Spausdinamas statybos darbų sąmatos šablonas Excel mažoms rangovų įmonėms

Jei esate mažas rangovas, kuriantis savo pirmąją sąmatą Excel programoje, pradėkite nuo vieno principo: padarykite darbų apimtį ir kainos pagrindą lengvai suprantamus. Klientas turėtų suprasti, kokie darbai įtraukti, o jūs turėtumėte galėti susieti galutinę kainą su kiekiais, darbo jėga, subrangovais, įranga, netiesioginėmis išlaidomis, rezervo lėšomis ir antkainiu.

Nereikia sąmatavimo programinės įrangos, kad sukurtumėte naudingą pasiūlymą kiekvienam mažam darbui. Excel gali puikiai tikti, kai darbų apimtis yra valdoma, galite įkainoti darbus pagal žinomus kiekius ir tarifus, o taip pat esate disciplinuotas atnaujindami prielaidas. Ribotumas yra tas, kad Excel šablonas nežino, ar jūsų matavimai yra teisingi, ar egzistuoja paslėptos sąlygos, ar jūsų jurisdikcijoje taikomi mokesčių, leidimų, garantijų, draudimo, licencijavimo ar sutarčių taisyklės.

Šis pradedantiesiems skirtas šablonas naudoja Microsoft dokumentuotas naujausias Excel funkcijas: Excel lenteles, struktūrizuotų nuorodų formules, puslapio nustatymus, spausdinimo sritį, spausdinimo peržiūrą ir PDF eksportavimą. Sąmatavimo koncepcijos taip pat atitinka autoritetingas viešas kainų skaičiavimo gaires: JAV energetikos departamentas tiesiogines išlaidas, netiesiogines arba netiesiogines išlaidas, kainų kilimą ir rezervo lėšas laiko atskirais punktais, kuriems turi būti dokumentuotas pagrindas, o JAV bendrųjų tarnybų administracija pabrėžia, kad sąmatų tikslumas gerėja, kai projekto apimtis ir projektinė informacija tampa aiškesnės.

Ko reikia prieš atidarant Excel

Prieš pradėdami formatuoti lapą, surinkite informaciją, kuri lemia kainą:

• Darbų apimtis: konkretūs darbai, kuriuos sutinkate įkainoti, įskaitant svarbias išimtis.
• Kiekiai: išmatuojami kiekiai, pvz., grindų kvadratiniai metrai, apdailos linijiniai metrai, įrenginių skaičius, darbo valandos arba vienetų skaičius.
• Vieneto kaina: kaina už vienetą – pvz., 4,25 USD už kvadratinį pėdą arba 65 USD už darbo valandą.
• Subrangovų pasiūlymai: santechnikos, elektros, šildymo, vėdinimo ir oro kondicionavimo, stogų dangos, betonavimo ar kiti specializuoti darbai, kuriuos perkate iš kito rangovo.
• Įranga ir specifinės projekto išlaidos: nuoma, konteineriai, pristatymas, laikina apsauga, leidimai, utilizavimas ir panašios išlaidos.
• Netiesioginės išlaidos: verslo išlaidos, kurios palaiko darbą, bet nėra patogiai priskiriamos vienai medžiagų ar darbo eilutei, pvz., biuro išlaidos, sąmatavimo laikas, programinė įranga, transporto priemonės, draudimas ir administravimas.
• Rezervo lėšos: skirta suma identifikuotam neapibrėžtumui sąmatoje, o ne neapibrėžtos apimties pakaitalas.
• Antkainio arba pelno metodas: kainodaros metodas, kurį jūsų įmonė naudoja paverčiant numatytą kainą pardavimo kaina.

DOE Kainų skaičiavimo vadovas atskirai aprašo tiesiogines ir netiesiogines išlaidas bei nurodo, kad rezervo lėšos turėtų turėti dokumentuotą pagrindą, susijusį su projekto rizika ir neapibrėžtumu. GSA dabartinės kainų valdymo gairės taip pat pažymi, kad sąmatos kinta ir paprastai tampa tikslesnės, kai apimtis ir projektas yra išsamiau apibrėžti.

