Kaip sukurti paprastą potencialių klientų sekimo sistemą „Excel“ prieš įsigyjant CRM

Paprasčiausia naudinga „Excel“ potencialių klientų sekimo sistema turi vieną eilutę kiekvienam potencialiam klientui, vieną kontroliuojamą pardavimo etapą ir vieną privalomą kitą pakartotinio susisiekimo datą. Jei šie trys dalykai yra patikimi, maža pardavimų komanda gali atsakyti į svarbiausius klausimus: Kas yra šis potencialus klientas? Kurioje konversijos etapo vietoje jis yra? Kas įvyks toliau? Kada turime pakartotinai susisiekti?

Jums nereikia kurti miniatiūrinės CRM sistemos „Excel“ programoje, kol nežinote, ko iš tikrųjų reikia jūsų pardavimų procesui. Pradėkite nuo vienos lentelės, kelių išskleidžiamųjų sąrašų, pakartotinio susisiekimo taisyklės ir trumpo savaitinio peržiūros. Jei darbaknybė išlieka tiksli ir nė vienas potencialus klientas nepraleidžiamas, toliau ją naudokite. Jei atsakomybės priskyrimas, istorija, priminimai, leidimai arba automatizavimas tampa sunkiai valdomi, tai yra stipresnė priežastis vertinti CRM programinę įrangą nei savavališka potencialių klientų skaičiaus riba.

Šiame vadove naudojami „Microsoft“ dokumentuoti funkcijos, skirtos dabartinėms palaikomoms „Excel“ versijoms, įskaitant „Excel“ lenteles, duomenų patvirtinimo išskleidžiamuosius sąrašus, filtravimą, struktūrizuotas nuorodas, sąlyginį formatavimą ir TODAY() funkciją. Meniu etiketės gali šiek tiek skirtis „Windows“, „Mac“ ir „Excel“ internete versijose, tačiau darbo eiga yra ta pati.

1 žingsnis: Sukurkite vieną tvarkingą potencialių klientų lentelę vietoj kelių atskirų lapų

Pradėkite darbalapyje, pavadintame Leads (Potencialūs klientai). Į kiekvieną eilutę įrašykite vieną potencialų klientą, o į kiekvieną stulpelį – vieno tipo informaciją. Praktinis pradinis rinkinys yra:

Kai antraštės bus paruoštos, konvertuokite diapazoną į „Excel“ lentelę. Pasirinkite langelį duomenyse ir naudokite Pradžia → Formatuoti kaip lentelę arba, jei palaikoma, naudokite Ctrl+T. „Microsoft“ oficialios lentelių instrukcijos paaiškina, kad lentelės sukurtos susijusiems duomenims grupuoti ir analizuoti. Lentelių antraštės taip pat automatiškai gauna filtravimo valdiklius, o formulės, naudojant struktūrizuotas nuorodas, gali plėstis didėjant lentelei.

Pavadykite lentelę lengvai suprantamu pavadinimu, pvz., Leads. Tai palengvins vėlesnių formulių supratimą. „Microsoft“ dokumentuoja struktūrizuotas nuorodas, tokias kaip Leads[Lead Status], kurios prisitaiko pridedant ar šalinant eilutes.

Kada šis nustatymas tinka: turite vieną pagrindinį konversijos etapą, kiekvienas potencialus klientas gali turėti vieną dabartinį atsakingą asmenį, ir trumpa pastaba yra pakankama kontekstui išlaikyti.

Kada netinka: vienas potencialus klientas gali turėti daug kontaktų, daug vienu metu vykstančių galimybių, išsamią veiklos istoriją, atnaujinimus ar sudėtingus sąskaitų ryšius. Tai yra ženklai, kad santykinė CRM sistema galiausiai gali būti paprastesnė nei vis daugiau stulpelių pridėjimas.

Veiksmas: sukurkite pirmąją lentelę su ne daugiau stulpelių, nei galite išlaikyti aktualiais po kiekvieno pardavimo pokalbio. Mažesnis tikslus sekiklis yra naudingesnis nei didelis pasenęs.

2 žingsnis: Standartizuokite etapą, šaltinį ir atsakingą asmenį naudodami išskleidžiamuosius sąrašus

Laisvo teksto būsenos laukai netikėtai greitai sugenda. Vienas žmogus įrašo „Pakartotinis susisiekimas“, kitas – „Pakartotinis-susisiekimas“, o trečiasis – „Susisiekta“. „Excel“ mato tris skirtingas reikšmes, todėl filtrai ir skaičiavimai tampa nepatikimi.

