10 atslēgas tehnoloģiju izmantošanai mazo uzņēmumu ierakstu pārvaldīšanai

Mazo uzņēmumu īpašnieki visur ir izmantojuši tehnoloģiju, lai pārvaldītu savus ierakstus, neatkarīgi no tā, vai tā ir tikšanās plānošana, korespondences izveidošana, biznesa operāciju reģistrēšana, algu apstrāde, inventāra izsekošana vai citas lietas. Lai gan uzņēmumi nav palikuši "bez papīra", tie ir atzinuši tehnoloģiju izmantošanas priekšrocības, lai uzturētu kārtību. Ja joprojām esat pieķēdēts papīra lietošanai, iespējams, ir pienācis laiks izmantot tālāk norādītās desmit atslēgas, lai papīru aizstātu ar elektroniskiem failiem.

Izmantojiet programmu Outlook, lai sekotu līdzi tikšanās reizēm, uzdevumiem un projektiem

Papīra kalendārs, kas tiek izmantots visur, kur dodaties, ir noderīgs, taču vai esat mēģinājis lietot Kalendāra funkciju programmā? Izmantojot datorizētu kalendāru, varat vienreiz ievadīt tikšanos un iestatīt tā atkārtošanos katru dienu, nedēļu, divas nedēļas vai mēnesi, kā arī varat iestatīt automātiskus atgādinājumus — uzdevumus, kurus nevar veikt papīra kalendārā. Šeit ir vēl viens bonuss: izmantojot programmatūru, piemēram, Outlook, visi jūsu darbinieki var koplietot kalendārus.

Skenējiet vizītkartes un pārsūtiet to informāciju Outlook kontaktpersonu sarakstos

Vai esat noguris no tā, ka, lai atrastu tālruņa numuru vai e-pasta adresi, ir jāmeklē Rolodex vai liela vizītkaršu kaudze? Nu, jūs varat atteikties no šī murga versijas, ar kuru jūs saskaraties. Kā? Palaidiet katru vizītkarti, izmantojot skeneri, kurā ir iekļauta programmatūra, lai kartē esošo informāciju pārvērstu Outlook kontaktpersonu sarakstā. Pēc tam jūs varat atrast meklēto informāciju, izmantojot Atrast darbību.

Konvertējiet dokumentus Adobe .pdf failos

MS Word ir iespēja saglabāt failus kā. pdf. Process ir nesāpīgs. Atvērtā Word dokumentā izvēlieties FileSave AsSave kā veidu un noklikšķiniet uz nolaižamās bultiņas labajā malā. Ritiniet sarakstu uz leju, iezīmējiet PDF un noklikšķiniet uz Saglabāt (blakus vienumam Atcelt lodziņa apakšā).

Kas ir par pdf failiem? Jums vairs nav jāuztraucas par to, vai kādam ir pareizā programmatūras versija, lai lasītu jūsu failu. Jebkurš dators ar Adobe Reader var atvērt jebkuru .pdf failu.

Varat arī skenēt vēstules, rēķinus, reklāmas — visus dokumentus, kas atbilst jūsu skenerim — un saglabāt tos kā PDF failus. Pirms dokumenta skenēšanas pārliecinieties, vai skenerim ir iestatīts .pdf faila veids.

Izveidojiet bieži izmantoto dokumentu meistarus

Ja bieži lietojat būtībā vienu un to pašu burtu, bet ar nelielām izmaiņām, saglabājiet tā galveno failu savā datorā. Pēc tam, kad jums ir nepieciešams dokuments, atveriet galveno dokumentu, veiciet izmaiņas un izdrukājiet dokumentu. Neaizmirstiet saglabāt failu ar citu faila nosaukumu, lai netiktu mainīts galvenais fails.