Mažam gyvenamųjų arba lengvųjų komercinių objektų rangovui praktinė pamoka yra paprasta: neslėpkite visų nežinomųjų viename procentiniame dydyje. Užrašykite, ką žinote, ką priėmėte kaip prielaidą ir kurie punktai lieka leidimais arba išimtimis.

1 žingsnis: Sukurkite projekto, kliento, darbų apimties ir sąmatos sąlygų skiltis

Sukurkite darbalapį pavadinimu Sąmata. Viršuje palikite švarią antraštės sritį:

Po to pridėkite trumpą Darbų apimtis ir prielaidos skiltį. Pavyzdžiui:

Įtraukta:
- Esamų spintelių ir stalviršio nuėmimas
- Savininko patvirtintų spintelių montavimas
- Kvarcinio stalviršio montavimas
- Bazinis statybvietės tvarkymas

Prielaidos:
- Esamos sienos lieka vietoje
- Paslėpti vandens ar konstrukciniai pažeidimai neįtraukti
- Darbai atliekami įprastomis darbo dienomis

Darbų apimties deklaracija yra svarbesnė už dekoratyvinį prekės ženklą. Jei eilutėje parašyta tik „Virtuvės remontas – 18 500 USD“, jūs galite žinoti, ką šiandien turėjote omenyje, tačiau klientas po trijų savaičių gali prisiminti ką nors kita.

Sąmata prieš sutartį: sąmata yra kainos dokumentas, tačiau ar pasirašyta sąmata tampa teisiškai privaloma, priklauso nuo jos formuluotės, aplinkinės sutarties ir vietinių įstatymų. Nelaikykite, kad bendras Excel šablonas pakeičia sutarties dokumentus, pranešimus, atskleidimus ar licencijavimo kalbą, reikalingą jūsų darbo vietoje.

Pradedančiojo klaida, kurios reikia vengti: kainų nustatymas prieš stabilizuojant darbų apimtį. Išsami lentelė nepaverčia neaiškios apimties tikslią.

2 žingsnis: Sukurkite medžiagų lentelę su kiekiais ir vieneto kainomis

Sukurkite atskirą darbalapį pavadinimu Medžiagos, arba laikykite šią skiltį po projekto antrašte, jei sąmata yra trumpa. Naudokite tokias stulpelius:

Aukščiau pateikti pavyzdiniai skaičiai yra fiktyvūs. Pakeiskite juos savo tiekėjų pasiūlymais, dabartiniais kainoraščiais arba dokumentuotais sąmatavimo duomenimis.

Paverskite šį diapazoną Excel lentele naudodami Pradžia → Formatuoti kaip lentelę. Microsoft oficialus Excel lentelių vadovas aiškina, kad lentelės skirtos susijusiems duomenims grupuoti ir analizuoti. Lentelės ypač naudingos sąmatoje, nes formulės gali automatiškai išplisti į naujas eilutes.

Jei pavadinsite lentelę Medžiagos, sumos formulė gali naudoti struktūrizuotą nuorodą:

=[@Kiekis]*[@[Vieneto kaina]]

Microsoft struktūrizuotų nuorodų dokumentacija aiškina, kad lentelių ir stulpelių pavadinimai koreguojami pridedant ar šalinant eilutes. Tai saugiau nei kurti fiksuotą formulę, kuri sustoja 25-oje eilutėje ir netyčia neįtraukia naujos medžiagos, įvestos 26-oje eilutėje.

