Versijų kūrimo nustatymų naudojimas „SharePoint 2016“.

„SharePoint 2016“ versijų nustatymo parametrų srityje yra keletas geidžiamiausių bet kurios programos nustatymų. Versijų nustatymai apima daugumą dokumentų valdymo arba turinio valdymo pasirinkimų. Taigi jūsų nauja dokumentų / turinio valdymo mantra yra patvirtinimas, versijų kūrimas ir patikrinimas. Galite pasakyti tai miegodami. Pagal nutylėjimą, patvirtinimo versijų, arba patikrinti reikalavimą nustatymai nėra įjungtas komandos svetainėje.

Versijų kūrimas pagal numatytuosius nustatymus yra išjungtas, nes jis užima daug vietos duomenų bazėje. Kiekvieną kartą, kai sukuriama nauja versija, duomenų bazė auga. Tačiau versijų kūrimas yra svarbus bet kokiam darbui, todėl rekomenduojama jį įjungti.

Jei norite, kad šios parinktys būtų įjungtos, kai sukonfigūruojamos jūsų svetainės, apsvarstykite galimybę naudoti publikavimo svetainę.

Prieš pasirinkdami šias parinktis, įsitikinkite, kad išmanote savo komandos verslo procesus. Jei dokumentai nuodugniai tikrinami ir patvirtinami ne „SharePoint“ procese, galbūt nenorėsite arba nereikės patvirtinimo ar išsiregistravimo nustatymų. Jei jūsų dokumentai yra vaizdai, galite arba nenorėsite taikyti versijų nustatymo, jei versijos jums nėra svarbios ir jums nereikės grįžti prie senesnės versijos.

Apsvarstykite galimybę naudoti kelias dokumentų bibliotekos programas ir pritaikykite skirtingus nustatymus pagal poreikį. Pavyzdžiui, jei bibliotekos programoje turite 100 dokumentų ir tikrai reikia tik 5 tų dokumentų versijų nustatymo ir patvirtinimo, galbūt juos galima įdėti į bibliotekos programą su papildoma konfigūracija.

Versijų kūrimas gali būti viena iš labiausiai nesuprantamų SharePoint dokumentų valdymo funkcijų. Versijų nustatymas yra naudingas apsaugos mechanizmas, nes prireikus galite grįžti į ankstesnę dokumento versiją. „SharePoint“ versijos yra to paties dokumento kopijos skirtingais intervalais redaguojant.

Galbūt norėsite prie savo rodinių pridėti stulpelį Versijos, kad vartotojai galėtų greitai pamatyti dokumento versiją. Kitu atveju naudotojai prie dokumento pavadinimo ar pavadinimo prideda versijų nustatymo informaciją, pvz., Darbuotojo žinyno v1.0, Darbuotojo vadovo v2.0 arba šį, Client_Proposal_Final_v3.0_FINAL_KW-edited_RW-reviewed_FINAL-DO-NOT-REVISE_02-06 -2017_ROSEMARIE-SIGNED-OFF-FINAL_FINAL.

Atlikite šiuos veiksmus, kad pritaikytumėte arba pakeistumėte versijų nustatymo nustatymus:

Puslapyje Bibliotekos nustatymai arba Sąrašo nustatymai spustelėkite nuorodą Versijų nustatymai.
Versijų nustatymo nustatymų puslapio skiltyse yra turinio patvirtinimas, dokumento versijos istorija, juodraščio elemento sauga ir reikalavimas išsiregistruoti (tik bibliotekos programoms).

Tada turite pasirinkti, ar norite reikalauti, kad pateiktų elementų turinys būtų patvirtintas. Šį pasirinkimą galite padaryti pasirinkdami akutę Taip arba Ne puslapyje Versijų nustatymai (pasiekiama atliekant 1 veiksmą).
Jei pasirinkote Taip, atsakydami į klausimą, ar reikalingas pateiktų elementų turinio patvirtinimas?, asmenys, turintys leidimus Patvirtinti elementus, visada galės matyti elementų juodraštį.
Elementai, kurie dar nepatvirtinti (tai reiškia, kad jie yra juodraščio versijos), nematomi svetainės nariams ar lankytojams. Skiltyje Juodraščio elemento sauga galite nurodyti, kam norite peržiūrėti juodraščius.

