Žurnalo parinkčių nustatymas programoje Outlook 2002

Žvaigždžių data 2002: Ant , iš Starship kapitonas Įmonių ištikimai daro kasdien įrašus žvaigždės žurnale. Kapitonas įrašo informaciją apie įgulos tyrinėtas planetas, ateivius, su kuriais jie kovojo, ir keistus reiškinius, kuriuos jie pastebėjo gilioje erdvėje, kur anksčiau nebuvo buvęs nė vienas vyras (ar moteris).

Dabar tavo eilė. Kaip ir įmonės kapitonas , galite įrašyti savo kasdienį bendravimą su keistomis būtybėmis keistoje aplinkoje stresinėmis aplinkybėmis, net jei visos keistos būtybės yra jūsų biure. „Outlook“ žurnalas yra jūsų žvaigždžių žurnalas.

Be jokios abejonės, galaktikos kapitonas naudoja kapitono žurnalą siaubingai svarbiems dalykams, bet jūsų žurnalas jums tarnauja labiau tiesiogiai. Kartais, kai reikia rasti dokumentą ar pokalbio įrašą, neprisimenate, kaip dokumentą pavadinote arba kur jį išsaugojote, bet prisimenate, kada sukūrėte ar gavote elementą. Tokiu atveju galite nueiti į žurnalą ir patikrinti datą, kada prisimenate, kaip dirbote su preke, ir rasti tai, ką jums reikia žinoti.

Vis dėlto, norėdami gerai išnaudoti žurnalą, turite jį naudoti. Galite nustatyti, kad „Outlook“ padarytų žurnalo įrašus beveik viskam, ką darote, arba galite visiškai išjungti žurnalą ir nedaryti jokių įrašų. Jei nieko neįdėsite į žurnalą, nieko negausite.

Koks yra lengviausias būdas padaryti įrašus žurnale? Nieko nedaryk. Žurnalas automatiškai įrašo bet kokį dokumentą, kurį sukuriate, redaguojate ar spausdinate naudodami bet kurią „Office XP“ programą. Žurnalas taip pat automatiškai seka el. pašto žinutes, susitikimų užklausas ir atsakymus bei užduočių užklausas ir atsakymus. Kelios programos, išskyrus Microsoft Office programas, taip pat gali daryti įrašus žurnale, tačiau ši funkcija dažniausiai naudojama su Office XP programomis.

Yra gudrybė: turite pasakyti „Outlook“, kad norite įjungti automatinį žurnalo įrašymą. (Gerai, todėl jūs turite šiek tiek ką nors padaryti.) Laimei, jei nesate suaktyvinę žurnalo automatinio įrašymo funkcijos, Outlook 2002 klausia, ar norite įjungti šią funkciją kiekvieną kartą, kai spustelėsite žurnalo piktogramą.

Norėdami įjungti žurnalo automatinio įrašymo funkciją, atlikite šiuos veiksmus:

1. Pasirinkite Įrankiai–>Parinktys.

Pasirodo dialogo langas Parinktys.

2. Spustelėkite mygtuką Žurnalo parinktys.

Rodomas dialogo langas Žurnalo parinktys, kaip parodyta 1 paveiksle, su visų tipų veiklos, kurias galite įrašyti automatiškai, žymės langeliais ir visų žmonių, kuriems galite automatiškai įrašyti operacijas, pvz., el. paštu, vardais.

1 pav. Dialogo langas Žurnalo parinktys.

3. Spustelėkite, jei norite pažymėti elementus ir failus, kuriuos norite automatiškai įrašyti, ir adresatus, apie kuriuos norite įrašyti informaciją.

Žmonių sąrašas lauke Šiems adresatams yra toks pat kaip ir jūsų kontaktų sąraše esančių žmonių sąrašas. Galite rankiniu būdu kurti žurnalo įrašus žmonėms, kurių nėra jūsų kontaktų sąraše; žr. kitą skyrių „„Outlook“ elemento įrašymas žurnale rankiniu būdu“.

Kai pridedate vardus į kontaktų sąrašą kontaktų modulyje, tie vardai nenustatomi automatiškai įrašyti žurnale. Turite pažymėti vardą dialogo lange Žurnalo parinktys arba atidaryti kontaktų įrašą, spustelėti skirtuką Žurnalas ir pažymėti Automatiškai įrašyti šių kontaktų žurnalo įrašus.

4. Spustelėkite Gerai.

Žurnalas automatiškai įrašo tuos elementus ir failus, kuriuos pasirinkote adresatams, kuriuos pavadinote.

