4 veidi, kā kārtot finanšu uzskaiti programmā QuickBooks 2015

QuickBooks 2015 datu ticamība un lietderība lielā mērā ir atkarīga no tā, cik kārtīgi un kārtīgi glabājat savus finanšu ierakstus. Lai palīdzētu jums vai jūsu darbiniekiem veikt šo darbu labāk, apsveriet iespēju izmantot tālāk norādītās četras metodes.

1. paņēmiens: regulāri saskaņojiet savus QuickBooks bankas kontus

Ja veltāt laiku bankas konta saskaņošanai, jūs ne tikai uzlabojat savu bankas konta ierakstu (tostarp konta atlikumu) precizitāti; bet jūs arī netieši pārbaudāt virkni citu darījumu, tostarp visus ieņēmumus, kas ieplūst noteiktā bankas kontā. Un jūs pārbaudāt izdevumus, kas samaksāti no konkrēta konta.

Tātad, galvenais: regulāri saskaņojiet savus bankas kontus.

2. paņēmiens: atjauniniet aizdevuma konta atlikumus

Ja esat aizņēmies naudu no bankas, jums vēlreiz jāpārbauda konta atlikums. Un jums vajadzētu atjaunināt konta atlikumu, ja tas neatbilst aizdevēja gada beigu ierakstiem.

Aizdevuma kontu atlikumi parasti kļūst “nepareizi” laika gaitā, jo maksājumu sadalījums to pamatsummas un procentu daļās ir nedaudz atšķirīgs. Šī kļūda laika gaitā sāk pieaugt.

Jūs bieži varat labot aizdevuma kontu atlikumus, pievienojot žurnāla ierakstu, kas "labo" kļūdaino konta atlikumu un pēc tam iemet nepieciešamo debeta vai kredīta ieskaitu aizdevuma procentu izdevumu kategorijā.

3. paņēmiens: pārbaudiet bāreņu maksājumus

Cilvēkiem ir pārsteidzoši viegli ievadīt klientu maksājumus, bet pēc tam tos nekad nepiemēro rēķinam. Ja rodas šī izlaiduma kļūda, uzņēmums peļņas un zaudējumu aprēķinā neiekļauj ieņēmumus un nepietiekami novērtē savus ieņēmumus un peļņu. Tātad šī ir slikta kļūda.

Jebkuru no šiem bāreņu maksājumiem varat atrast savā QuickBooks failā, izveidojot skaidras naudas bilanci. Ja skaidrās naudas bilance parāda negatīvu debitoru parādu vērtību, tas norāda, ka esat ievadījis maksājumus QuickBooks, bet nekad to neesat piemērojis rēķinam.

Lai labotu šo kļūdu (vai labotu šo kļūdu vairākas reizes, ja esat pieļāvis vairākas kļūdas), jums ir jāpārskata klientu maksājumi vai jāizveido pārskats par darījumiem, lai klients varētu atrast tos, kurus neesat lietojis.

4. paņēmiens: pārskatiet savu bilanci

Vai zināt, kur grāmatvedības kļūdas bieži parādās visspilgtāk? Jūsu bilancē.

Šī iemesla dēļ izveidojiet ieradumu regulāri sastādīt bilanci. Meklējiet dīvainus skaitļus, piemēram, nenoguldītus līdzekļus, kuru kopējā summa ir 40 000 ASV dolāru (kas nozīmē, ka QuickBooks uzskata, ka jums birojā ir 40 grendi skaidras naudas) vai naudas atlikumu, kas ir 11 000 $ (tas nozīmē, ka esat pārtērējis savu norēķinu kontu par 11 miljardiem).

Varat izpētīt smieklīgus bilances skaitļus, pārskata logā veicot dubultklikšķi uz nepāra vērtības un pēc tam apskatot darījumu datus, kas kopā veido acīmredzami nepareizu vērtību.

Pēdējais punkts par šo kļūdu pārbaudes paņēmienu: bieži kļūda, kas rada neprātīgu bilances vērtību, ir nevis nepareizi ievadīts darījums, bet gan darījums, kas ir izlaists.

Ja patiešām vēlaties iedziļināties bilances tīrīšanas lietās, Evergreen Small Business emuārā varat skatīt daudz garāku bilances tīrīšanas uzdevumu sarakstu .