Sumai už lentelės ribų galite naudoti:

=SUM(Medžiagos[Suma])

Sąmoningai įskaičiuokite atliekas

Medžiagoms, tokioms kaip grindys, plytelės, stogų danga, apdaila ir lakštinės medžiagos, gali prireikti atliekų ar pertekliaus dėl pjovimo, lūžių, rašto suderinimo ar minimalių pirkimo kiekių. Nėra universalaus atliekų procentinio dydžio, kuris būtų teisingas kiekvienai specialybei ir išdėstymui.

Jei naudojate atliekų koeficientą, parodykite jį aiškiai. Pavyzdžiui, jei išmatuotos grindys yra 200 kvadratinių pėdų, o jūsų konkrečiam darbui reikalingas 7 % leidimas:

Užsakymo kiekis = 200 * (1 + 7%)

Tai duoda 214 kvadratines pėdas. Šiame pavyzdyje pateikti 7 % yra iliustraciniai, o ne rekomenduojamas standartas.

Pradedančiojo klaida, kurios reikia vengti: kopijuoti bendrą atliekų procentinį dydį iš kitos specialybės ar projekto nepatikrinus matmenų, rašto, pakuočių dydžių ir tiekėjų taisyklių.

3 žingsnis: Pridėkite darbo jėgą, subrangovus, įrangą, netiesiogines išlaidas, rezervo lėšas ir antkainį

Darbo jėga

Darbo jėgos kaina yra numatyta laiko, reikalingo darbui atlikti, kaina. Pradedantiesiems skirta lentelė gali naudoti:

Vėlgi, šie tarifai yra tik pavyzdžiai. Jūsų darbo jėgos tarifas gali turėti padengti daugiau nei darbuotojo valandinį atlyginimą. Priklausomai nuo to, kaip jūsų įmonė skaičiuoja išlaidas, darbo užmokesčio mokesčiai, darbuotojų draudimas, išmokos, mokamas neefektyvus laikas ir kita darbo našta gali būti įskaičiuota į darbo jėgos tarifą arba tvarkoma kitur. Svarbiausia taisyklė yra nuoseklumas: žinokite, ką jūsų tarifas apima, kad nepraleistumėte realių išlaidų arba neskaičiuotumėte tų pačių išlaidų du kartus.

Naudokite tą pačią eilutės formulę:

=[@Valandos]*[@[Darbo tarifas]]

Subrangovai, įranga, leidimai, utilizavimas ir kitos tiesioginės išlaidos

Tiesioginės išlaidos yra išlaidos, kurias galite pagrįstai susieti su konkrečiu darbu. Priklausomai nuo projekto, jos gali apimti:

• subrangovų pasiūlymus;
• įrangos nuomą;
• konteinerio arba utilizavimo mokesčius;
• pristatymą ir krovininį transportą;
• leidimų arba inspekcijos mokesčius;
• laikiną apsaugą;
• konkrečiam darbui skirtą draudimą arba garantijos kaštus, jei taikoma.

Nesugalvokite leidimų, mokesčių ar garantijų procentinių dydžių vien tam, kad užpildytumėte skaičiuoklę. Naudokite faktinius vietinius reikalavimus arba aiškiai dokumentuotą leidimą.

Netiesioginės išlaidos

Netiesioginės išlaidos reiškia išlaidas, būtinas verslui valdyti, kurios nėra patogiai priskiriamos vienam įrengtos darbo vienetui. Pavyzdžiai gali apimti biuro nuomą, apskaitą, sąmatavimą, programinę įrangą, bendrąjį draudimą, telefonus, vadovybės laiką ir transporto priemones. Kaip atgaunate šias išlaidas, yra verslo kainodaros sprendimas.

Galite taikyti netiesioginių išlaidų tarifą sutartam kaštų bazei:

Netiesioginių išlaidų leidimas = Taikytina kaštų bazė * Netiesioginių išlaidų tarifas

Nekopijuokite kito rangovo netiesioginių išlaidų procentinio dydžio. Jų personalas, draudimas, biuras, įranga, geografinė padėtis ir apimtys gali būti visiškai skirtingi nuo jūsų.

