Tinkamai struktūrizuokite duomenis savo „Excel“ duomenų modeliuose

Kaip „Excel“ ataskaitų kūrimo blokas, jūsų duomenų modelių duomenys turi būti tinkamai struktūrizuoti. Ne visi duomenų rinkiniai yra vienodi. Nors kai kurie duomenų rinkiniai veikia standartinėje „Excel“ aplinkoje, jie gali neveikti duomenų modeliavimo tikslais. Prieš kurdami duomenų modelį įsitikinkite, kad šaltinio duomenys yra tinkamai struktūrizuoti prietaisų skydelio tikslais.

Kilus pernelyg supaprastinimo rizikai, duomenų rinkiniai, paprastai naudojami programoje „Excel“, būna trijų pagrindinių formų:

• Skaičiuoklės ataskaita

• Plokščias duomenų failas

• Lentelių duomenų rinkinys

Svarbiausia yra tai, kad tik vienodi duomenų failai ir lentelių duomenų rinkiniai sukuria veiksmingus duomenų modelius.

Skaičiuoklės ataskaitos sukuria neveiksmingus duomenų modelius

Skaičiuoklės ataskaitose pateikiami labai suformatuoti, apibendrinti duomenys ir dažnai jos yra sukurtos kaip pristatymo įrankiai vadovams ar vykdomiesiems vartotojams. Įprastoje skaičiuoklės ataskaitoje protingai naudojama tuščia vieta formatavimui, duomenys kartojami estetiniais tikslais ir pateikiama tik aukšto lygio analizė. Toliau pateiktame paveikslėlyje parodyta skaičiuoklės ataskaita.

Skaičiuoklės ataskaita.

Nors skaičiuoklės ataskaita gali atrodyti gražiai, ji nesudaro veiksmingo duomenų modelio. Kodėl? Pagrindinė priežastis yra ta, kad šiose ataskaitose neatskiriami duomenys, analizė ir pateikimas. Iš esmės esate užsidarę vienoje analizėje.

Nors galite sudaryti diagramas iš rodomos ataskaitos, būtų nepraktiška taikyti bet kokią analizę, kuri nėra jau pateikta. Pavyzdžiui, kaip apskaičiuotumėte ir pateiktumėte visų dviračių pardavimo vidurkį naudodami šią konkrečią ataskaitą? Kaip apskaičiuotumėte dešimties geriausiai veikiančių rinkų sąrašą?

Naudodami šią sąranką esate priversti atlikti labai rankinius procesus, kuriuos sunku išlaikyti kiekvieną mėnesį. Bet kokia analizė, išskyrus aukšto lygio analizes, jau pateikta ataskaitoje, geriausiu atveju yra pagrindinė – net ir naudojant įmantrias formules. Be to, kas nutinka, kai privalote parodyti dviračių pardavimą pagal mėnesį? Kai jūsų duomenų modelį reikia analizuoti naudojant duomenis, kurių nėra skaičiuoklės ataskaitoje, esate priversti ieškoti kito duomenų rinkinio.

Plokšti duomenų failai puikiai tinka duomenų modeliams

Kitas failo formato tipas yra plokščias failas. Plokštieji failai yra duomenų saugyklos, suskirstytos pagal eilutes ir stulpelius. Kiekviena eilutė atitinka duomenų elementų rinkinį arba įrašą. Kiekvienas stulpelis yra laukas. Laukas atitinka unikalų duomenų elementą įraše. Toliau pateiktame paveikslėlyje pateikti tie patys duomenys, kaip ir ankstesnėje ataskaitoje, bet išreikšti vienodo duomenų failo formatu.

Plokščias duomenų failas.

Atkreipkite dėmesį, kad kiekvienas duomenų laukas turi stulpelį ir kiekvienas stulpelis atitinka vieną duomenų elementą. Be to, nėra papildomų tarpų, o kiekviena eilutė (arba įrašas) atitinka unikalų informacijos rinkinį. Tačiau pagrindinis atributas, dėl kurio šis failas yra plokščias, yra tai, kad joks laukas vienareikšmiškai neidentifikuoja įrašo. Tiesą sakant, turite nurodyti keturis atskirus laukus (regionas, rinka, verslo segmentas ir mėnesio pardavimo suma), kad galėtumėte vienareikšmiškai identifikuoti įrašą.

Plokštieji failai puikiai tinka duomenų modeliavimui programoje „Excel“, nes jie gali būti pakankamai išsamūs, kad sukauptų reikiamus duomenis ir būtų palankūs įvairiai analizei naudojant paprastas formules – SUM, AVERAGE, VLOOKUP ir SUMIF. .

Lenteliniai duomenų rinkiniai puikiai tinka suvestinės lentelės pagrįstiems duomenų modeliams

Daugelį veiksmingų duomenų modelių pirmiausia valdo suvestinės lentelės. Pivot lentelės yra geriausi Excel analizės įrankiai. Tiems iš jūsų, kurie naudojo suvestines lenteles, žinote, kad jos siūlo puikų būdą apibendrinti ir formuoti duomenis, skirtus naudoti ataskaitų komponentams, pvz., diagramoms ir lentelėms.

Lenteliniai duomenų rinkiniai idealiai tinka suvestinės lentelės pagrįstiems duomenų modeliams. Toliau pateiktame paveikslėlyje parodytas lentelės duomenų rinkinys. Atminkite, kad pagrindinis skirtumas tarp lentelių duomenų rinkinio ir vienodo duomenų failo yra tas, kad lentelių duomenų rinkiniuose stulpelių etiketės nėra dvigubos kaip tikrieji duomenys. Pavyzdžiui, stulpelyje Pardavimo laikotarpis yra mėnesio identifikatorius. Dėl šio subtilaus struktūros skirtumo lentelių duomenų rinkiniai yra optimalūs suvestinių lentelių duomenų šaltiniai. Ši struktūra užtikrina, kad pagrindinės suvestinės lentelės funkcijos, tokios kaip rūšiavimas ir grupavimas, veiktų taip, kaip turėtų.

Lentelių duomenų rinkinys.

Lentelių duomenų rinkinio atributai yra tokie:

• Pirmoje duomenų rinkinio eilutėje yra laukų etiketės, apibūdinančios informaciją kiekviename stulpelyje.

• Stulpelių etiketės netaiko dvigubo mokesčio kaip duomenų elementų, kurie gali būti naudojami kaip filtrai arba užklausos kriterijai (pvz., mėnesiai, datos, metai, regionai ar rinkos).

• Nėra tuščių eilučių ar stulpelių – kiekvienas stulpelis turi antraštę, o reikšmė yra kiekvienoje eilutėje.

• Kiekvienas stulpelis reiškia unikalią duomenų kategoriją.

• Kiekviena eilutė žymi atskirus elementus kiekviename stulpelyje.