Saugiausia „automatizuoto pardavimo mokesčio“ sąskaita faktūra „Excel“ programoje yra ta, kuri automatizuoja aritmetinius veiksmus, bet padaro mokesčių taisykles matomas. „Excel“ gali patikimai apskaičiuoti eilučių sumas, apmokestinamas tarpines sumas, mokestį ir sąskaitos faktūros bendrą sumą, tačiau ji negali pati nuspręsti, kurios prekės yra apmokestinamos arba kuris tarifas taikomas klientui. Šie duomenys priklauso nuo sandorio ir taikomų valstijos bei vietinių taisyklių.
Mažai įmonei, parduodančiai vienoje ar keliose pažįstamose jurisdikcijose, paprasta „Excel“ darbaknygė gali būti praktiška nemokama sąskaitų faktūrų išrašymo sistema. Įmonei, parduodančiai daugelyje valstijų, tvarkančiai atleidimo nuo mokesčio sertifikatus, siunčiančiai prekes į daugelį vietovių arba dirbančiai su specifiniu produktų apmokestinimu, skaičiuoklę tampa sunkiau saugiai prižiūrėti. Geriausias sprendimas priklauso ne tiek nuo sąskaitų faktūrų kiekio, kiek nuo to, kiek sudėtingos yra jūsų mokesčių taisyklės.
Šiame šablone naudojamos dabartinės „Microsoft Excel“ funkcijos, tokios kaip lentelės, struktūrinės nuorodos, duomenų tikrinimas, formulės, spausdinimas ir PDF eksportavimas. Toliau pateikti mokesčių pavyzdžiai yra sąmoningai bendri. Prieš įvesdami tarifą, patikrinkite jį su mokesčių institucija, kuriai priklauso jūsų pardavimas.
| Nustatymas | Geriausia tinka | Pagrindinis pranašumas | Pagrindinis kompromisas |
|---|---|---|---|
| Vienas patikrintas tarifas vienai sąskaitai faktūrai | Vietinėms paslaugų arba mažmeninės prekybos įmonėms, turinčioms vieną paskirties vietą/tarifą vienai sąskaitai faktūrai | Paprasta, lengva audituoti | Turite įvesti teisingą tarifą kiekvienam sandoriui |
| Tarifas iš mažo paieškos sąrašo išskleidžiamojo sąrašo | Įmonėms, kurios nuolat parduoda keliose žinomose jurisdikcijose | Greitesnis, nuoseklesnis duomenų įvedimas | Tarifų sąrašą reikia atnaujinti pasikeitus mokesčių tarifams |
| Mokesčio tarifas kiekvienai eilutei | Sąskaitoms faktūroms, kuriose eilutėms taikomas iš tikrųjų skirtingas mokesčių režimas | Lankstumas | Daugiau klaidų įvedant duomenis ir formulėse |
| Apskaitos/mokesčių variklis vietoj „Excel“ | Pardavimai daugelyje valstijų, daug pristatymo adresų, atleidimai nuo mokesčio, rinkos/e-prekybos sudėtingumas | Geresnis automatizavimas ir taisyklių valdymas | Didesnė kaina ir nustatymo pastangos |
Jei nesate tikri, pradėkite nuo vieno patikrinto tarifo vienai sąskaitai faktūrai, pridėjus „Apmokestinama?“ laukelį kiekvienoje eilutėje. Tai leidžia išlaikyti darbaknygę suprantamą ir išvengti mokesčio taikymo aklai atleistoms nuo mokesčio arba neapmokestinamoms prekėms.
Pardavimo mokestis JAV nėra vienas nacionalinis tarifas. Valstijų ir vietinės taisyklės gali paveikti tiek tarifą, tiek tai, kas yra apmokestinama. Pavyzdžiui, Kalifornijos dabartinis mokesčių tarifų puslapis pateikia tarifus pagal miestus ir apskritis bei nurodo, kad vietiniai rajonų mokesčiai gali padidinti bendrą tarifą virš valstybinio bazinio tarifo. Kalifornijos mokesčių ir mokesčių administracija taip pat skelbia įsigaliojimo datas, nes vietiniai tarifai laikui bėgant keičiasi. Žr. Kalifornijos miestų ir apskričių pardavimo bei naudojimo mokesčio tarifų informaciją.
