Visos duomenų bazės funkcijos programoje „Excel“ naudoja duomenų bazės nuorodą kaip pirmąjį argumentą. Duomenų bazės srityje pirmoje eilutėje turi būti antraštės (laukų pavadinimai). Toliau pateiktame paveikslėlyje pirmoje eilutėje naudojami mokinio ID, klasė, mokytojas ir galutinis pažymys kaip informacijos kiekviename atitinkamame stulpelyje antraštės.
Duomenų bazės naudojimas studentų informacijai saugoti.
Puikus būdas dirbti su duomenų bazės funkcijomis yra pavadinti duomenų bazės sritį ir tada į funkciją įvesti pavadinimą, o ne diapazono adresą.
Norėdami nustatyti pavadinimą, atlikite šiuos veiksmus:
Pasirinkite visą duomenų bazės sritį.
Įsitikinkite, kad viršutinėje eilutėje yra antraštės ir ji įtraukta į pasirinkimą.
Spustelėkite skirtuką Formulės ("Excel" lango viršuje).
Srityje Defined Names spustelėkite Define Name.
Pasirodo dialogo langas Naujas pavadinimas, kurio diapazono adresas nustatytas lauke Refers To.
Vardo laukelyje įveskite pavadinimą (arba naudokite siūlomą pavadinimą).
Spustelėkite Gerai, kad uždarytumėte dialogo langą.
Vėliau, jei įrašai bus įtraukti į duomenų bazės apačią, turėsite iš naujo apibrėžti pavadintos srities diapazoną, kad įtrauktumėte naujas eilutes. Tai galite padaryti taip:
Spustelėkite mygtuką Vardų tvarkyklė skirtuke „Excel“ formulės.
Pasirodo dialogo langas Name Manager.
Spustelėkite pavadinimą sąraše, kurį norite apibrėžti iš naujo.
Dialogo lange spustelėkite mygtuką Redaguoti.
Excel atidaro dialogo langą Redaguoti pavadinimą, parodytą čia, su informacija apie pasirinktą diapazoną.
Nuorodos į pavadintą sritį atnaujinimas.
Pakeiskite nuorodą laukelyje Nuorodos.
Galite naudoti mažą kvadratinį mygtuką, esantį dešinėje nuo Nuorodos langelio, norėdami apibrėžti naują nuorodą, nuvilkdami pelės žymeklį virš jos. Spustelėjus mažą kvadratinį mygtuką sumažinamas dialogo lango Redaguoti pavadinimą dydis ir suteikiama prieiga prie darbalapio. Baigę vilkti pelės žymeklį ant naujos darbalapio srities, paspauskite Enter, kad grįžtumėte į dialogo langą Redaguoti pavadinimą.
Spustelėkite mygtuką Gerai, kad išsaugotumėte nuorodos pakeitimą ir uždarytumėte dialogo langą.
Spustelėkite Uždaryti.
Jei įrašus įtraukiate į duomenų bazės diapazoną įterpdami naujas eilutes kažkur viduryje, o ne pridėdami juos pabaigoje, „Excel“ automatiškai pakoreguoja nuorodą į pavadintą diapazoną.