Prieš pradėdami kurti tinkintą SharePoint programą, turėtumėte šiek tiek suplanuoti. Informacijos fiksavimas nėra naujiena. Senovės civilizacijos (prieš tūkstantmečius) naudojo akmens ar molio lenteles, kompiuterinės organizacijos (prieš kelis dešimtmečius) naudojo rašomąsias mašinėles, o daugelis organizacijų vis dar naudoja Excel. Dažnai duomenų problema kyla ne juos renkant, o dalijantis ir kaupiant.
„Excel“ puikiai atlieka duomenų kaupimą, bet ne tokį puikų darbą su bendrinimu. „SharePoint“ yra skirtas bendrinti (taigi ir pavadinimas). „SharePoint“ programa yra centralizuotas duomenų rinkinys, kurį lengva valdyti ir prižiūrėti. Be to, dėl paties centralizuoto žiniatinklio portalo pobūdžio duomenimis lengvai dalijasi ir juos peržiūri bet kuris organizacijos narys, turintis prieigą.
Svarbu sukurti programą, atitinkančią jūsų duomenų poreikius. Turite nustatyti duomenų stulpelius, kuriuos fiksuosite, ir kaip duomenys bus susiję vienas su kitu. Be to, turite nustatyti, kurie duomenys bus galiojantys, o kurie turėtų būti atmesti.
Pasirinktinio sąrašo planavimas panašus į naujos skaičiuoklės „Excel“ arba „Access“ lentelės paleidimą. Visais atvejais nedidelis išankstinis planavimas ilgainiui sutaupo laiko. Planuokite iš anksto, kad žinotumėte, kokia tvarka norite pateikti stulpelius ir kokias parinktis norite išskleidžiamuosiuose sąrašuose.
Stulpeliai taip pat gali būti vadinami laukais (naudojamiems duomenų bazės terminams). Kai šie stulpeliai naudojami failams (paprastai dokumentų bibliotekos programoje) apibūdinti, jie taip pat vadinami (failo) metaduomenimis arba ypatybėmis.
Viena iš puikių SharePoint funkcijų yra galimybė pridėti stulpelių prie iš anksto nustatytų programų. Stulpelių pridėjimo procesas yra toks pat bibliotekos ir sąrašo programose. Tačiau bibliotekos programoje jūsų stulpeliai fiksuoja informaciją apie failą, pvz., jo kategoriją ar autorių. Sąrašo programos paprastai yra visi duomenų stulpeliai ir yra naudojami sekimui bei bendravimui.