Taip pat gali skirtis ir apmokestinamumas. Niujorko mokesčių ir finansų departamentas nurodo, kad materialusis turtas paprastai yra apmokestinamas, nebent yra atleistas nuo mokesčio, o daugelis paslaugų paprastai yra atleistos nuo mokesčio, nebent jos konkrečiai apmokestinamos. Žr. Oficialias Niujorko apmokestinamų produktų ir paslaugų gaires.
Šie pavyzdžiai nėra taisyklės kiekvienai valstijai. Jie parodo, kodėl skaičiuoklėje mokesčio tarifas ir apmokestinama bazė turėtų būti aiškiai nurodyti, o ne paslėpti neaiškioje formulėje.
Visą sistemą galite laikyti dvieose darbalapiuose:
| Darbalapis | Paskirtis |
|---|---|
| Sąskaita faktūra | Klientui skirta sąskaita faktūra, eilutės, mokesčio skaičiavimas, mokėjimo sąlygos ir bendra suma |
| Nustatymai | Jūsų įmonės duomenys, pasirinktinis jurisdikcijų/tarifų sąrašas, mokėjimo instrukcijos ir pakartotinai naudojami dydžiai |
Labai mažai veiklai pakanka vieno darbalapio. Atskiras „Nustatymų“ darbalapis tampa naudingas, kai pakartotinai naudojate tas pačias mokesčių jurisdikcijas, mokėjimo sąlygas arba įmonės informaciją.
„Sąskaitos faktūros“ darbalapio viršuje pateikite informaciją, kurios klientui reikia sandoriui identifikuoti:
Žemiau sukurkite „Excel“ lentelę eilutėms su šiais stulpeliais:
| Stulpelis | Ką jis saugo |
|---|---|
| Aprašymas | Prekė, paslauga, siuntimas arba kitas mokestis |
| Kiekis | Kiekis arba valandos |
| Vieneto kaina | Kaina už vienetą |
| Apmokestinama? | Taip arba Ne pagal taikomą taisyklę |
| Suma | Apskaičiuota eilutės suma |
| Apmokestinama suma | Dalis, įtraukta į mokesčio bazę |
Pažymėkite diapazoną ir naudokite Pradžia → Formatuoti kaip lentelę. „Microsoft“ dokumentuose nurodoma, kad „Excel“ lentelės grupuoja susijusius duomenis ir automatiškai plečiasi pridedant eilučių. Žr. „Microsoft“ lentelių kūrimo ir formatavimo vadovą.
Pavadinkite lentelę InvoiceLines. „Microsoft“ struktūrinių nuorodų dokumentacija aiškina, kad formulėse galima naudoti lentelių ir stulpelių pavadinimus, jos prisitaiko pridedant arba šalinant lentelės eilutes.
„Suma“ stulpelyje:
=ROUND([@Qty]*[@[Unit Price]],2)ROUND funkcija suapvalina reikšmę iki nurodyto skaitmenų skaičiaus. „Microsoft“ sintaksę dokumentuoja kaip ROUND(number, num_digits). Žr. „Microsoft“ ROUND funkcijos nuorodą.
„Apmokestinama suma“ stulpelyje:
=IF([@[Taxable?]]="Yes",[@Amount],0)Tai padaro mokesčio bazę audito tikslais patikrinamą. Jei eilutė nėra apmokestinama pagal jūsų patikrintą taisyklę, ji į apmokestinamą tarpinę sumą įeina kaip nulis, tačiau lieka bendros sąskaitos faktūros tarpinės sumos dalimi.
=SUM(InvoiceLines[Amount])=SUM(InvoiceLines[Taxable Amount])Tarifą įveskite į aiškiai pažymėtą įvesties langelį, pvz., H4. Suformatuokite langelį kaip procentus. Jei patikrintas tarifas yra 8,25 %, įveskite 8,25%, o ne 8,25.
Skaičius 8,25 % čia yra tik pavyzdys. Tai nėra rekomenduojamas tarifas.
Jei apmokestinama tarpinė suma yra H16, o tarifas – H4:
=ROUND(H16*$H$4,2)Dolario ženklai sukuria absoliučią nuorodą, todėl formulė, kopijuojant, vis dar nukreipia į tą patį tarfo langelį.
=ROUND(H15+H17,2)kur H15 yra tarpinė suma, o H17 – pardavimo mokestis.
Tai yra paprasčiausias patikimas dizainas sąskaitai faktūrai, kurioje naudojamas vienas patikrintas mokesčio tarifas. Jei jūsų jurisdikcija nustato specifinį apvalinimo metodą, mokesčio bazę arba nuolaidų, pristatymo ar kitų mokesčių apdorojimo būdą, laikykitės tos taisyklės, o ne manykite, kad bendra skaičiuoklės formulė kontroliuoja teisinį rezultatą.