Sukurkite antrą darbalapį, pavadintą Lists (Sąrašai). Į vieną stulpelį įrašykite leistinas etapo reikšmes. Paprastas konversijos etapas gali naudoti:

• Naujas
• Susisiekta
• Kvalifikuotas
• Pasiūlymas
• Derybos
• Laimėta
• Pralaimėta

Taip pat padarykite tą patį Šaltiniui ir, jei parduoda keli žmonės, Atsakingam asmeniui. Tada pasirinkite atitinkamo potencialių klientų lentelės stulpelio langelius ir naudokite Duomenys → Duomenų patvirtinimas → Sąrašas. „Microsoft“ išskleidžiamųjų sąrašų dokumentacija pažymi, kad duomenų patvirtinimas padeda žmonėms pasirinkti iš kontroliuojamo sąrašo, o ne įvesti nenuoseklias reikšmes. „Microsoft“ taip pat rekomenduoja saugoti šaltinio parinktis lentelėje, jei norite, kad sąrašas atsinaujintų pridedant ar šalinant elementus.

Nekurkite penkiolikos etapų tik todėl, kad jūsų CRM kandidatai turi penkiolika. Naudokite etapus, kurie reiškia reikšmingą pokytį pardavimo procese. Pavyzdžiui, „Kvalifikuotas“ turėtų reikšti tai, ką jūsų komanda gali nuosekliai paaiškinti, pvz., kad potencialus klientas turi apibrėžtą poreikį, patikimą pirkimo kelią ir kitą pardavimo veiksmą.

Kada šis nustatymas tinka: jūsų konversijos etapai yra pakankamai stabilūs, kad būtų aprašyti trumpame sąraše, ir pardavimų komanda gali sutarti, ką reiškia kiekvienas etapas.

Kada keisti: jei žmonėms nuolat reikia skirtingų konversijos etapų skirtingiems produktams, regionams ar sandorių tipams, visko priverstinis įtraukimas į vieną bendrą būsenos stulpelį gali tapti klaidinantis. Tai yra ženklas perprojektuoti darbaknybę arba svarstyti CRM su keliais konversijos etapais.

Veiksmas: parašykite vieną sakinį, apibrėžiantį kiekvieną etapą, prieš kuriant išskleidžiamąjį sąrašą. Jei du komandos nariai tą patį potencialų klientą klasifikuotų skirtingai, problema yra etapo apibrėžime, o ne skaičiuoklėje.

3 žingsnis: Paverskite „Kitą pakartotinį susisiekimą“ ir „Kitą veiksmą“ operacine sistema

Potencialių klientų sekiklis tampa naudingas, kai jis nurodo, ką daryti šiandien. Todėl Kitas pakartotinis susisiekimas ir Kitas veiksmas turėtų būti laikomi operaciniais laukais, o ne neprivalomomis pastabomis.

Po kiekvieno reikšmingo sąveikos epizodo atnaujinkite šiuos laukus prieš pereidami prie kito potencialaus kliento. Eilutė gali atrodyti taip:

Potencialaus kliento būsena: Kvalifikuotas
Kitas pakartotinis susisiekimas: 2026-09-18
Kitas veiksmas: Nusiųsti kainų variantus ir suplanuoti 20 minučių peržiūrą

Tai yra veiksmingiau nei pastaba, tokia kaip „Susidomėjęs; pakartotinai susisiekti vėliau“.

Pridėkite vėlavimo žymą

Pridėkite stulpelį, pavadintą Follow-up Flag (Pakartotinio susisiekimo žyma). Jei jūsų lentelė pavadinta Leads, struktūrizuotos nuorodos formulė gali klasifikuoti datą:

=IF(OR([@[Lead Status]]="Won",[@[Lead Status]]="Lost",[@[Next Follow-up]]=""),"",IF([@[Next Follow-up]]<TODAY(),"OVERDUE",IF([@[Next Follow-up]]=TODAY(),"DUE TODAY","UPCOMING")))

„Microsoft“ dokumentuoja, kad TODAY() grąžina dabartinę datą ir gali būti naudojama datų skaičiavimuose. Žiūrėkite oficialią TODAY funkcijos dokumentaciją. Kadangi „Excel“ lentelė paprastai perduoda formules per skaičiuojamąjį stulpelį, jums nereikia rankiniu būdu kurti formulės kiekvienam naujam potencialiam klientui.

