēķinus. Jūs, bez šaubām, ievērojat, ka šī loga augšējā puse izskatās pēc čeka, un tas ir tāpēc, ka liela daļa šeit ievietotās informācijas nonāk čekā, kuru rakstāt, lai apmaksātu rēķinu. (Ja veidlapas augšpusē redzat vārdu Kredīts , nevis Rēķins, augšējā kreisajā stūrī atlasiet Rēķina opcijas pogu. Varat arī izmantot šo ekrānu, lai ievadītu pārdevēju kredītrēķinus.)

Logs Ievadiet rēķinus.

2. Atlasiet tā pārdevēja nosaukumu, par kuru maksājat.

Ja vēlaties samaksāt šo rēķinu piegādātājam, kurš jau ir iekļauts piegādātāju sarakstā, noklikšķiniet uz lejupvērstās bultiņas rindiņas Pārdevējs un izvēlieties piegādātāju. (Pēc tam QuickBooks automātiski aizpilda logu Ievadiet rēķinus ar tik daudz informācijas, cik tas var atcerēties.) Ja šis pārdevējs ir jauns, QuickBooks lūdz ātri pievienot vai iestatīt kādu informāciju par pārdevēju: adresi, kredītlimitu, maksājuma noteikumus un tā tālāk. Jūs sniedzat šo informāciju logā Jauns piegādātājs.

Ja jums ir viens vai vairāki neaizpildīti pirkuma pasūtījumi no jūsu atlasītā pārdevēja, QuickBooks jautā, vai vēlaties saņemt pret pirkuma pasūtījumu. Noklikšķiniet uz Jā, ja to darāt, vai Nē, ja nē. Ja izvēlaties saņemt pret pirkuma pasūtījumu, QuickBooks parāda dialoglodziņu Atvērt pirkuma pasūtījumus, kā parādīts attēlā. Tajā ir uzskaitīti atvērtie pirkuma pasūtījumi, kurus esat reģistrējis. Kad atlasāt vienu vai vairākus pirkuma pasūtījumus, pret kuriem saņemt, QuickBooks aizpilda preces un summas no šiem pasūtījumiem jūsu vietā, kuras varat mainīt pēc vajadzības. Kad esat pabeidzis dialoglodziņu Atvērt pirkuma pasūtījumus, noklikšķiniet uz Labi, lai atgrieztos logā Ievadīt rēķinus.

Rēķina apmaksa pret pirkuma pasūtījumu.

Lai izveidotu pirkšanas pasūtījumu, kas ir no piegādātājiem pasūtīto preču ieraksts, izvēlieties Pārdevēji → Izveidot pirkuma pasūtījumus. Kad QuickBooks parāda logu Izveidot pirkuma pasūtījumus, aprakstiet savu pasūtījumu. Starp citu, jūs drukājat un rediģējat pirkuma pasūtījumus tāpat kā drukājat rēķinus un kredītrēķinus.

3. Atlasiet maksājuma noteikumus, kas apraksta rēķina apmaksas laiku.

Rindā Noteikumi atveriet nolaižamo izvēlni un izvēlieties maksājuma nosacījumus (ja informācija tajā vēl nav pieejama, kad iestatāt piegādātāju).

4. (Neobligāti) Ievadiet pārdevēja atsauces numuru.

Ja rēķinam ievadāt pārdevēja atsauces numuru — iespējams, tikai rēķina numuru vai konta numuru —, atsauces numurs tiek drukāts uz kupona, kas ir daļa no izdrukātā čeka.

5. (Neobligāti) Ievadiet piezīmi, lai aprakstītu rēķinu.

Tekstlodziņā Piezīme var ievadīt piezīmi. Jūsu ievadītā piezīme tiek parādīta A/P reģistrā.

6. Pārvietojiet kursoru uz leju uz cilnes Izdevumi kolonnu Konts un ievadiet izdevumu konta nosaukumu.

Iespējams, ka vēlaties ievadīt tā izdevumu konta nosaukumu, kas jau ir kontu plānā. Ja tas tā ir, noklikšķiniet uz lejupvērstās bultiņas, lai skatītu visu savu kontu sarakstu. Jums, iespējams, ir jāritina saraksts uz leju, lai piekļūtu izdevumu kontiem. (Ātrs veids, kā pārvietoties uz leju sarakstā, ir sākt rakstīt konta nosaukumu; jūs ejat tieši uz leju sarakstā.) Noklikšķiniet uz konta, ko pārstāv šis rēķins. (Visticamāk, tas ir Izejmateriāli vai kaut kas tamlīdzīgs.)