Rankinis rašymas skatina nevienodus įrašus, tokius kaip Y, YES, Tax ir taxable. „Excel“ duomenų tikrinimas gali apriboti langelį trumpu sąrašu.
Pažymėkite „Apmokestinama?“ stulpelį, pasirinkite Duomenys → Duomenų tikrinimas, pasirinkite Sąrašas ir naudokite:
Yes,No„Microsoft“ Duomenų tikrinimo dokumentacija patvirtina, kad sąrašo taisyklė gali apriboti įrašus iki išskleidžiamojo reikšmių sąrašo.
Tai nedidelis pakeitimas, tačiau jis žymiai sumažina automatizuotos formulės pažeidžiamumą.
Nemanykite, kad jie visada yra apmokestinami arba visada atleisti nuo mokesčio. Jų apdorojimas gali priklausyti nuo jurisdikcijos ir pagrindinio sandorio. Pavyzdžiui, Niujorkas skelbia atskiras gaires dėl siuntimo ir pristatymo mokesčių ir aiškina, kad sąskaitoje nurodyti mokesčiai gali būti apmokestinami, jei jie susiję su apmokestinamu produktu ar paslauga. Kitos valstijos gali taikyti skirtingas taisykles.
Bendrai „Excel“ šablonui švariausias būdas yra įvesti siuntimo ar kitus mokesčius kaip įprastas sąskaitos faktūros eilutes ir nustatyti Apmokestinama? pagal taisyklę, taikomą tam sandoriui. Jei jūsų valstija reikalauja kito skaičiavimo eiliškumo, atitinkamai pritaikykite darbaknygę.
Žr. Niujorko oficialų siuntimo ir pristatymo pardavimo mokesčio biuletenį, kad pamatytumėte vieną pavyzdį, kodėl šiems mokesčiams reikia jurisdikcijai specifinio apdorojimo.
Jei nuolat išrašote sąskaitas klientams toje pačioje trijose ar keturiose vietose, rankinis tarfo perrašymas kiekvieną kartą sukelia išvengiamų klaidų. „Nustatymų“ darbalapyje sukurkite mažą lentelę:
| Jurisdikcija | Tarifas | Patikrinimo data | Oficialus šaltinis |
|---|---|---|---|
| Pavyzdys: Miestas A | Įveskite dabartinį patikrintą tarifą | Patikrinimo data | Valstijos/vietinė mokesčių institucija |
| Pavyzdys: Miestas B | Įveskite dabartinį patikrintą tarifą | Patikrinimo data | Valstijos/vietinė mokesčių institucija |
„Sąskaitos faktūros“ darbalapyje sukurkite duomenų tikrinimo išskleidžiamąjį sąrašą jurisdikcijai. Tada galite naudoti paieškos formulę, kad grąžintumėte išsaugotą tarifą, arba tiesiog pasirinkti ir nukopijuoti patikrintą reikšmę į mokesčio tarfo laukelį.
Kompromisas: tai greičiau nei rašyti tarifą kiekvienoje sąskaitoje faktūroje, tačiau jūsų darbaknygėje dabar yra mokesčių duomenų, kurie gali tapti pasenę. Pavyzdžiui, oficialus Kalifornijos tarifų puslapis skelbia tarifus pagal įsigaliojimo datą ir būsimus pakeitimus. Vietinėje prižiūrima paieškos lentelė yra tokia tiksli, kaip jos paskutinis atnaujinimas.
Naudokite šį dizainą, kai: nuolat parduodate nedideliame, stabiliajame jurisdikcijų rinkinyje ir kas nors yra atsakingas už tarifų lentelės peržiūrą.
Nenaudokite jo, kai: siunčiate prekes visoje šalyje ir tikitės, kad „Excel“ iš kliento adreso be prižiūrimo duomenų šaltinio išves visus dabartinius vietinius tarifus.
Lankstesnėje darbaknygėje gali būti Mokesčio tarifas stulpelis kiekvienai eilutei ir skaičiavimas:
=ROUND([@[Taxable Amount]]*[@[Tax Rate]],2)Tada susumuokite „Mokesčio suma“ stulpelį.
Tai naudinga tik tada, kai eilutėms iš tikrųjų reikia skirtingo mokesčių režimo arba tarifų pagal taisykles, taikomas jūsų pardavimui. Tai taip pat padidina klaidingų įvesties duomenų skaičių.
