Naudodami „Office 365“ ir „SharePoint Online“ turite centralizuotą visų dokumentų vietą. Šiuos dokumentus galite pasiekti iš kelių kompiuterių (ar net savo mobiliojo telefono) ir kelių žmonių. Nepriklausomai nuo to, kiek žmonių ar įrenginių pasiekia dokumentą, „SharePoint“ yra tik viena dokumento versija.
Kadangi „SharePoint“ yra debesyje ir pasiekiama internetu, norint pasiekti įmonės duomenis, jums reikia tik interneto ryšio arba mobiliojo ryšio priėmimo.
Tikras neefektyvumo stiprintuvas – įvairios dokumentų versijos, išsibarsčiusios visur. Galite turėti vieną dokumento versiją darbe, kitą versiją savo namų kompiuteryje ir dar kitą versiją nešiojamajame kompiuteryje. Dokumentai taip pat turi blogą įprotį daugintis.
Kai siunčiate dokumentą žmonėms el. paštu, jie išsaugo jį savo kompiuteryje ir atlieka pakeitimus. Labai greitai atsiranda keli dokumentai ir tampa beveik neįmanoma nustatyti, kurioje versijoje yra reikalinga informacija.
Be dokumentų, „Office 365“ leidžia sinchronizuoti visą el. paštą, kalendorių ir kontaktus keliuose įrenginiuose. Jei naudojate „Outlook“ namuose ir biure, jums nereikės jaudintis dėl to, kad bandydami rasti kontaktą darbe būsite netinkamame kompiuteryje.
Nereikia jaudintis, kad praleisite susitikimą, nes visi naudojami kompiuteriai sinchronizuojami su „Exchange Online“. Rezultatas yra tai, kad jūsų susitikimai, el. paštas ir kontaktai yra debesyje ir yra sinchronizuojami su jūsų el. pašto programa.
Taip pat galite sinchronizuoti savo išmanųjį telefoną su „Exchange Online“, kad niekada nebūtumėte toli nuo susitikimų, kontaktų ir el. pašto. Ši savybė yra viena vertingiausių.