Rezervo lėšos

Rezervo lėšos yra suma, įtraukta siekiant spręsti neapibrėžtumą numatytame darbe. DOE kainų skaičiavimo gairės apibūdina rezervo lėšas kaip sumą neapibrėžtumams, tokiems kaip nepilnas projektas ar nenuspėjamos sąlygos, ir nurodo, kad jų pagrindas turėtų būti dokumentuotas.

Todėl rezervo lėšos turėtų būti susijusios su priežastimi. Pavyzdžiui: „Esamos sienos būklė negali būti visiškai apžiūrėta iki ardymo; sąmatoje įtrauktas nurodytas leidimas nedideliam pagrindo remontui.“

Pradedančiojo klaida, kurios reikia vengti: naudoti rezervo lėšas žinomam darbui, kurį tiesiog pamiršote įkainoti, padengti. Jei žinote, kad darbas yra būtinas, įtraukite jį į sąmatą kaip tikrą eilutę.

Antkainis nėra tas pats, kas marža

Antkainis yra pelnas arba kainos padidinimas, išreikštas procentais nuo kaštų. Pelno marža yra pelnas, išreikštas procentais nuo pardavimo kainos. Jos matematiškai skiriasi.

Jei numatyti kaštai yra 100 USD ir pridedate 20 % antkainį:

Pardavimo kaina = 100 USD * (1 + 20%) = 120 USD
Pelnas = 20 USD
Pelno marža = 20 USD / 120 USD = 16,67%

Jei vietoj to jūsų tikslas yra 20 % bendroji marža, pardavimo kainos formulė yra:

Pardavimo kaina = Kaštai / (1 - Tikslinė marža)
Pardavimo kaina = 100 USD / (1 - 20%) = 125 USD

Pasirinkite kainodaros metodą, kurį jūsų įmonė iš tikrųjų naudoja, ir teisingai pažymėkite lapą. Darbaknygė, kuri antkainį vadina „marža“, gali sukelti sistemingą kainų sumažinimą.

Pradedančiojo klaida, kurios reikia vengti: sudėti atskiras netiesioginių išlaidų, antkainio ir darbo jėgos tarifų leidimas nežinant, kurios išlaidos jau yra įskaičiuotos į kiekvieną tarifą. Dvigubas skaičiavimas gali padaryti sąmatą nekonkurencingą; jų praleidimas gali padaryti laimėtą darbą nepelningą.

4 žingsnis: Sukurkite sąmatos suvestinę ir padarykite ją spausdinamą

Klientui skirta suvestinė turėtų būti lengvai patikrinama neatidengiant kiekvieno vidinio verslo skaičiavimo, kurį norite laikyti privačiu. Paprasta vidinė suvestinė galėtų atrodyti taip:

Toliau pateiktame pavyzdiniame paveikslėlyje iliustracijai naudojama supaprastinta fiktyvi bendra suma ir mokesčio eilutė. Nekopijuokite jo 8 % mokesčio tarifo. Statybos pardavimo mokesčio taikymas gali priklausyti nuo valstijos ir vietinių taisyklių, darbo tipo, ar medžiagos, ar paslaugos yra apmokestinamos, ir kaip sandoris yra struktūruotas. Patikrinkite taisyklę su atitinkama valstijos ar vietine mokesčių institucija arba savo mokesčių specialistu.

Nustatykite spausdinimo sritį

Pažymėkite tik klientui skirtą sąmatą ir naudokite Puslapio išdėstymas → Spausdinimo sritis → Nustatyti spausdinimo sritį. Microsoft oficialus spausdinimo srities vadovas aiškina, kad Excel išsaugo apibrėžtą spausdinimo sritį kartu su darbaknyge ir spausdina tik tą diapazoną, nebent jį pakeisite.

