Relikvijų perkėlimas į archyvavimą programoje „Outlook 2003“.

Netrunka sukaupti daugiau el. laiškų, nei galite susitvarkyti. Kai kurie žmonės tiesiog ištrina pranešimus juos skaitydami. Kiti laikosi senų žinučių informacijos tikslais.

Problema ta, kad „Outlook“ sulėtėja, kai saugote daug el. pašto pranešimų. Be to, tvarkyti didžiulę pranešimų kolekciją yra sudėtinga. Be to, jei naudojate įmonės el. pašto sistemą, sistemos administratoriai gali neleisti saugoti daugiau nei tam tikro el. pašto kiekio, nes tai užkemša sistemą.

Archyvavimas yra „Outlook“ įdiegta funkcija, padedanti saugoti pranešimus ir kitus „Outlook“ elementus, kurių šiuo metu nereikia peržiūrėti, bet galbūt norėsite jais pasinaudoti ateityje. Jei darbe naudojate „Outlook“ „Exchange“ tinkle, archyvavimas palengvina bendravimą su sistemos administratoriais, nes sumažina el. pašto sistemoje saugomų pranešimų skaičių.

Net jei šiuo metu nenorite naudoti archyvavimo funkcijos, galbūt norėsite suprasti, kaip ji veikia. „Outlook“ kartais archyvuoja elementus automatiškai – jums gali atrodyti, kad „Outlook“ elementai dingsta.

Jei automatinio archyvavimo funkcija jums atrodo bauginanti ir sudėtinga, stenkitės nesijaudinti. „Microsoft“ galėjo nepadaryti archyvo funkcijos lengvai iššifruojamos. Tačiau kai įprasite, automatinis archyvavimas gali tapti jums vertingas.

Nors žmonės dažniausiai archyvuoja el. pašto žinutes, į archyvą gali būti siunčiami visi „Outlook“ elementai – susitikimai, užduotys ir viskas. Žmonės paprastai nearchyvuoja kontaktų ir užrašų, bet jūs netgi galite juos archyvuoti, jei norite.

Automatinio archyvo nustatymas

Nereikia nieko daryti, kad „Outlook“ suarchyvuotų jūsų elementus; programa nustatyta automatiškai archyvuoti elementus. Jei norite pamatyti, kaip „Outlook“ nustatyta archyvuoti senus elementus, arba pakeisti „Outlook“ darbo būdą, atlikite šiuos veiksmus:

1. Pasirinkite Įrankiai –> Parinktys.

Pasirodo dialogo langas Parinktys.

2. Spustelėkite skirtuką Kita.

Pasirodo puslapis Kitos parinktys.

3. Spustelėkite mygtuką Automatinis archyvavimas.

Pasirodo dialogo langas Automatinis archyvavimas.

Nenaršykite dialogo lango Automatinis archyvas ir nevalingai keiskite dalykus – bent jau tol, kol nepažiūrėsite, kas jau nustatyta. Keturios svarbios smulkmenos, kurias paprastai nurodo automatinio archyvavimo dialogo langas, yra šios:

• Kaip dažnai Outlook archyvuoja elementus

• Kiek seni elementai turi būti, kad „Outlook“ galėtų juos išsiųsti į archyvą

• Archyvo failo pavadinimas ir vieta

• Ar įjungta automatinio archyvavimo funkcija

Kai pirmą kartą įdiegiate „Outlook“, programa automatiškai archyvuoja elementus kas 14 dienų, siųsdama senesnius nei 6 mėnesių elementus į archyvo failą, nurodytą dialogo lange Automatinis archyvavimas. Daugumai žmonių šie nustatymai yra puikūs. Kai kurie žmonės nori išjungti automatinio archyvavimo funkciją ir paleisti archyvavimo procesą rankiniu būdu. Galite išjungti automatinio archyvavimo procesą automatinio archyvavimo dialogo lango viršuje spustelėdami žymės langelį „Vykdyti automatinį archyvavimą kas 14 dienų“.

