Prieiga 2010 „viskas viename“, skirta „LuckyTemplates“ sukčiavimui

Kaip sukurti ryšių duomenų bazę programoje „Access 2010“.

Kai naudojate duomenų bazės programą, pvz., Access 2010, negalite tiesiog pradėti įvesti duomenų. Vietoj to turite sukurti reliacinės duomenų bazės dizainą, padalydami informaciją į vieną ar daugiau lentelių, kurių kiekviena sudaryta iš laukų (kurie yra kaip skaičiuoklės stulpeliai). Lentelės sujungiamos naudojant reliacinius sujungimus, kai vienos lentelės laukas atitinka (susijęs su) kitos lentelės lauku. Čia yra bendra idėja.

1. Identifikuokite savo duomenis .

   Sudarykite galimų laukų (informacijos dalių), įskaitant tekstą, skaitinius, datos, teisingus / klaidingus ir kitų tipų duomenis, sąrašą.

2. Pašalinkite perteklinius laukus.

   Nelaikykite tos pačios informacijos daugiau nei vienoje vietoje. Jei galite apskaičiuoti vieną lauką iš kito, saugokite tik vieną. (Pavyzdžiui, saugokite gimimo datą arba amžių, bet ne abu.)

3. Sutvarkykite laukus į lenteles.

   Sugrupuokite laukus pagal tai, ką jie apibūdina, kad kiekviena grupė taptų lentele. Pavyzdžiui, parduotuvės užsakymų įvedimo duomenų bazėje gali būti viena lentelė klientams, viena produktams ir viena užsakymams.

4. Pridėkite kodų ir santrumpų lenteles.

   Suplanuokite duomenų bazėje įtraukti būsenų pavadinimų ir dviejų raidžių kodų lentelę ir lentelę su kiekvienu kitu kodu ar santrumpa, kurią planuojate naudoti. Šias lenteles naudosite kurdami išskleidžiamuosius reikšmių sąrašus, kuriuos galėsite pasirinkti įvesdami įrašus.

5. Kiekvienai lentelei pasirinkite pirminį raktą.

   Pirminis raktas yra laukas, unikaliai identifikuojantis kiekvieną lentelės įrašą. Galite nurodyti Access kiekvienam įrašui priskirti unikalų ID numerį naudodami lauką AutoNumber.

6. Susieti lenteles.

   Peržiūrėkite, kuriose lentelėse yra laukai, atitinkantys kitų lentelių laukus. Užsakymų įvedimo duomenų bazėje lentelėje Užsakymai turi būti laukas, skirtas identifikuoti užsakymą pateikusį klientą – laukas, atitinkantis pirminio rakto lauką lentelėje Klientai. Dauguma ryšių yra vienas su daugeliu, kai vienas įrašas vienoje lentelėje gali atitikti daugiau nei vieną (arba nė vieno) įrašą kitoje lentelėje.

Patarimai, kaip pasirinkti „Access 2010“ laukų tipus

Kurdami duomenų bazę programoje „Access 2010“, nusprendžiate, kokio tipo bus kiekvienas laukas. Čia pateikiami patarimai, kada naudoti kokio tipo lauką.

Handy Access 2010 spartieji klavišai

Šie spartieji klavišai ypač naudingi „Access 2010“. Kai kurie klavišų paspaudimai veikia bet kur „Access 2010“, o kiti veikia tik tam tikruose rodiniuose, kaip minėta.

Prieigos paslaptys 2010 duomenų bazės projektavimas

Štai penki duomenų bazės projektavimo įsakymai, nesvarbu, ar naudojate „Access 2010“, ar kitą duomenų bazės programą. Gerai suprojektuota duomenų bazė palengvina duomenų tvarkymą.

• Saugokite informaciją ten, kur ji priklauso, o ne ten, kur ji rodoma. Tai, kur saugote informaciją, neturi nieko bendra su vieta, kur ji rodoma. Skaičiuoklėje įvedate informaciją ten, kur norite, kad ji būtų rodoma spausdinant skaičiuoklę, tačiau duomenų bazės veikia kitaip. Duomenų bazėje informaciją saugote lentelėse pagal informacijos struktūrą. Informacijos dalis gali būti rodoma daugelyje skirtingų ataskaitų, tačiau ją saugote tik viename vienos lentelės lauke.