Pranašumas: maksimalus skaičiuoklės lankstumas.
Trūkumas: sąskaitą faktūrą tampa sunkiau peržiūrėti, o vartotojai gali netyčia pasirinkti skirtingus tarifus eilutėse, kurios turėtų turėti tą patį jurisdikcinį tarifą.
Daugumai mažų įmonių, išrašančių įprastą sąskaitą faktūrą vienam klientui į vieną paskirties vietą, lengviau audituoti vieną patikrintą sąskaitos lygio tarifą kartu su eilučių apmokestinamumo žymomis.
„Excel“ puikiai automatizuoja formules. Ji mažiau tinka nuolat nustatyti mokesčių įsipareigojimus besikeičiančiose jurisdikcijose ir klientų aplinkybėse.
Svarstykite perkelti mokesčių skaičiavimą į savo apskaitos, sąskaitų faktūrų, prekybos arba specialią mokesčių sistemą, jei galioja keli iš šių teiginių:
Nėra stebuklingo sąskaitų faktūrų skaičiaus, nuo kurio CRM arba mokesčių variklis tampa privalomas. Sudėtingumas yra geresnis rodiklis.
Reikalavimai dokumentacijai skiriasi, tačiau sąskaita faktūra turėtų leisti atkurti, kaip buvo apskaičiuotas mokestis. Kaip vienas oficialus pavyzdys, Niujorkas nurodo pardavimo mokesčio mokėtojams saugoti įrašus, įskaitant surinkto mokesčio sumą, kiekvieno pardavimo sumą, sąskaitų faktūrų arba kvitų kopijas, jurisdikciją, kurioje vyko pardavimai ar pristatymai, ir atleidimo nuo mokesčio sertifikatus atleistoms nuo mokesčio operacijoms. Žr. Niujorko gaires dėl produktų ar paslaugų pardavimo.
„Excel“ darbo eigai naudingi vidiniai laukai gali būti:
Nebūtinai turite spausdinti kiekvieną vidinį lauką klientui skirtoje sąskaitoje faktūroje. Įrašuose palikite pakankamai informacijos, kad vėliau galėtumėte paaiškinti skaičiavimą.
Kai formulės veikia, apibrėžkite klientui skirtą sritį kaip spausdinimo diapazoną. „Microsoft“ Spausdinimo srities dokumentacija aiškina, kad „Excel“ gali išsaugoti paskirtą diapazoną spausdinimui vietoj viso darbalapio.
Prieš siųsdami sąskaitą faktūrą, naudokite Failas → Spausdinti ir peržiūrėkite spausdinimo peržiūrą. „Microsoft“ rekomenduoja peržiūrėti darbalapį, kad prieš spausdinant galėtumėte pastebėti puslapio orientacijos, paraščių, mastelio ir puslapio lūžių problemas. Žr. „Microsoft“ darbalapių spausdinimo vadovą.
Išlaikykite redaguojamą .xlsx failą kaip savo darbo įrašą ir siųskite PDF, kai norite stabilios klientui skirtos išdėstymo formos. „Microsoft“ dokumentuoja „Excel“ failų išsaugojimą kaip PDF per Failas → Išsaugoti kaip arba Išsaugoti kopiją ir pasirenkant PDF. Žr. „Microsoft“ Office PDF eksportavimo instrukcijas.
Tarkime, sąskaitoje faktūroje yra šie fiktyvūs elementai:
| Aprašymas | Kiekis | Vieneto kaina | Apmokestinama? | Suma | Apmokestinama suma |
|---|---|---|---|---|---|
| Produktas A | 2 | $100.00 | Taip | $200.00 | $200.00 |
| Paslauga B | 3 | $75.00 | Ne | $225.00 | $0.00 |
| Siuntimas | 1 | $20.00 | Taip* | $20.00 | $20.00 |
*Siuntimo apmokestinamumas yra tik iliustracinis. Patikrinkite tikrąją taisyklę savo sandoriui.
Tarpinė suma būtų $445.00, o apmokestinama tarpinė suma – $220.00. Jei patikrintas sandorio tarifas būtų 8,00 % vien šiam pavyzdžiui, formulė duotų:
Pardavimo mokestis = ROUND($220.00 * 8.00%, 2) = $17.60
Sąskaitos faktūros bendra suma = $445.00 + $17.60 = $462.60Svarbi dizaino savybė yra ta, kad skaičiuoklė parodo kodėl mokestis yra $17.60: į mokesčio bazę buvo įtraukta tik $220.00. Jei eilutės apmokestinamumas pasikeičia, skaičiavimas atnaujinamas automatiškai nekeičiant pagrindinės formulės.
