Grāmatvedības mērķis darbam ar QuickBooks 2012

Vissvarīgākais, kas jāsaprot par grāmatvedību, lai maksimāli izmantotu savu darbu programmā QuickBooks 2012, ir tas, ka tā sniedz finanšu informāciju ieinteresētajām personām. Katru šeit aprakstīto grāmatvedības funkciju prasmīgi veic katra QuickBooks versija: QuickBooks Simple Start, QuickBooks Pro, QuickBooks Premier un QuickBooks Enterprise.

Ieinteresētās puses ir cilvēki, kas veic uzņēmējdarbību ar uzņēmumu vai mijiedarbojas ar uzņēmumu; tajos ietilpst vadītāji, darbinieki, investori, bankas, pārdevēji, valdības iestādes un aģentūras, kas var aplikt ar nodokli uzņēmumu. Šo ieinteresēto personu vajadzības pēc informācijas nosaka, kas grāmatvedības sistēmai ir jādara.

Vadītāju, investoru un uzņēmēju informācijas vajadzības

Pirmajā ieinteresēto personu kategorijā ietilpst uzņēmuma vadītāji, investori un uzņēmēji. Šai grupai ir nepieciešama finanšu informācija, lai noteiktu, vai uzņēmums pelna naudu. Šī grupa vēlas arī jebkādu informāciju, kas sniedz ieskatu par to, vai uzņēmums attīstās vai saraujas un cik tas ir veselīgs vai slims.

Lai izpildītu savus pienākumus un pienākumus, šai grupai bieži ir nepieciešama detalizēta informācija. Piemēram, vadītājs vai uzņēmējs var vēlēties uzzināt, kuri klienti ir īpaši ienesīgi vai nerentabli. Aktīvs investors var vēlēties uzzināt, kuras produktu līnijas aug vai samazinās.

Saistīts informācijas prasību kopums attiecas uz aktīvu un pasīvu uzskaiti. Aktīvs ir kaut ka firma pieder, piemēram, nauda, inventāra vai iekārtu. Atbildība ir daži parāds vai pienākums, ka uzņēmums ir parādā, piemēram, banku aizdevumiem un debitoru parādi.

Acīmredzot kādam uzņēmumā — iespējams, vadītājam, grāmatvedim vai grāmatvedim — ir jābūt ļoti detalizētam uzskaitei par skaidras naudas daudzumu, kas uzņēmumam ir bankas kontos, uzņēmuma noliktavā vai plauktos esošajiem krājumiem, un aprīkojums, kas uzņēmumam pieder un ko izmanto savā darbībā.

Personai, kas strādā uzņēmumā, vada uzņēmumu vai aktīvi iegulda uzņēmumā, ir vajadzīga laba vispārīga informācija par uzņēmuma finanšu lietām un daudzos gadījumos ļoti detalizēta informācija par svarīgiem aktīviem (piemēram, naudu) un saistībām (piemēram, banku aizdevumi).

Ārējo kreditoru informācijas vajadzības

Otrajā ieinteresēto personu kategorijā ietilpst ārējie uzņēmumi, kas aizdod naudu uzņēmumam, un kredītinformācijas aģentūras, kas sniedz informāciju šiem aizdevējiem. Piemēram, bankas pirms naudas aizdošanas vēlas uzzināt par uzņēmuma finanšu lietām un finansiālo stāvokli. Grāmatvedības sistēmai ir jāsagatavo finanšu informācija, kas bankai nepieciešama, lai izskatītu aizdevuma pieprasījumu.

Kādu informāciju vēlas aizdevēji? Aizdevēji vēlas zināt, ka bizness ir rentabls un tam ir pozitīva naudas plūsma. Peļņa un pozitīvas naudas plūsmas ļauj uzņēmumam viegli atmaksāt parādus. Banka vai cits aizdevējs arī vēlas redzēt aktīvus, kurus sliktākajā gadījumā varētu likvidēt, lai samaksātu aizdevumu, kā arī citus parādus, kas var būt prasījums par uzņēmuma aktīviem.

Pārdevēji arī parasti pieprasa finanšu informāciju no uzņēmuma. Pārdevējs bieži aizdod naudu uzņēmumam, pagarinot tirdzniecības kredītu. Ievērības cienīgs šajā ziņā ir tas, ka pārdevējiem dažreiz ir nepieciešama īpaša uzskaite.

Piemēram, viena no pārdevēju kategorijām, ar ko nodarbojas tāds uzņēmums kā Wiley Publishing, Inc., ir autori. Lai samaksātu autoram autoratlīdzību, kas viņam vai viņai pienākas, Vilijs iegulda pietiekami daudz darba, lai aprēķinātu autoratlīdzības summas par vienību, un pēc tam ziņo un pārskaita šīs summas autoriem.

Citām firmām dažkārt ir līdzīgas finanšu pārskatu prasības pārdevējiem. Franšīzes ņēmēji (piemēram, vīrietis vai sieviete, kam pieder vietējais McDonald's un kurš to pārvalda) maksā franšīzes maksu, pamatojoties uz ieņēmumiem. Mazumtirgotāji var veikt īpašu uzskaiti un atskaites, lai saņemtu atlaides un atvieglojumus no pārdoto produktu ražotājiem.

Valsts aģentūru informācijas vajadzības

Prognozējamās ieinteresētās personas, kurām ir nepieciešama finanšu informācija no uzņēmuma, ir federālās un valsts valdības aģentūras, kuru jurisdikcijā ir uzņēmums. Piemēram, katram uzņēmumam Amerikas Savienotajās Valstīs ir jāziņo par saviem ieņēmumiem, izdevumiem un peļņu, lai uzņēmums varētu pareizi aprēķināt ienākuma nodokli, kas jāmaksā federālajai valdībai, un pēc tam samaksāt šo nodokli.

Uzņēmumiem ar darbiniekiem ir arī jāziņo federālajai un štata valdībai par šiem darbiniekiem izmaksātajām algām un jāmaksā algas nodokļi, pamatojoties uz rādītājiem, piemēram, darbinieku skaitu, darbiniekiem izmaksātajām algām un iepriekšējo darbinieku pieprasītajiem bezdarbnieka pabalstiem.

Šāda veida finanšu informācijas sniegšana valsts aģentūrām ir uzņēmuma grāmatvedības sistēmas galvenais pienākums.

Informācijas vajadzības biznesa formu ģenerēšanai

Papildus iepriekšējos punktos aprakstītajiem finanšu pārskatiem grāmatvedības sistēmas parasti veic vēl vienu svarīgu uzņēmumu uzdevumu: uzņēmējdarbības veidlapu sagatavošanu. Piemēram, grāmatvedības sistēma gandrīz vienmēr sagatavo čekus, kas nepieciešami, lai samaksātu pārdevējiem.

Turklāt grāmatvedības sistēma sagatavo rēķinus un algu čekus. Sarežģītākas grāmatvedības sistēmas, piemēram, tās, kuras izmanto lielie uzņēmumi, sagatavo daudzas citas uzņēmējdarbības formas, tostarp pirkšanas pasūtījumus, ikmēneša klientu izrakstus, kredītrēķinus klientiem, pārdošanas kvītis un tā tālāk.