• Saugokite informaciją tokią, kokia ji iš tikrųjų yra, o ne taip, kaip norite, kad ji būtų rodoma konkrečioje ataskaitoje. Tai yra pirmosios taisyklės pasekmė. Jei norite, kad knygų pavadinimai jūsų pirkimo užsakymuose būtų rodomi didžiosiomis (didžiosiomis) raidėmis, „Access“ gali parašyti pavadinimus didžiosiomis raidėmis. Išsaugokite knygų pavadinimus tinkamomis didžiosiomis raidėmis, kad kiekvienoje ataskaitoje nebūtų įstrigo jų didžiosiomis raidėmis. „Access“ turi daug integruotų funkcijų, kurios gali reguliuoti teksto, skaičių ir datų formatavimą.

• Šiukšlės į, šiukšlės išvežamos (GIGO). Jei nesivarginate sukurti gero, protingo savo duomenų bazės dizaino ir jei nesate atsargūs įvesdami teisingus, švarius duomenis, jūsų duomenų bazė bus pilna šiukšlių.

  Gerai suprojektuotą duomenų bazę lengviau prižiūrėti nei blogai suprojektuotą, nes kiekviena informacijos dalis saugoma tik vieną kartą aiškiai pavadintame lauke aiškiai pavadintoje lentelėje, laikantis tinkamų patvirtinimo taisyklių. Taip, tai skamba kaip daug darbo, bet 10 000 neteisingų įrašų duomenų bazės išvalymas yra (atsiprašau, kad nesuvokiama) dar daugiau darbo.

• Atskirkite duomenis nuo programų. Jei kuriate duomenų bazę, kurią norite bendrinti su kitais žmonėmis (arba platinti jiems), visas lenteles saugokite vienoje duomenų bazėje ( galinėje dalyje ), o visus kitus objektus – kitoje duomenų bazėje ( priekinėje dalyje ) . Tada galite susieti šias dvi duomenų bazes, kad viskas veiktų. Lentelių atskyrimas nuo visų kitų supaprastina visą užklausų, formų, ataskaitų ar kitų dalykų atnaujinimo vėliau, nepažeidžiant lentelėse esančių duomenų.

• Grįžkite anksti ir dažnai. Gerai, šis patarimas nėra susijęs su dizainu, bet per daug svarbu jo praleisti: kiekvieną dieną kurkite atsarginę duomenų bazės kopiją. Jei pasiseka, jūsų biure jau yra įprastų (tikriausiai kas naktį) atsarginių kopijų kūrimo sistema, kurioje yra jūsų duomenų bazė. Jei ne, reguliariai pasidarykite atsarginę duomenų bazės kopiją ir būtinai prieš atlikdami esminius pakeitimus. Išsaugokite keletą atsarginių kopijų, o ne tik naujausią, jei prireiktų šiek tiek laiko, kol išsiaiškinsite problemą.

Kaip neleisti šiukšlėms patekti į prieigos duomenų bazę

Jei duomenys, patenkantys į jūsų duomenų bazę per lenteles ir formas, yra šiukšlės, tada bet kokia išvestis ar analizė, kurią atliekate su užklausomis ir ataskaitomis, taip pat bus šiukšlės. Laimei, „Access“ siūlo daugybę įrankių, padedančių užtikrinti, kad kiekviename lauke esantys duomenys yra tie, kurie turi būti tame lauke. Lentelės dizaino rodinyje galite rasti daugybę įrankių, padedančių išvengti šiukšlių:

• Duomenų tipas : naudokite teisingą duomenų tipą, kad išvengtumėte netinkamo tipo duomenų įvedimo.

• Lauko dydis: ribojamas simbolių skaičius. Pavyzdžiui, jei žinote, kad laukas niekada neturėtų viršyti keturių simbolių, nustatykite lauko dydį į 4 simbolius.