Izmantojiet grāmatvedības programmatūru, lai izveidotu rēķinus un pirkuma pasūtījumus

Jums vairs nav jāmeklē dokumentu skapji, kas pilni ar rēķiniem vai pirkuma pasūtījumiem. Lai izveidotu šos dokumentus, izmantojiet grāmatvedības programmatūru, piemēram, QuickBooks vai Sage 50. Jums, iespējams, būs jādrukā un jānosūta dokumenti klientam, taču faktiskais fails paliks — nevis vietu aizņemtajos kartotēkas skapjos, bet gan jūsu datorā, kur, lai atrastu rēķinu, ir jāievada daži taustiņsitieni.

Automatizējiet laika kartes, projektu rēķinus un algu apstrādi

Laika karšu caurumošanu un apstrādi var aizstāt ar elektronisko algu uzskaiti un apstrādi. Padomājiet par ietaupīto laiku un novērstajām kļūdām. Kāds darba devējs stāsta, ka viņa uzņēmums, izmantojot laika karšu programmatūru, samazināja algu apstrādi no 6 stundām līdz 45 minūtēm. Tagad tas ir liels varoņdarbs.

Un, ja jūsu uzņēmumam ir problēmas ar uzticamību, varat iegādāties programmatūru, kurā katram darbiniekam ir jāuzliek pirksts uz skenera, sākot un beidzot darba laiku! Šī pirkstu nospiedumu noņemšana izklausās pēc zinātniskās fantastikas filmas, vai ne?

Izsekot inventāram elektroniski

Ja jūsu mazais uzņēmums ir saistīts ar inventarizāciju, tehnoloģiju izmantošana ir vienīgais veids, kā rīkoties. Optiskās rakstzīmju atpazīšanas (OCR) programmatūra ļauj jūsu uzņēmumam veikt precīzu krājumu uzskaiti, ātrāk aizpildīt pasūtījumus, nevainojami nosūtīt pasūtījumus un precīzi rēķināt, jo viss tiek izsekots datorā. Varat pārvaldīt visus šos procesus, datora ekrānā izmantojot etiķetes un ciparus.

Ierakstiet pirkumus un produktu informāciju par aktīviem izklājlapā vai datubāzē

Iegādājoties aprīkojumu vai citus aktīvus, ierakstiet informāciju par pirkumu un produktu izklājlapā vai datubāzē. Izmantojot visu informāciju, varat sazināties ar pārdevēju, ja rodas problēmas, vai ātri saskaitīt savus aktīvus finanšu pārskatam vai atbildēt uz bankas pieprasījumu sniegt informāciju par aktīviem.

Padariet nodokļu laiku par vienkāršu

Kad visi vai lielākā daļa jūsu ierakstu atrodas datorā, nodokļu sagatavošana ir daudz vienkāršāka un precīzāka nekā datu pārsūtīšana no drukātiem dokumentiem uz datoru.

Ar visiem rēķiniem vai pirkuma pasūtījumiem grāmatvedības programmatūrā jūs vienkārši palaižat pārskatu un — voi! — programmatūra sniedz jums kopējo rēķinu vai pirkuma pasūtījumu skaitu par gadu. Tas pats attiecas uz algu sarakstu, inventāru un aktīviem. Ja nepieciešams, varat izgūt visu, ko esat sistemātiski glabājis datorā.

Dublējiet failus

Papildu priekšrocība, izmantojot tehnoloģiju mazo uzņēmumu ierakstu pārvaldīšanai, ir tā, ka varat tos dublēt — piemēram, saglabāt datorā citā vietā vai zibatmiņas diskā.

Kāpēc tas ir tik svarīgi? Visvērtīgākais datora īpašums ir tajā glabātie dati. Saglabājiet šo datu papildu kopiju, lai jūs nekad nesaskartos ar satraukumu par zaudētajiem ierakstiem. Jūs reti saņemat iepriekšēju paziņojumu, ka kramplauzis gatavojas nozagt jūsu datoru, ugunsgrēks to izkausēs vai tas vienkārši mirs.