Ja šim rēķinam ir jāizveido jauna izdevumu konta kategorija, saraksta augšdaļā izvēlieties Pievienot jaunu. Tiek parādīts dialoglodziņš Jauns konts (nav parādīts). Aizpildiet informāciju un noklikšķiniet uz Labi.

Ko darīt, ja naudu, ko maksājat šī rēķina dēļ, var sadalīt divos, trīs vai četros izdevumu kontos? Vienkārši noklikšķiniet zem tikko ievadītā konta. Parādās lejupvērstā bultiņa. Noklikšķiniet uz tā, lai ievadītu citu izdevumu kontu un citu, un vēl vienu, ja nepieciešams.

7. Ja nepieciešams, pārejiet uz kolonnu Summa un mainiet skaitļus.

Ja sadalāt šo rēķinu vairākiem kontiem, pārliecinieties, vai slejā Summa norādītie skaitļi tiek pievienoti rēķina kopējai summai.

8. (Neobligāti) Slejā Piezīme ievadiet paskaidrojuma vai gudrības vārdus.

9. (Pēc izvēles) Piešķiriet izdevumus Klientam: Darbs.

Ja plānojat saņemt atlīdzību par šiem izdevumiem vai vienkārši vēlaties izsekot saviem izdevumiem pēc darba vietas, ievadiet klientu, kurš jums atlīdzinās. Ja nepieciešams, ievadiet summu katram kontam. Varat izmantot lejupvērsto bultiņu, lai atrastu klientus, un pēc tam noklikšķināt uz tiem. Ja piešķirat Klientam:Darbs, jums ir arī iespēja klientam iekasēt rēķinu par šiem izdevumiem vai iegādātajām precēm. Lai to izdarītu, noklikšķiniet uz slejas Apmaksājams, un tagad jums vajadzētu redzēt atzīmi. Nākamreiz, kad izrakstīsiet rēķinu par šo darbu, jums vajadzētu redzēt iespēju automātiski pievienot šos vienumus rēķinam.

10. (Pēc izvēles) Piešķiriet izdevumus klasei.

Varat arī izsekot izdevumiem pa klasēm, veicot ierakstus slejā Klase. Ievērojiet parasto lejupvērsto bultiņu un noklikšķiniet uz tās, lai skatītu nodarbību sarakstu. (Jūs neredzat sleju Klase, ja vien neesat teicis QuickBooks, ka vēlaties izmantot klases.)

Ja vēlaties, lai QuickBooks izsekotu izdevumus pēc klases, varat to iestatīt tā. Lai iestatītu QuickBooks izdevumu izsekošanai, izvēlieties Rediģēt → Preferences. Kad QuickBooks parāda dialoglodziņu Preferences, noklikšķiniet uz ikonas Grāmatvedība, noklikšķiniet uz cilnes Uzņēmuma preferences un pēc tam atzīmējiet izvēles rūtiņu Izmantot klases izsekošanu.

Ja vēlaties, noklikšķiniet uz pogas Pārrēķināt, lai apkopotu izdevumus.

11. Izmantojiet cilni Preces, lai reģistrētu dažādas rēķinā norādītās preces.

Noklikšķiniet uz cilnes Vienumi. Ievadiet iegādātās preces un cenas, ko par tām samaksājāt.

Ja pēc daļējas rēķina aizpildīšanas saprotat, ka rēķins patiešām apmaksā pirkuma pasūtījumu, noklikšķiniet uz pogas Atlasīt PO, kas parādās loga Ievadiet rēķinus galvenajā lentē.

Nolaižamajā izvēlnē Pārdevējs izvēlieties tā pārdevēja nosaukumu, kurš jums nosūtīja rēķinu. Atvērto pirkšanas pasūtījumu sarakstā noklikšķiniet uz kolonnas kreisajā pusē, lai atzīmētu atzīmi blakus pirkšanas pasūtījumam (vai pasūtījumiem), par kuru maksājat. Pietiekami viegli? Kad esat pabeidzis, noklikšķiniet uz Labi; QuickBooks automātiski aizpilda cilni Vienumi.

12. Pārejiet uz kolonnu Vienums un ievadiet vienuma nosaukumu.

Ievērojiet lejupvērsto bultiņu šajā kolonnā. Noklikšķiniet uz tā, lai redzētu vienumu sarakstu. Vai prece, par kuru maksājat, ir redzama šajā sarakstā? Ja tā, noklikšķiniet uz šī vienuma. Ja nē, saraksta augšdaļā izvēlieties Pievienot jaunu un aizpildiet logu Jauns vienums.