• Formatas: leidžia tinkamai atrodyti. Pavyzdžiui, tekstą galite pakeisti tik didžiosiomis arba mažosiomis raidėmis. Pavyzdžiui, įvesties kaukės veikia su lauko ypatybe Formatas.

• Įvesties kaukė : įvesties kaukė riboja informacija leido lauke, nurodant, kas simbolių, galite įvesti. Naudokite įvesties kaukę, kai žinote, kokia forma turėtų būti duomenys, pavyzdžiui, jei užsakymo numerį sudaro dvi raidės ir keturi skaitmenys. Telefono numeriai ir pašto kodai yra kiti laukų, kuriuose naudingos įvesties kaukės, pavyzdžiai.

• Numatytoji reikšmė : apibrėžia reikšmę, kuri rodoma pagal numatytuosius nustatymus, jei neįvedama jokia kita reikšmė. Numatytoji reikšmė rodoma lauke, kol neįvedama kita reikšmė.

• Lauko arba įrašo patvirtinimo taisyklė : taisyklė, kurią duomenys turi atitikti prieš juos įvedant. Ši ypatybė veikia su Patvirtinimo teksto nuosavybės taisykle.

• Būtina : nurodoma, kad lauke turi būti reikšmė, kad galėtumėte įrašyti įrašą. Kai neįvedama reikšmė, programa Access nesukuria naujo įrašo, kai paspaudžiamas Tab arba Enter, o mygtukas Naujas įrašas yra pilkas.

• Leisti nulinį ilgį : nurodo, ar leidžiamas nulinio ilgio įrašas, pvz., „“ (kabutės be tarpų) (tik laukams Tekstas, Atmintinė ir Hipersaitas). Nulinio ilgio laukas leidžia atskirti informaciją, kurios nėra, ir nulinę reikšmę (tuščią), kuri nežinoma arba neįvesta. Kai nustatyta ši parinktis, reikiamame lauke leidžiama įrašyti nulinio ilgio eilutę. Galbūt norėsite naudoti įvesties kaukę, kad nulinio ilgio laukas atrodytų kitaip nei nulinė reikšmė, kai leidžiami abu.

• Indeksuotas : kai pasirenkate indeksuoti lauką, galite nurodyti, kad lauke nebūtų leidžiamos pasikartojančios reikšmės. Šią nuosavybę taip pat galima pasiekti iš duomenų lapo rodinio – tai žymės langelis juostelės skirtuke Duomenų lapas.

• Paieškos laukai : leiskite vartotojui pasirinkti lauko, saugomo kitame lauke, reikšmę. Tai pašalina daugybę rašybos klaidų ir standartizuoja lauko parinktis. Norėdami sukurti peržvalgos lauką, naudokite paieškos vedlį.

Efektyvus VBA naudojimas programoje Access 2010

Automatizuodami „Access 2010“ duomenų bazės taikomąją programą naudodami VBA, galite pasiklysti turėdami tuščią puslapį, kuriame galite pradėti rašyti kodą. Nuo ko pradėti? Štai keletas paprastų gairių, kurių reikia laikytis, kad galėtumėte rašyti VBA kodą kaip profesionalas:

• Gaukite pagalbos. Taip, šiame straipsnyje pateikiami keli būdai, kaip patobulinti VBA naudojimą programoje Access, bet bet kuriuo metu paspauskite F1, kad paleistumėte Microsoft Office Access žinyną, kuriame galite sužinoti apie VBA kodo pavyzdžius ir pamatyti jo pavyzdžius.

• Naudokite objektų naršyklę. Objektų naršyklė leidžia tyrinėti įvairias VBA objektų savybes ir metodus. VBA redaktoriaus lange pasirinkite View → Object Browser arba tiesiog paspauskite F2.

• Gaukite daugiau pagalbos. Žinoma, „Access 2010 VBA“ integruoti pagalbos įrankiai yra puikūs, tačiau taip pat galite naudoti savo mėgstamą naršyklę ieškodami internete pagalbos įvairiomis VBA kodo rašymo temomis. Jūs netgi galite rasti pavyzdžių, kuriuos galite pavogti arba pasiskolinti savo projektui.