Tada naudokite Pradžia → Sąlyginis formatavimas, kad paryškintumėte langelius, kuriuose yra OVERDUE (VĖLUOJA). „Microsoft“ sąlyginio formatavimo dokumentacija patvirtina, kad taisyklės gali formatuoti langelius pagal jų reikšmes arba pagal formules.

Laikykite taisyklę paprastą. Jei darbaknybė taps vaivorykštės spalvų statusų mišiniu, vartotojai gali nustoti pastebėti tą vienintelę sąlygą, kuri iš tikrųjų reikalauja dėmesio.

Kada šis nustatymas tinka: kiekvienas aktyvus potencialus klientas turi vieną aiškiai apibrėžtą kitą žingsnį ir vieną datą, kai kas nors prisiima atsakomybę už pakartotinį susisiekimą.

Kada netinka: jums reikia automatinių el. laiškų, užduočių priminimų, pasikartojančių sekų, SLA laikmačių arba veiklos žurnalų iš kelių komunikacijos kanalų. „Excel“ gali atvaizduoti šiuos elementus, tačiau CRM sistema paprastai yra geriau pritaikyta jų automatizavimui ir auditavimui.

Veiksmas: padarykite „jokio aktyvaus potencialaus kliento be kito datos ir kito veiksmo“ savo darbaknybės taisykle. Peržiūrėkite tuščius kito veiksmo laukus prieš pridėdami daugiau skydelio funkcijų.

4 žingsnis: Kas savaitę peržiūrėkite konversijos etapą – ir naudokite peržiūrą nuspręsti, ar vis dar reikia „Excel“

Kai sekiklis tampa patikimas, pridėkite tik tuos santraukos skaičius, kurie padeda priimti sprendimus. Mažas Dashboard (Skydelis) darbalapis gali suskaičiuoti potencialius klientus pagal etapą naudodamas COUNTIF:

=COUNTIF(Leads[Lead Status],"New")
=COUNTIF(Leads[Lead Status],"Qualified")
=COUNTIF(Leads[Lead Status],"Won")
=COUNTIF(Leads[Follow-up Flag],"OVERDUE")

„Microsoft“ COUNTIF dokumentacija apibrėžia funkciją kaip langelių, atitinkančių kriterijų, skaičiavimą. Šiuos skaičius galite naudoti paprastoje santraukos lentelėje arba diagramoje. Nesupainiokite diagramos su pardavimų procesu; tai yra tik pagrindinės lentelės vaizdas.

Kasdieninei peržiūrai filtruokite lentelę, o ne rankiniu būdu kopijuokite potencialius klientus į kitą lapą. „Microsoft“ dokumentuoja, kad „Excel“ lentelė automatiškai suteikia antraščių filtrus, o oficialus filtravimo vadovas paaiškina, kaip filtruoti tekstą, skaičius, datas, tuščius langus ir kitus kriterijus.

15 minučių savaitinė peržiūra gali vykti tokia tvarka:

1. Filtruokite Follow-up Flag = OVERDUE. Kiekviena eilutė turi turėti naują datą, veiksmą arba uždarymo būseną.
2. Filtruokite Lead Status = New. Patikrinkite, ar kiekvienas naujas potencialus klientas turi atsakingą asmenį ir pirmąjį veiksmą.
3. Peržiūrėkite Qualified, Proposal ir Negotiation potencialius klientus. Patvirtinkite, kad kitas veiksmas yra konkretus.
4. Peržiūrėkite Won ir Lost. Uždarykite ciklą, kad seni sandoriai neliktų aktyviame konversijos etape.
5. Žiūrėkite šaltinių skaičius tik tada, jei turite pakankamai nuoseklių duomenų, kad palyginimas būtų prasmingas.

Kada „Excel“ vis dar pakanka: darbaknybė turi vieną patikimą savininką arba mažą disciplinuotą komandą, visi gali rasti dabartinį įrašą, atnaujinimai atliekami po sąveikų, pakartotiniai susisiekimai nepraleidžiami, o rankinis darbas išlieka nedidelis.

Kada pradėti vertinti CRM programinę įrangą: potencialūs klientai dubliuojasi, žmonės perrašo vienas kito informaciją, atsakomybės priskyrimas tampa neaiškus, pakartotinio susisiekimo priminimai reguliariai praleidžiami, ataskaitoms reikia pakartotinio rankinio tvarkymo, jums reikia leidimų pagal vaidmenis arba pardavimo veikla turi būti automatiškai susieta su el. paštu, skambučiais, formomis ar rinkodaros sistemomis.