Nemokamas „Excel“ sąskaitos faktūros šablonas gali efektyviai automatizuoti pardavimo mokesčio aritmetinius veiksmus, kai jūsų verslo mokesčių situacija yra valdoma. Daugumai mažų vietinių įmonių geriausias balansas yra eilučių lentelė, „Taip/Ne“ „Apmokestinama?“ laukas, vienas aiškiai pažymėtas patikrintas mokesčio tarfo įvesties laukas ir formulės apmokestinamai tarpinei sumai, pardavimo mokesčiui bei bendrai sumai.
Nesupainiokite formulės automatizavimo su mokesčių taisyklių automatizavimu. Tarifas, apmokestinamumas, kilmės taisyklė, atleidimai nuo mokesčio ir apvalinimo reikalavimai kyla iš atitinkamos mokesčių institucijos, o ne iš „Excel“. Jei tų taisyklių priežiūra tampa sunkiausia sąskaitų faktūrų išrašymo dalimi, tai yra metas svarstyti sistemą, sukurtą valdyti pardavimo mokesčių logiką, o ne pridėti daugiau sudėtingumo skaičiuoklėje.
Naudokite nemokamą „Excel“ nuomos nuosavybės stebėtoją pajamoms, išlaidoms, nuosavybei ir mėnesiniam pinigų srautui organizuoti. Sužinokite, ką fiksuoti, kaip tai nustatyti ir kokių klaidų vengti.
Naudokite šį nemokamą, paruoštą kopijavimui Agile projekto būsenos ataskaitos pristatymo šabloną, kad parodytumėte progresą, riziką, sprendimus ir tolesnius veiksmus, nepaversdami atnaujinimų triukšmu.
PowerPoint ekrano įraše yra vaizdas, bet nėra garso? Patikrinkite garso valdiklį, Windows mikrofono prieigą, įvesties nustatymus, atkūrimo suderinamumą, atnaujinimus ir taisymą.
Sukurkite nemokamą „Excel“ darbuotojų pamainų grafiką su automatiniais valandų skaičiavimais, naktinių pamainų apdorojimu, pertraukų atskaitomis, savaitiniais sumavimais, viršvalandžių planavimo žymomis ir spausdinamą komandos peržiūrą.
Sukurkite nemokamą „Excel“ sąskaitos faktūros šabloną, kuris automatiškai apskaičiuoja apmokestinamas sumas, pardavimo mokestį ir bendras sumas. Palyginkite vieno tarifo, paieškos lentelės ir eilučių mokesčių nustatymus bei sužinokite, kada „Excel“ nebeužtenka.
Konvertuokite PDF į redaguojamą Word dokumentą su minimaliu formatavimo praradimu naudodami Word arba Acrobat. Sužinokite, kada tinka tiesioginis konvertavimas, kada reikia OCR, ir kaip sutvarkyti lenteles, šriftus bei puslapių skirtukus.
Sukurkite spausdinamą statybos darbų sąmatą Excel programoje su darbų apimtimi, medžiagomis, darbo jėga, netiesioginėmis išlaidomis, rezervo lėšomis, antkainiu, mokesčiais ir spausdinimui paruoštomis sumomis – taip pat pateikiamos formulės ir klaidų, kurių reikia vengti, sąrašas.
Sukurkite praktinį potencialių klientų sekiklį „Excel“ programoje su lentele, etapo išskleidžiamaisiais sąrašais, pakartotinio susisiekimo datomis, vėlavimo žymomis, filtrais ir paprastu konversijos etapo santrauka – taip pat su ženklais, kad laikas pereiti prie CRM.
Sužinokite, kaip naudoti spausdinamą kasdienio laiko blokavimo šabloną PDF formato nuotoliniam darbui: planuokite susikaupimo blokus, susitikimus, pertraukas, rezervinius laikus ir teisingai jį atspausdinkite.
Palyginkite HubSpot nemokamą CRM ir Zoho CRM vienišiems nekilnojamojo turto agentams, įskaitant kontaktus, el. paštą, pardavimų etapus, konfigūravimą, automatizavimą, naudojimą mobiliajame telefone ir atnaujinimo kompromisus.