Pasirinkite puslapio orientaciją ir mastelį

Atidarykite Puslapio išdėstymas → Puslapio nustatymai. Microsoft dokumentuoja valdiklius portretinei arba kraštinei orientacijai, popieriaus dydžiui, paraštėms ir masteliui. Plačiai sąmatai naudingas pradinis taškas yra Kraštine orientacija ir Talpinti į 1 puslapio plotį, leidžiant tiek puslapių aukščio, kiek reikia.

Ta paskutinė dalis yra svarbi. Priverstinis 60 eilučių sąmatos sutalpinti į vieną fizinį puslapį gali sumažinti tekstą tiek, kad „spausdinamas šablonas“ techniškai būtų vienas puslapis, bet praktiškai neįskaitomas. Microsoft puslapio nustatymų dokumentacija aiškina, kad galite sutalpinti darbalapį į nurodytą puslapių skaičių pločiu ir aukščiu.

Naudokite spausdinimo peržiūrą prieš siųsdami

Atidarykite Failas → Spausdinti ir apžiūrėkite peržiūrą. Microsoft rekomenduoja peržiūrėti darbalapį prieš spausdinant, kad galėtumėte pakoreguoti orientaciją, paraštes, mastelį ir puslapių skaidymą. Žiūrėkite jo darbalapio spausdinimo vadovą.

Ieškokite:

• stulpelių, nukirptų dešiniajame krašte;
• mažo teksto, kurį sukėlė per didelis mastelio keitimas;
• sumos, atskirtos nuo ją apibendrinančių eilučių;
• tuštų puslapių, kuriuos sukėlė neteisinga spausdinimo sritis;
• pastabų arba išimčių, trūkstamų spausdinimo diapazone;
• antraščių, kurios nesikartoja, kai ilga sąmata apima kelis puslapius.

Išsaugokite PDF kopiją klientui

Laikykite Excel darbaknygę kaip redaguojamą sąmatavimo failą ir siųskite PDF, kai norite, kad sąmata išlaikytų numatytą puslapio išdėstymą. Microsoft oficialios Office PDF instrukcijos dokumentuoja Excel išvesties išsaugojimą kaip PDF dalijimuisi ir spausdinimui.

Naudokite pataisoms palankų failo pavadinimą, pvz.:

EST-2026-014_Smith-Kitchen_Rev1.pdf

Jei pasikeičia darbų apimtis arba kaina, išduokite aiškiai numeruotą pataisą, o ne tyliai pakeiskite seną failą.

Kopijavimui paruošta darbaknygės struktūra

Pradedančiajam nereikia dvylikos darbalapių. Keturių pakanka daugeliui mažų darbų:

Darbalapis	Paskirtis
Sąmata	Kliento ir projekto duomenys, darbų apimtis, prielaidos, klientui skirta bendra suma
Medžiagos	Medžiagų kiekiai, vienetai, kaštai, atliekų leidimai, sumos
Darbo jėga ir kita	Darbo valandos/tarifai, subrangovai, įranga, leidimai, utilizavimas, kitos tiesioginės išlaidos
Suvestinė	Vidinis kaštų suvedimas, netiesioginės išlaidos, rezervo lėšos, antkainio/maržos metodas, mokesčiai, galutinė kaina

Jei jūsų projektai yra labai maži, galite sujungti visas keturias skiltis viename darbalapyje. Jei jūsų darbams reguliariai reikia daug alternatyvų, mazgų, etapų, brigadų, tiekėjų palyginimų, pakeitimų užsakymų arba istorinių kaštų duomenų bazių, specializuota sąmatavimo sistema gali būti lengviau prižiūrima nei nuolat plečiant Excel modelį.

Dažnos klaidos, dėl kurių profesionaliai atrodanti sąmata tampa nepatikima

1. Vienos bendros sumos naudojimas be darbų apimties detalizavimo

Kaina be pakankamo aprašymo palieka vietos prieštaringiems lūkesčiams. Suskirstykite darbus į logines skiltis ir parašykite išimtis.