Skiltyje Dokumento versijų istorija pasirinkite akutę, kad nurodytumėte, ar naudoti be versijų, kurti pagrindines versijas, kurti pagrindines ir mažesnes (juodraščius) versijas arba (pasirinktinai) nurodykite išsaugotų versijų skaičių, įvesdami skaičių.
Sąrašo arba bibliotekos programos numatytoji vertė yra No Versioning. Galite pasirinkti pagrindines versijas (1.0, 2.0, 3.0 ir t. t.) arba pagrindines ir mažesnes versijas (1.0, 1.2., 1.3, 2.0 ir t. t.). Pasirinkę vieną iš dviejų paskutinių parinkčių, galite nustatyti kiekvieno tipo versijų skaičiaus ribą, įvesdami skaičių iki 10 000.

Pasirinkite, kas gali matyti juodraščio elementus, skiltyje Juodraščio elemento sauga pasirinkę radijo mygtuką Juodraščio elemento sauga.
Ši skiltis išjungta, nebent leidžiate nedideles (juodraščius) versijas arba reikalaujate patvirtinti savo dokumentų ar sąrašo elementų turinį. Čia yra trys parinktys, kurios gali matyti juodraščius: bet kuris vartotojas, galintis skaityti elementus, tik naudotojai, galintys redaguoti elementus arba tik naudotojai, kurie gali patvirtinti (ir autorius).

Nustatykite, ar reikalauti, kad naudotojai, redaguojantys dokumentus, išsiregistruotų, pasirinkdami radijo mygtuką Taip arba Ne.
Nors kartais gali kilti problemų, kai reikia išsiregistruoti, tai dar vienas geras saugos mechanizmas, užtikrinantis, kad kiti naudotojai nematytų dokumento, kuriam daroma įpusė modifikacija, arba kad keli vartotojai tuo pačiu metu redaguotų (paskutinis išsaugojimas laimi).
Apsvarstykite galimybę į savo rodinius įtraukti stulpelį Išsiregistravo, kad vartotojai galėtų greitai pamatyti, kas išregistravo prekę.

Spustelėkite Gerai arba Atšaukti.

Jei spustelėsite Gerai, bus pritaikyti versijų kūrimo nustatymai. Išbandykite juos!

Peržiūrėdami dokumentus bibliotekos programoje, galite spustelėti elipsę, kad pamatytumėte kontekstinį meniu. Šis meniu leidžia dokumento redaktoriui patikrinti / patikrinti dokumentą, patvirtinti, pradėti darbo eigą ir pan. Kadangi meniu yra kontekstinis, jei patvirtinimas nenustatytas, pavyzdžiui, bibliotekoje ar sąraše, Patvirtinti meniu nerodoma. Jei dokumentas yra išregistruotas, pasirodo parinktis Išmesti išsiregistravimą.

Dokumento kontekstinis meniu.

Daugeliu atvejų komandos nariai naršo į svetainę naudodami naršyklę, kad dirbtų su sąrašo programomis. Tačiau pagalvokite, kaip jūsų komanda sąveikauja su dokumentais. Jie gali naršyti į programą naudodami naršyklę, bet taip pat gali susieti iš žymės arba atidaryti dokumentą tiesiai iš redagavimo programos (pvz., Word, Excel ar PowerPoint). Nors dabartinės „Office“ versijos palaiko ir sąveikauja su „SharePoint Library“ programos parametrais, vartotojai gali nežinoti, kur rasti šias komandas.

Išvenkite nusivylimo skirdami šiek tiek laiko, kad kartu su komanda peržiūrėtumėte nustatymus ir parinktis. Mokymai apie šias dokumentų valdymo parinktis yra viena iš svarbiausių rekomendacijų, kad „SharePoint“ bendradarbiavimas būtų sėkmingas, ypač komandoms, kuriose yra daug narių ar bendradarbių.