Dokumentu saglabāšana programmā QuickBooks

Cik ilgi jāsaglabā vecie pārskati, rēķinu kopijas un cita grāmatvedības informācija? Diemžēl uz šiem jautājumiem nav viennozīmīgas atbildes. Tomēr šeit ir dažas lietas, par kurām jāpadomā:

• Apsveriet, vai otra darījuma puse kādreiz vēlēsies informāciju. Piemēram, ja jūs pastāvīgi strīdaties ar pārdevēju par to, vai esat samaksājis kādu rēķinu, ir lietderīgi paturēt šos pārdevēja rēķinus un visus jūsu maksājuma ierakstus tik ilgi, kamēr turpinās strīds.

  Tas nozīmē, ka visi papīri, kas dokumentē pārdevēja rēķinus un maksājumus, nav obligāti jāsaglabā, ja jums nav problēmu.

• Apsveriet nodokļu uzskaites prasības. Saskaņā ar likumu (daudzi cilvēki to neapzinās) uzņēmumam ir jāuztur grāmatvedības uzskaite, lai ziņotu par savu peļņu, zaudējumiem, ienākumiem un atskaitījumiem Iekšējo ieņēmumu dienestam. Tas nozīmē, ka viss, kas nepieciešams peļņas aprēķināšanai vai aprēķinu pamatojumam, ir jāsaglabā.

  Tomēr pastāv noilguma termiņš, kas parasti sākas trīs gadus no dienas, kad pēdējo reizi iesniedzāt deklarāciju. Tas nozīmē, ka vairumā gadījumu jums nav jāglabā dokumenti, kas ir vecāki par trim gadiem pēc atgriešanas, uz kuru tie attiecas. Citiem vārdiem sakot, ja jums ir dati par 2009. gadu un jūs iesniedzāt 2009. gada nodokļu deklarāciju 2010. gada 15. martā, līdz 2013. gada 16. martam, jums nevajadzētu (vairumā gadījumu) glabāt visus šos vecos dokumentus.

  Noilguma termiņš nosaka, ka jums ir jābūt iespējai izmest vecos priekšmetus. Jāievēro piesardzības vārds, jo šim trīs gadu noilgumam ir daži izņēmumi:

  • Ja esat bijis ļoti paviršs un savas neuzmanības dēļ esat izlaidis bruto ienākumus, kas pārsniedz 25 procentus no jūsu peļņas, noilguma termiņš ir seši gadi.

  • Ja deklarācija netiek iesniegta vai tiek iesniegta krāpnieciska atgriešana, noilguma termiņš nepastāv.

  • Valstis bez ienākuma nodokļiem (piemēram, Vašingtonas štats) izmanto citu noteikumu kopumu un var izmantot garākus noilguma termiņus. Piemēram, Vašingtonas štatā teikts, ka noilguma termiņš ir četri, nevis trīs gadi.

• Apsveriet vecos ierakstus, kas jums varētu būt nepieciešami nākotnē, lai aprēķinātu posteni savai nodokļu deklarācijai. Šie ieraksti ir jāsaglabā. Piemēram, ja iegādājāties rūpnīcu pirms 30 gadiem, saglabājiet šos pirkumu ierakstus līdz 3 (vai 6) gadiem pēc rūpnīcas pārdošanas.

• Ņemiet vērā, ka dažās nozarēs pastāv citi dokumentu glabāšanas noteikumi vai noteikumi. Piemēram, ja esat ārsts, jūs glabājat savus vecos pacientu uzskaites datus — un tas var ietvert pacienta uzskaites informāciju — ilgāk nekā tikai trīs gadus. Šie citi dokumentu glabāšanas noteikumi atšķiras atkarībā no nozares. Uzziniet, kādi noteikumi attiecas uz jūsu nozari.

• Apsveriet risku pārāk ilgi saglabāt konfidenciālu informāciju. Visbeidzot, lai gan jūs varētu apdomāt visus iepriekš minētos jautājumus un secināt, ka jums ir pastāvīgi jāglabā finanšu uzskaite, ņemiet vērā, ka šī pieeja rada arī riskus. Jo vairāk finanšu dokumentācijas arhivēsiet, jo vieglāk dažos gadījumos šī informācija var tikt pazaudēta vai nozagta.

  Jūs, piemēram, nevēlaties glabāt tik daudzus gadus vērtus datus, ka jums ir jāīrē noliktava sliktā pilsētas daļā, lai tikai uzglabātu lietas.

Rezumējot, kā jūs saprotat šos neskaidros ieteikumus? Sniedziet aptuvenu minējumu par to, cik ilgi, jūsuprāt, jums vajadzētu pakavēties pie lietām.

Ja nedariet neko noziedzīgu, krāpniecisku vai pavirši, izmetiet visu, kas ir vecāks par pieciem gadiem. Sadaliet dokumentus, kurus varat izmest pa gadiem kastēs. Marķējiet kastes ar gada numuru. Marķējiet arī kastes ar piezīmi, piemēram, “Izmest 2016. gadā”, lai zinātu, kad varat izmest šīs lietas.

Iespējams, vēlēsities divreiz padomāt, vai vienkārši izmest finanšu ierakstus. Nelietojiet mētāt savus personas ierakstus vai, protams, visas klientu ieraksti: sadriskāt dokumentus pirmās.

Starp citu, daži lielie biroja preču veikali piedāvā smalcināšanas pakalpojumus veikalā par saprātīgām cenām.