• Tvarkykite savo klaidas. Net pats tobuliausias programuotojas negali sustabdyti klaidų atsiradimo, tačiau jis gali sustabdyti, kad programa sustotų. Naudokite VBA integruotą klaidų tvarkymą su pranešimais On Error Goto ir Resume, kad užfiksuotumėte klaidas ir pakeistumėte programos eigą, kad jūsų programos nenuviltų jomis besinaudojančių žmonių.

• Naudokite funkcijas ir papildomas procedūras. Naudokite funkcijas ir papildomas procedūras užduotims, kurias atliks įvairios jūsų programos sritys, tvarkyti. Paprastai, jei kopijuojate ir įklijuojate kodą iš vienos programos srities į kitą, galbūt norėsite įdėti tą kodą į atskirą procedūrą.

• Konvertuoti makrokomandas į VBA kodą. „Access 2010“ makrokomandų kūrėjas leidžia spustelėti ir pasirinkti iš iš anksto nustatytų užduočių sąrašų, kad galėtumėte automatizuoti programą. Sukurkite makrokomandą, kuri daro tai, ko norite, tada konvertuokite tą makrokomandą į VBA kodą, kad galėtumėte pamatyti, kaip būtų, jei įvedėte ją nuo nulio.

Duomenų bendrinimas su kitomis programomis iš „Access 2010“.

„Access 2010“ yra puiki duomenų bazės programa, tačiau ji puikiai veikia ir su kitomis. Galite rodyti ir gauti duomenis iš įvairių programų. Jei programa palaiko VBA, galite ją valdyti naudodami „Access“. Pateikiame trumpą sąrašą „Microsoft“ programų, kurias galite valdyti ir su kuriomis galite bendrinti duomenis:

• „Excel“: daugelis „Excel“ naudotojų galiausiai įsitraukia į „Access“, nes jiems reikia daugiau duomenų saugojimo struktūros. Tačiau kai kurie iš šių žmonių to nedaro, todėl „Access“ ir „Excel“ vis dar yra stipriai susiję. Galite naudoti „Excel“ skaičiuoklę kaip „Access“ lentelę arba visiškai perimti „Excel“ programos valdymą iš „Access VBA“.

• SQL serveris: SQL serveris yra kaip „Access on steroids“ – bent jau lentelės ir užklausos požiūriu. Galite perkelti duomenis iš Access į SQL Server, kad padidintumėte greitį ir našumą, kai naudojate didelius duomenų kiekius. Kai duomenys yra SQL serveryje, galite kurti savo Access formas, ataskaitas, makrokomandas ir modulius, kad galėtumėte naudoti duomenis iš SQL serverio.

• „Word“: dauguma „Access“ naudojančių žmonių taip pat naudojo „Word“. Nesvarbu, ar rašote laišką, ar sudarote atliktinų užduočių sąrašą, daugelis iš mūsų kreipiasi į „Word“. Taip pat galite naudoti „Word“ kaip ataskaitų teikimo įrankį, kuriame galite kurti žymes duomenims iš „Access“ patalpinti, kad „Access“ nepažįstantis asmuo galėtų pakeisti statinius ataskaitos duomenis.

• „SharePoint“: „ SharePoint“ yra „Microsoft“ vizija, skirta dalytis ir bendradarbiauti su duomenimis žiniatinklyje, o naudodami „Access 2010“ galite bendrinti duomenis su „SharePoint Server“. Jūs netgi galite kurti formas ir ataskaitas programoje „Access“ ir paskelbti jas „SharePoint“ svetainėje, kad vartotojai galėtų jas naudoti savo naršyklėse – visa tai neįdiegę „Access 2010“.

• Outlook: Outlook yra daugiau nei tik el. pašto įrankis; tai taip pat kontaktų valdymo sistema. Naudodami Access 2010 galite siųsti el. laiškus ir rinkti duomenis tiesiai iš gautų el. pašto pranešimų. Taip pat galite bendrinti kontakto, kalendoriaus ir užduočių informaciją su programa „Access“, kad šiuos duomenis turėtumėte įvesti tik vienoje vietoje.