Datu importēšana MYOB

Vai zinājāt, ka varat importēt datus MYOB no citām lietojumprogrammām? Piemēram, iespējams, jums kaut kur citur datorā ir klientu vārdu un adrešu saraksts (varbūt Word failā, datu bāzes failā vai programmā Excel), un jūs vēlaties importēt šo informāciju MYOB. Lūk, kā vienā acu mirklī importēt informāciju par klientu vai piegādātāju.

Datu sakārtošana

Pirmais datu importēšanas posms ir manipulēt ar klientu vai piegādātāju sarakstu tādā formātā, ko MYOB var saprast.

Ja informācija par jūsu klientu vai piegādātāju pašlaik atrodas tekstapstrādes programmā vai datubāzē, mēģiniet iegūt šo informāciju izklājlapā, pirms mēģināt importēt informāciju MYOB.

Piemēram, ja jūsu dati tiek glabāti datu bāzē, piemēram, Microsoft Access, parasti varat saglabāt šos datus formātā, ko var atvērt programmā Excel.

Izmantojot izklājlapu programmatūru, piemēram, Excel, kārtīgi sakārtojiet informāciju kolonnās.

Sakārtojiet savus datus tā, lai visi vārdi tiktu uzskaitīti viens pēc otra, visas adreses tiktu uzskaitītas viena pēc otras un tā tālāk. Izmantojot adreses, atdaliet ielu, pilsētu, štatu un pasta indeksu četrās atsevišķās kolonnās.

Ievietojiet rindu saraksta pašā augšpusē (ja vēl neesat to izdarījis), kas apzīmē kolonnas.

Piemēram, vārds, tālruņa numurs 1, tālrunis 2, kontaktpersona un tā tālāk. Šo rindu sauc par galvenes rindu.

Saglabājiet šo izklājlapu kā tabulēšanas atdalītu failu.

Piemēram, programmā Excel atveriet izvēlni Fails, noklikšķiniet uz Saglabāt kā un pēc tam atlasiet Faila tipu Atdalīts ar tabulēšanu. Tab-Delimited faila formāts atvieglo MYOB programmatūras lasīšanu.

Jūsu datu importēšana

Tagad, kad jūsu dati ir sakārtoti, esat gatavs importēt šo informāciju MYOB. Turies cieši, lūk:

MYOB izvēlnē Fails atlasiet Importēšanas/eksportēšanas palīgs.

Atlasiet Importēt datus un noklikšķiniet uz Tālāk.

Kā datu veidu atlasiet Kartes un kā Karšu veidu Klientu kartes vai Piegādātāja kartes.

Noklikšķiniet uz Pārlūkot, pārejiet uz mapi, kurā saglabājāt savus datus, un atlasiet failu, kuru vēlaties importēt. Noklikšķiniet uz Tālāk.

Veiciet iestatījumus un noklikšķiniet uz Tālāk.

Šajā brīdī lietas kļūst diezgan tehniskas. Bet nekad nebaidieties! Pastāstiet MYOB, ka jūsu dati ir atdalīti ar cilnēm, ka pirmajā rindā ir galvenes, ka, ja dati jau ir, vēlaties tos atjaunināt un saskaņot kartes, izmantojot uzvārdu. (Tālāk esošajā ekrānuzņēmumā ir parādīts, kā šie iestatījumi izskatās.)

Noklikšķiniet uz Auto Match, lai MYOB automātiski saskaņotu laukus, un pēc tam noklikšķiniet uz Tālāk.

Varat arī manuāli saskaņot laukus, vispirms iezīmējot importēšanas lauku kreisajā pusē un pēc tam noklikšķinot uz atbilstošā importēšanas lauka labajā pusē. Dariet to pa vienam, līdz katrs lauks kreisajā pusē tiek saskaņots ar lauku labajā pusē.

Kad tiek prasīts, izveidojiet faila dublējumu.

Kāpēc uztraukties ar dublēšanu? Ja jūs patiešām sabojājat importēšanu (kas dažreiz notiek pirmo reizi), varat atjaunot dublējumu un sākt no jauna.

Noklikšķiniet uz Importēt un brīnieties, kad jautrība sākas.

Dažreiz importēšana aizņem sāpīgi ilgu laiku, dažreiz tikai dažas sekundes. Tomēr importēšana ir pabeigta, kad tiek parādīts apburošs ziņojums, kas informēs par jūsu panākumiem (vai neveiksmēm). Ja importēšana neizdevās, uzmanīgi izlasiet ziņojumu!

Problēmu novēršana, ja kaut kas noiet greizi

Kartes datu importēšanai MYOB uzņēmuma failā jābūt vienkāršai, taču daudzi gremlini var jums parādīt kļūdas ziņojumu. Ja pēc datu importēšanas tiek parādīts ziņojums, ka importēšanā ir bijušas kļūdas vai brīdinājumi, izpildiet uzvednē sniegtos norādījumus, lai skatītu kļūdu žurnālu.

• Ja importēšanas laikā tika izlaists ieraksts, tas nozīmē, ka kaut kas bija tik slikts, ka MYOB pilnībā ignorēja šo klientu vai piegādātāju.

• Ja saņemat brīdinājuma ziņojumu, tas nozīmē, ka radusies neliela problēma un MYOB ir noraidījis daļu no klienta vai piegādātāja informācijas (piemēram, iespējams, MYOB ir pievienojis klienta vārdu, bet ne adresi vai tālruņa numuru).

Kļūdu žurnālā tiek parādīts saraksts ar visiem ierakstiem, kuriem ir problēma, un katra ieraksta sākumā tiek parādīts kļūdas kods. Sākumā šie kļūdu kodi izskatās pēc nesaprotama žargona (piemēram, kļūda -7 nezinātājam neko daudz neizsaka). Tomēr šī pārskata augšdaļā ir norādīts katra kļūdas ziņojuma nozīme.

Kad esat noskaidrojis, kuri ieraksti netika pareizi importēti un kāpēc, varat veikt vienu no divām darbībām. Ja tiek ietekmētas tikai dažas kartes, atveriet uzņēmuma failu un izlabojiet šīs kartes pa vienai. No otras puses, ja lielākā daļa importēšanas nedarbojās, vislabāk ir atjaunot dublējumu, salabot importēšanas failu un mēģināt vēlreiz.