13. Cilnē Preces aizpildiet pārējās vienumu rindas.

Šeit varat ievadīt visas preces, kuras pērkat. Gādājiet, lai cilnē Preces būtu precīzi norādītas preces, kuras pērkat, to izmaksas un to daudzums. Ja vēlaties, noklikšķiniet uz pogas Pārrēķināt, lai apkopotu vienumus.

14. Saglabājiet rēķinu.

Noklikšķiniet uz Saglabāt un jauns, lai saglabātu rēķina ierakstu, un pēc tam ievadiet citu rēķinu. Vai noklikšķiniet uz Saglabāt un aizvērt, lai reģistrētu rēķinu, bet neievadītu citu rēķinu.

Tāpat kā ar klientiem saistītu logu gadījumā (piemēram, logā Izveidot rēķinus), QuickBooks labajā sānjoslā parāda vēsturisko informāciju par pārdevēju. Varat pārslēgties starp piegādātāju un darījumiem, palaist ātrus pārskatus un ātri izveidot saiti uz iepriekšējiem vai neapmaksātiem rēķiniem, rēķiniem un citām piezīmēm par klientu, ar kuru veicat darījumus.

Kā ātri ievadīt rēķinus programmā QuickBooks 2019

Jūs varat arī ievadīt rēķinus tieši Kreditoru reģistrā. Šī metode ir ātrāka, taču tā apgrūtina izdevumu un preču izsekošanu.

Ja vēlaties ievadīt rēķinus tieši Kreditoru reģistrā, rīkojieties šādi:

1.   Izvēlieties Saraksti → Kontu plāns vai noklikšķiniet uz ikonas Kontu plāns mājaslapā.

Tiek atvērts kontu plāns.

2. Atveriet kontu Kreditori.

Kad QuickBooks parāda jūsu kontu plānu, sarakstā veiciet dubultklikšķi uz Kreditoru konta. Jūs redzat kreditoru reģistra logu, kā parādīts attēlā. Kursors atrodas reģistra beigās, gatavs un gaida, kad ievadīsit nākamo rēķinu.

Kreditoru parādu reģistra logs.

3. Aizpildiet informāciju par savu rēķinu.

Ievadiet to pašu informāciju, ko jūs ievadītu logā Ievadiet rēķinus. Tekstlodziņā Pārdevējs noklikšķiniet uz lejupvērstās bultiņas un nolaižamajā izvēlnē Piegādātājs izvēlieties nosaukumu.

Ja ievadāt pārdevēja nosaukumu, kuru QuickBooks neatpazīst, tiek parādīts ziņojuma lodziņš Pārdevējs nav atrasts, un QuickBooks lūdz sniegt informāciju par šo jauno, noslēpumaino pārdevēju. Noklikšķiniet uz Ātrā pievienošana, lai programma apkopotu informāciju no reģistra, kad to aizpildāt, vai noklikšķiniet uz Iestatīt, lai skatītu dialoglodziņu Jauns piegādātājs.

Jums ir jāizvēlas konta nosaukums. Droši vien īsto varat atrast nolaižamajā izvēlnē Konts; ja nevarat, ievadiet kādu no savējiem. Tiek parādīts ziņojuma lodziņš Konts nav atrasts, un QuickBooks lūdz ievadīt informāciju par šo jauno kontu.

Ja reģistra aizpildīšanas laikā izlemjat, ka vēlaties saņemt atlīdzību par šo čeku vai vēlaties izsekot izdevumiem un posteņiem, noklikšķiniet uz pogas Rediģēt darījumu, lai redzētu logu Ievadīt rēķinus. Kad esat pabeidzis loga aizpildīšanu, noklikšķiniet uz Saglabāt un jauns. Jūs esat atpakaļ tur, kur sākāt: logā Kreditori.

Vai redzat pogu Splits? Šī poga Sadalīt darbojas tāpat kā poga Sadalīt bankas konta reģistra logā. Noklikšķinot uz Splits, QuickBooks nodrošina papildu rindas izdevumu un klases informācijas ievadīšanai.

4. Kad esat aizpildījis visu informāciju, noklikšķiniet uz Ierakstīt.

Poga Atjaunot, kas atrodas tieši pa labi no ierakstīšanas, ir tur, ja aizpildāt reģistru, bet izlemjat, ka vēlaties sākt visu no jauna, pirms esat reģistrējis darījumu. Noklikšķiniet uz Atjaunot, lai notīrītu ekrānā redzamo informāciju, un jums ir skaidrs rādītājs.

