Jei duomenys, patenkantys į jūsų duomenų bazę per lenteles ir formas, yra šiukšlės, bet kokia išvestis ar analizė, kurią atliekate su užklausomis ir ataskaitomis, taip pat bus šiukšlės. Laimei, „Access“ siūlo daugybę įrankių, padedančių užtikrinti, kad kiekviename lauke esantys duomenys yra tie, kurie turi būti tame lauke. Lentelės dizaino rodinyje galite rasti daugybę įrankių, kurie neleidžia šiukšlėms patekti:
-
Duomenų tipas: naudokite teisingą duomenų tipą, kad išvengtumėte netinkamo tipo duomenų įvedimo.
-
Lauko dydis: ši savybė riboja simbolių skaičių. Pavyzdžiui, jei žinote, kad laukas niekada neturėtų viršyti keturių simbolių, nustatykite Lauko dydį į 4.
-
Formatas: dėl šios savybės duomenys atrodo tinkamai. Pavyzdžiui, tekstą galite pakeisti didžiosiomis arba mažosiomis raidėmis.
-
Įvesties kaukė: įvesties kaukė riboja informacija leido lauke, nurodant, kas simbolių, galite įvesti. Naudokite įvesties kaukę, kai žinote, kokia forma turėtų būti duomenys – pavyzdžiui, jei užsakymo numerį sudaro dvi raidės ir keturi skaitmenys. Telefono numeriai ir pašto kodai yra kiti laukų, kuriuose naudingos įvesties kaukės, pavyzdžiai. Įvesties kaukės veikia su lauko ypatybe Formatas.
-
Numatytoji reikšmė: ši ypatybė apibrėžia reikšmę, kuri rodoma pagal numatytuosius nustatymus, jei neįvedama jokia kita reikšmė. Numatytoji reikšmė rodoma lauke, kol neįvedama kita reikšmė.
-
Lauko arba įrašo patvirtinimo taisyklė: duomenys turi atitikti šią taisyklę prieš juos įvedant. Ši ypatybė veikia su Patvirtinimo teksto nuosavybės taisykle.
-
Būtina: ši ypatybė nurodo, kad lauke turi būti reikšmė, kad galėtumėte įrašyti įrašą. Kai neįvedama reikšmė, programa Access nesukuria naujo įrašo, kai paspaudžiamas Tab arba Enter, o mygtukas Naujas įrašas yra pilkas.
-
Leisti nulinį ilgį: ši ypatybė nurodo, ar leidžiamas nulinio ilgio įrašas, pvz., „“ (kabutės be tarpų) (tik laukams Tekstas, Ilgas tekstas ir Hipersaitas). Nulinio ilgio laukas leidžia atskirti informaciją, kurios nėra, ir nulinę reikšmę (tuščią), kuri nežinoma arba neįvesta. Kai nustatyta ši parinktis, reikiamame lauke leidžiama įrašyti nulinio ilgio eilutę. Galbūt norėsite naudoti įvesties kaukę, kad nulinio ilgio laukas atrodytų kitaip nei nulinė reikšmė, kai leidžiami abu.
-
Indeksuotas: kai pasirenkate indeksuoti lauką, galite nurodyti, kad lauke nebūtų leidžiamos pasikartojančios reikšmės. Ši nuosavybė taip pat pasiekiama iš duomenų lapo rodinio; tai žymės langelis juostelės skirtuke Duomenų lapas.
-
Peržvalgos laukai: ši ypatybė leidžia vartotojui pasirinkti lauko, saugomo kitame lauke, reikšmę, taip pašalinant daugybę rašybos klaidų ir standartizuojant lauko parinktis. Norėdami sukurti paieškos lauką, naudokite paieškos vedlį.