„Outlook“ elemento įrašymas į žurnalą rankiniu būdu

Jei nenorite perkrauti savo žurnalo viską įrašydami automatiškai, pasirinktus elementus galite įvesti rankiniu būdu – tiesiog nuvilkite juos į žurnalo piktogramą. Pavyzdžiui, galbūt nenorėsite įrašyti kiekvienos operacijos su potencialiu klientu, kol nesate tikri, kad bendraujate su tuo klientu. Galite vilkti atitinkamus el. pašto pranešimus į žurnalą ir išsaugoti rimtų užklausų įrašą. Kai iš tikrųjų pradedate verslą su nauju klientu, galite nustatyti automatinį įrašymą.

Norėdami rankiniu būdu įrašyti elementus į žurnalą, atlikite šiuos veiksmus:

1. Nuvilkite elementą, kurį norite įrašyti (pvz., el. pašto pranešimą), į žurnalo piktogramą.

Pasirodo žurnalo įrašo forma (žr. 2 pav.). Formos apačioje yra piktograma, nurodanti įrašomą elementą, kartu su elemento pavadinimu.

2 pav. Žurnalo įrašas su nuoroda į el. laišką, pridėtą teksto laukelyje.

2. Įveskite informaciją, kurią norite įrašyti.

Tačiau jums nereikia nieko įrašyti. Ekrano apačioje esančiame teksto laukelyje yra vietos užsirašyti sau, jei norite ja pasinaudoti.

3. Spustelėkite Įrašyti ir uždaryti.

Jūsų įrašytas elementas įrašomas į žurnalą.

Dokumento įrašymas į žurnalą

Jei jūsų mėgstamiausia programa, pvz., piešimo ar leidybos programa, nerodoma programų, kurios gali daryti automatinius įrašus žurnale, sąraše, dar ne viskas prarasta – galite nuvilkti dokumentus iš Outlook aplanko Mano kompiuteris į Žurnalo aplankas, skirtas kurti žurnalo įrašus tų programų failams. Kadangi žurnalas gali sekti įvairių tipų informaciją apie dokumentą, išskyrus datą ir laiką (pvz., klientą, temą ir kai kurias pastabas), galite naudoti žurnalą failams, kuriuos sukuriate programose, kurios nėra dalis. Microsoft Office. Jei pasirinkote leisti „Outlook“ automatiškai kurti žurnalo įrašus jūsų „Office XP“ programoms, jums nereikės daryti įrašų „Office XP“ dokumentams.

Norėdami įrašyti dokumentą į žurnalą, atlikite šiuos veiksmus:

1. „Outlook“ juostoje spustelėkite skyriklio juostą Kiti spartieji klavišai.

Rodomos piktogramos grupėje Kiti spartieji klavišai, įskaitant piktogramą Mano kompiuteris.

2. „Outlook“ juostoje spustelėkite piktogramą Mano kompiuteris.

Pasirodo jūsų diskų sąrašas (žr. 3 pav.).

3 pav. Mano kompiuteryje esančių diskų sąrašas.

3. Raskite dokumentą, kurį norite įrašyti.

Dukart spustelėkite diską, kuriame yra dokumentas, kurį norite įrašyti. Tada dukart spustelėkite aplanką, kuriame įrašote dokumentus, kad rastumėte dokumentą, kurį norite įrašyti. Paryškinkite tai.

4. Spustelėkite Outlook sparčiųjų klavišų skyriklio juostą Outlook juostoje.

Rodomos „Outlook“ sparčiųjų klavišų grupės piktogramos, įskaitant žurnalo piktogramą.

5. Nuvilkite dokumentą į žurnalo piktogramą.

Pasirodo žurnalo įrašo forma su piktograma teksto laukelyje, vaizduojančia įrašomą failą.

6. Spustelėkite Įrašyti ir uždaryti.

Jūsų dokumentas įrašomas į žurnalą.

Didelis dokumentų įrašymo į žurnalą pranašumas yra tai, kad žurnalo įrašai iš tikrųjų yra nuorodos į pačius dokumentus. Kai įvedate dokumentą į žurnalą, galite greitai pasiekti informaciją, kurią išsaugojote apie dokumentą, ir tik vienu spustelėjimu pasieksite patį dokumentą. Taigi, jei naudojate ne „Office XP“ programą, kuri kuria failus, kuriuose nėra daug informacijos apie save, žurnalas yra puiki vieta dokumento informacijai sekti. Pavyzdžiui, jei išsaugote paveikslėlius iš piešimo programos kompiuteryje, galbūt norėsite išsaugoti daugiau informacijos apie kiekvieną paveikslėlį nei tik failo pavadinimą. Jei kuriate žurnalo įrašus kiekvienam failui, galite pasidaryti pastabas apie kiekvieną žurnalo paveikslėlį. Kai rasite norimos nuotraukos žurnalo įrašą, tiesiog dukart spustelėkite paveikslėlio piktogramą. Atsidaro programa, kurią naudojate norėdami pamatyti paveikslėlį.