Kā izdzēst rēķinu programmā QuickBooks 2019

Pieņemsim, ka nejauši divreiz ievadāt vienu un to pašu rēķinu vai ievadāt rēķinu, kas tiešām bija paredzēts blakus esošajam uzņēmumam. (Tas, ka izsekojat rēķinus, izmantojot datoru, nenozīmē, ka jums vairs nav rūpīgi jāpārskata lietas.) Tālāk ir norādīts, kā dzēst rēķinu, kuru ievadījāt Kreditoru reģistrā:

1. Atrodiet rēķinu Kreditoru reģistrā, izmantojot vienu no šīm metodēm:

• Ja aptuveni zināt, kurā dienā ievadījāt rēķinu, varat ritināt sarakstu, lai to atrastu. Ieraksti ir uzskaitīti datumu secībā. (Atzīmējiet izvēles rūtiņu 1 rinda, lai katrs rēķins tiktu rādīts vienā rindā, nevis divās rindās, lai ritināšana notiktu ātrāk.)
• Ja neatceraties datumu, izvēlieties Rediģēt → Atrast.

Un tagad, atpakaļ uz kreditoru reģistra logu, kas jums ir procesā…

2. Atlasiet rēķinu, kuru vēlaties dzēst, noklikšķinot jebkurā rēķina vietā.

3. Izvēlieties Rediģēt → Dzēst rēķinu.

QuickBooks apstiprina, ka jūs patiešām vēlaties dzēst darījumu. Ja noklikšķināsit uz Labi, tas apzinīgi izdzēš rēķinu no A/P reģistra.

Atgādināt man apmaksāt šo rēķinu, vai ne?

Ap pirkstu varētu sasiet aukliņu, taču labākais veids, kā pārliecināties, ka maksājat rēķinus laikā, ir QuickBooks atgādinājums. Faktiski ziņojuma lodziņu Atgādinājumi varat iestatīt par pirmo lietu, ko redzat, startējot programmu QuickBooks.

Lai pielāgotu QuickBooks atgādinājuma opcijas, jums ir jāpiesakās kā administratoram viena lietotāja režīmā. Pēc tam izvēlieties Rediģēt → Preferences. Kad QuickBooks parāda dialoglodziņu Preferences, noklikšķiniet uz ikonas Atgādinājumi sarakstā kreisajā pusē un pēc tam noklikšķiniet uz cilnes Uzņēmuma preferences, lai piekļūtu šeit parādītajam dialoglodziņam.

Dialoglodziņa Preferences sadaļa Atgādinājumi.

Pārliecinieties, vai ir atlasīta opcija Rādīt kopsavilkumu vai Rādīt sarakstu (jūs nevarat izvēlēties Neatgādināt man un sagaidīt atgādinājumu), un pēc tam brīdiniet sevi vairākas dienas pirms rēķinu apmaksas, ierakstot numuru. (10 ir noklusējuma vērtība un parasti darbojas labi) tekstlodziņā Dienas pirms termiņa, kas atrodas kolonnā Atgādināt man.

Ja atlasāt opciju Rādīt kopsavilkumu (pirmā poga pa labi no opcijas), jūs saņemsiet kopsavilkumu par rēķiniem, kurus esat parādā katru reizi, kad startējat QuickBooks. Ja atlasāt Rādīt sarakstu (otrā poga pa labi no opcijas), jūs saņemsiet informāciju par katru rēķinu.

Palaižot QuickBooks vai atverot jaunu uzņēmuma failu, iespējams, vēlēsities pārskatīt atgādinājumu logu. Logā ir norādīti atgādinājumi (piemēram, veidlapas, kas jādrukā, un maksājumi, kas jāpārsūta), un norādīts, kuri neapmaksātie rēķini jums ir jāmaksā. Šo sarakstu var redzēt, izvēloties Uzņēmums → Atgādinājumi. Ņemiet vērā, ka varat arī norādīt QuickBooks, lai, atverot uzņēmuma failu, parādītu visus atgādinājumus. Lai to izdarītu, izvēlieties komandu Rediģēt → Preferences, noklikšķiniet uz Atgādinājumi, noklikšķiniet uz Manas preferences un pēc tam atzīmējiet izvēles rūtiņu Rādīt atgādinājumu sarakstu, atverot uzņēmuma failu.