Nėra universalaus skaičiaus, tokio kaip „pirkite CRM po 100 potencialių klientų“. Lūžio taškas priklauso nuo pardavimo ciklo sudėtingumo, vartotojų skaičiaus, vienu metu vykstančių galimybių skaičiaus, atitikties poreikių, integracijų ir to, kiek rankinio darbo jūsų komanda toleruoja.

Veiksmas: vykdykite „Excel“ sistemą nustatytą bandomąjį laikotarpį – pvz., vieną ar du pardavimo ciklus – ir stebėkite tris nesėkmės signalus: praleistus pakartotinius susisiekimus, dubliuotus/prieštaringus įrašus ir laiką, skirtą rankiniam administravimui. Jei jie didėja, nors darbaknybės dizainas yra geras, lyginkite CRM įrankius su šiomis konkrečiomis problemomis, o ne apsipirkite pagal bendrą funkcijų sąrašą.

Praktinis pradinis išdėstymas, kurį galite nukopijuoti

Jei norite minimalios veiksmingos versijos, naudokite tris lapus:

Venkite kurti atskirą lapą kiekvienam pardavėjui, nebent yra stipri priežastis. Vieną bendrą lentelę galima filtruoti pagal Atsakingą asmenį, Etapą, Šaltinį ar Kito pakartotinio susisiekimo datą. Atskiros kopijos sukuria suderinimo problemas, nes tas pats potencialus klientas gali egzistuoti keliose vietose.

Ko nekurti, kol nežinote, kad to reikia

Lengva praleisti savaitgalį pridedant makrokomandas, individualias formas, automatinius el. laiškų skriptus, svertines konversijos prognozes, potencialių klientų vertinimo formules ir sudėtingus skydelius. Tai gali atrodyti produktyvu, tačiau tuo pačiu darbaknybę tampa sunkiau prižiūrėti.

Prieš pridėdami funkciją, paklauskite, kokį sprendimą ji pagerina. Potencialaus kliento balas yra naudingas tik tada, jei jis keičia tai, su kuo susisiekiate arba ką darote toliau. Apskaičiuota sandorio vertė yra naudinga tik tada, jei ją palaikote pakankamai aktualią, kad palaikytų prognozavimą. Diagrama pagal potencialių klientų šaltinį yra naudinga tik tada, jei Šaltinio reikšmės įvedamos nuosekliai.

„Excel“ čia yra stipriausias kaip skaidrus, žemos kainos jūsų pardavimo proceso prototipas. Jis padeda atrasti, kuriuos laukus, etapus, peržiūros įpročius ir ataskaitas iš tikrųjų naudojate. Šios žinios padaro vėlesnį CRM pirkimą geresnį, nes galite vertinti programinę įrangą pagal veikiančią procesą, o ne spėlioti, kurios funkcijos bus svarbios.

Galutinis savikontrolės patikrinimas: ar jūsų potencialių klientų sekiklis iš tikrųjų veikia?

Po kelių savaičių atsitiktinai pasirinkite dešimt aktyvių potencialių klientų ir atsakykite į šiuos klausimus neatidarydami el. pašto ar neklaustami kolegos:

• Kas yra atsakingas už kiekvieną potencialų klientą?
• Kokiame etape yra kiekvienas potencialus klientas?
• Koks yra kitas veiksmas?
• Kada yra kitas pakartotinis susisiekimas?
• Kurie pakartotiniai susisiekimai šiandien vėluoja?
• Ar galite atskirti Laimėtus ir Pralaimėtus sandorius nuo aktyvių?
• Ar du žmonės gali nuosekliai taikyti tuos pačius etapo apibrėžimus?

Jei lapas greitai atsako į šiuos klausimus ir duomenys yra aktualūs, paprasta „Excel“ sistema atlieka naudingą darbą. Jei atsakymams reikia ieškoti gautuosiuose, skaityti ilgų pastabų, suderinti kopijų ar prisiminti, kas įvyko, pirmiausia pridėkite tik trūkstamą struktūrą. Jei trūkstama funkcija yra automatizavimas, kelių vartotojų istorija, leidimai, integracijos ar ryšių valdymas, o ne skaičiuoklės struktūra, tai yra ta vieta, kur CRM nusipelno rimto svarstymo.