Archyvavimo proceso aktyvinimas rankiniu būdu

Galite bet kada archyvuoti pranešimus, „Outlook“ meniu pasirinkę Failas –> Archyvas ir vykdydami nurodymus. Archyvavimo proceso paleidimo rankiniu būdu pranašumas yra tas, kad galite šiek tiek geriau valdyti procesą; galite nurodyti „Outlook“ elementų archyvavimo datą, tarkime, pirmąją metų dieną. Taip pat galite nurodyti „Outlook“, kuriuos aplankus archyvuoti ir kur siųsti archyvuotus elementus. Jūs netgi galite archyvuoti skirtingus "Outlook" aplankus į skirtingus archyvo failus. Visos šios kontrolės trūkumas yra tas, kad galima padaryti nekaltą klaidą ir išsiųsti archyvuotus elementus į vietą, kurios nebegalite lengvai rasti. Stenkitės nekeisti failų, į kuriuos siunčiami archyvuoti elementai, pavadinimo ar vietos, nes stebėtinai lengva prarasti informaciją apie tai, kas kur pateko,

Archyvuotų elementų paieška ir peržiūra

Kartais AutoArchive atrodo kaip magija. Senesni daiktai paslaptingai iškraunami, jums nesiimant jokių veiksmų. Argi nelengva? Žinoma, kol staiga reikia rasti vieną iš tų elementų, kurie stebuklingai persikėlė į jūsų archyvą. Tada jūs turite suprasti, kur jis nuėjo ir kaip tai pasiekti.

Jei norite dar kartą pažvelgti į suarchyvuotus elementus, atidarykite archyvo aplanką, kurį „Outlook“ taip pat vadina duomenų failu.

Norėdami atidaryti duomenų failą, kuriame yra jūsų archyvo elementai, atlikite šiuos veiksmus:

1. Pasirinkite Failas –> Atidaryti –> Outlook duomenų failas.

Pasirodo dialogo langas Atidaryti Outlook duomenų failą.

2. Lauke Failo pavadinimas įveskite failo, kurį norite atidaryti, pavadinimą.

Įvestas pavadinimas rodomas lauke Failo pavadinimas.

3. Spustelėkite Gerai.

Duomenų failo, kurį atidarėte, pavadinimas rodomas aplanko juostoje didelėmis raidėmis. Taip pat rodomas aplankų sąrašas, kuriame rodomi du aplankų rinkiniai: įprastas ir archyvas.

Pakankamai paprasta, tiesa? Taip, bet yra virtuali musė virtualiame tepelyje. Tikriausiai nežinote archyvo failo, kurį norite atidaryti, pavadinimo ir jis paprastai nerodomas dialogo lango Kurti arba atidaryti Outlook duomenų failą sąraše.

Norėdami sužinoti atidaryto archyvo failo pavadinimą, pasirinkite Failas –> Archyvas ir pažiūrėkite į laukelį „Archyvo failas“. Būkite atsargūs, kad nieko nepakeistumėte informacijos lauke Archyvas. Priešingu atveju „Outlook“ gali pradėti siųsti archyvuotus elementus kur nors kitur. Archyvo failo laukelyje esanti informacija paprastai yra sudėtinga, su dvitaškiais, pasviraisiais brūkšniais ir įvairiais dalykais, kurių paprasti žmonės neprisimena.

Vienas iš būdų užfiksuoti ilgą pavadinimą dialogo lange yra nukopijuoti informaciją. Štai kaip atrodo persukimas į priekį: spustelėkite pavadinimą vieną kartą, paspauskite Tab, paspauskite Shift + Tab, paspauskite Ctrl + C ir spustelėkite Atšaukti. Nukopijavę failo pavadinimą, galite atlikti anksčiau šiame straipsnyje nurodytus veiksmus – įklijuoti norimą pavadinimą į laukelį Failo pavadinimas paspausdami Ctrl+V ir džiaugtis, kad nereikia prisiminti to ilgo, beprotiško failo pavadinimo. .

Archyvo failo uždarymas

Archyvo failą galite laikyti atidarytą „Outlook“ aplankų sąraše tol, kol norite, tačiau dauguma žmonių nori jį uždaryti, kai suranda tai, ko jiems reikia. „Outlook“ veikia šiek tiek greičiau, kai uždarote nereikalingus duomenų failus.

Norėdami uždaryti duomenų failą, atlikite šiuos veiksmus:

1. Atidarę aplankų sąrašą dešiniuoju pelės mygtuku spustelėkite aplanko Archyvas pavadinimą.

Pasirodo nuorodų meniu.

2. Nuorodų meniu pasirinkite Uždaryti aplanką.

Jūsų archyvo aplankas dingsta iš aplankų sąrašo.

Aplankų pavadinimo būdas programoje „Outlook“ yra keistas. „Asmeniniai aplankai“ gali būti rodomi kelis kartus aplankų sąraše. Kad „Outlook“ veiktų kuo greičiau, uždarykite kuo daugiau jų. Jūsų pagrindinis aplankų rinkinys – rinkinys, kurį naudojate kiekvieną dieną – nebus uždarytas, todėl jums nereikės jaudintis dėl kasdien naudojamų aplankų uždarymo.