2. Pardavimo kainos painiojimas su kaštais

Tiekėjo sąskaita faktūra, darbuotojo atlyginimas arba subrangovo pasiūlymas nebūtinai yra galutinė pardavimo kaina. Įsitikinkite, kad darbaknygėje yra kaštų atgavimo ir pelno metodas, kurį jūsų įmonė ketina naudoti.

3. Mažų konkrečiam darbui būdingų kaštų pamiršimas

Pristatymas, utilizavimas, medžiagos, laikina apsauga, įranga, leidimų mokesčiai, kelionės ir tvarkymas gali būti atskirai nedideli, bet reikšmingi iš viso.

4. Dvigubas netiesioginių išlaidų skaičiavimas

Jei darbo jėgos arba įrangos tarifas jau apima tam tikras netiesiogines išlaidas, supraskite tai prieš taikydami kitą bendrą netiesioginių išlaidų koeficientą.

5. Rezervo lėšų traktavimas kaip garantuoto pelno

Rezervo lėšos sprendžia neapibrėžtumą sąmatoje. Jos turėtų turėti pagrindą ir neturėtų būti painiojamos su jūsų įprastu pelno skaičiavimu.

6. Kito žmogaus mokesčio tarifo kopijavimas

Mokesčio taikymas skiriasi priklausomai nuo jurisdikcijos ir projekto tipo. Laikykite tarifą įvesties langeliu ir patikrinkite taikomą taisyklę prieš išduodami sąmatą.

7. Spausdinimas prieš patikrinant puslapių skaičių

Excel gali taip agresyviai sumažinti plačią lapą, kad klientai negalėtų jo perskaityti. Naudokite spausdinimo peržiūrą ir pirmenybę teikite įskaitomumui, o ne visko sutalpinimui į vieną puslapį.

Galutinis pradedančiojo sąrašas prieš išsiunčiant sąmatą

• Ar sąmatoje nurodytas rangovas, klientas, statybvietė, data ir pataisa?
• Ar darbų apimtis yra pakankamai konkreti, kad kitas asmuo galėtų pasakyti, kas įtraukta ir kas ne?
• Ar medžiagų kiekiai atitinka naujausius matavimus arba brėžinius?
• Ar tiekėjų ir subrangovų kainos yra pakankamai naujos sąmatos galiojimo laikotarpiui?
• Ar kiekviena darbo jėgos užduotis turi pagrįstą valandų ir tarifo prielaidą?
• Ar buvo įvertintos įrangos, pristatymo, utilizavimo, leidimų ir kitos tiesioginės išlaidos?
• Ar žinote, kurios išlaidos jau yra įtrauktos į darbo jėgos tarifus arba kitus antkainius?
• Ar rezervo lėšos yra susijusios su identifikuojamu neapibrėžtumu, o ne naudojamos kaip paslėptas užpildas?
• Ar formulė naudoja antkainį, jei turite omenyje antkainį, ir maržą, jei turite omenyje maržą?
• Ar buvo patikrintas bet koks taikomas mokesčio taikymas projekto jurisdikcijai?
• Ar spausdinimo peržiūroje matomas įskaitomas tekstas, pilnos sumos ir visos darbų apimties pastabos?
• Ar atskirai išsaugojote redaguojamą darbaknygę ir aiškiai pavadintą kliento PDF failą?

Naudinga statybos sąmata nėra ta, kurioje yra daugiausia formulių. Tai ta, kurią galite paaiškinti. Pradedantiesiems skirtas Excel šablonas turėtų leisti jums nukreipti nuo galutinės kainos atgal į darbų apimtį, kiekius, tarifus, prielaidas ir kainodaros metodą neperstatant skaičiavimo galvoje. Pradėkite nuo tokios skaidrios struktūros, spausdinkite ją švariai ir pridėkite sudėtingumo tik tada, kai jūsų darbams tai iš tikrųjų reikia.