Užduočių kūrimas ir tvarkymas programoje „Outlook“.

Galite naudoti „Outlook“ užduočių langą, kad pamatytumėte, ką turite padaryti, kada tai padaryti ir ar turėjote tai padaryti jau seniai. Užduočių lango sąraše terminai aiškiai parodo, kaip sumaniai laužomas rykštė ir kaip arti laikotės ar praleidote terminus. Per jūsų atliktas užduotis atsiranda pilka linija. Užduotys, kurių terminas vėluoja, rodomos raudonai.

Užduoties įvedimas užduočių lange

„Outlook“ siūlo du būdus įvesti užduotį užduočių lange:

Greitas būdas: norėdami greitai įvesti užduotį, atlikite šiuos veiksmus:

1. Spustelėkite lango viršuje, kur parašyta „Spustelėkite čia, kad pridėtumėte naują užduotį“.

2. Įveskite kelis žodžius užduočiai apibūdinti.

3. Laukelyje Terminas įveskite terminą.

Norėdami įvesti datą, įveskite ją patys arba atidarykite išskleidžiamąjį kalendorių ir pasirinkite datą.

Lėtesnis, bet išsamesnis būdas: jei norite, kad užduotis būtų tinkamai nustatyta, atlikite šiuos veiksmus:

1. Spustelėkite mygtuką Naujas, paspauskite Ctrl+N arba pasirinkite Veiksmas –> Nauja užduotis.

Pamatysite užduočių formą. Šioje formoje yra vietų, kur galite įvesti visą informaciją apie savo užduotį.

2. Formoje Užduotis apibūdinkite užduotį.

3. Įveskite pradžios ir termino datas.

4. Apibūdinkite užduoties būseną.

5. Suteikite užduoties prioritetus.

6. Užsirašykite pastabas apie užduotį.

7. Baigę aprašyti užduotį, spustelėkite mygtuką Įrašyti ir uždaryti.

Užduoties formoje spustelėję mygtuką Pasikartojimas, galite įvesti užduotį, kuri kartojasi vėl ir vėl. Dialogo lange Užduoties pasikartojimas apibūdinkite, kaip dažnai užduotis kartojasi. „Outlook“ užduočių lange pasikartojančias užduotis pažymi neįprasta piktograma. Tai atrodo kaip iškarpinė, prie kurios priklijuotas tualetinio popieriaus gabalas.

Naudokite užduoties formos skirtuką Išsami informacija, kad galėtumėte sekti valandas, kurias dirbate su projektu, įmones, kuriose dirbate, ir kiek mylių nuvažiuojate į kitą darbą.

Užduočių tvarkymas ir valdymas

Kai ateis laikas tvarkyti užduotis lange Užduočių, turėtumėte būti griežtas užduočių vadovas. Štai keletas patarimų, kaip tvarkyti ir valdyti užduotis:

• Užduoties žymėjimas kaip užbaigtas: Užduotis lange spustelėkite šalia užduoties pavadinimo esantį žymės langelį. „Outlook“ nubrėžia baigtas užduotis.

• Užduoties ištrynimas: pasirinkite užduotį ir spustelėkite mygtuką Ištrinti arba paspauskite Ctrl+D.

• Užduoties redagavimas: Dukart spustelėkite užduotį lange Užduotis, kad atidarytumėte Užduočių formą ir pakeistumėte joje esančius duomenis.

„Outlook“ siūlo keletą būdų, kaip rasti užduotis perpildytame užduočių lange:

• Keiskite rodinius lange Užduotis: atidarykite išskleidžiamąjį meniu Dabartinis vaizdas ir pasirinkite rodinį, kuriame greičiausiai bus rodoma jūsų ieškoma užduotis.

• Suskirstykite užduotis į kategorijas : priskirkite užduotis kategorijoms ir išskleidžiamajame meniu Dabartinis vaizdas pasirinkite Pagal kategoriją, kad suskirstytumėte užduotis pagal kategorijas.

• Naudokite komandą „Rasti“: jei bus blogiau, visada galite pasinaudoti komanda „Rasti“, kad surastumėte pasiklydusią užduotį.