Pašto tvarkymas programoje „Outlook 2016“.

Pašto dėžutė išsipūtusi. Laikui bėgant visi tai gauna. Jūsų „Outlook 2016“ gautieji prisipildo pranešimų, kurių neištrynėte arba nepašalinote, ir, net to nesuvokdami, gavote tūkstančius pranešimų, kurie užima vietos duomenų faile ir neleidžia lengvai naršyti naujos informacijos. Štai keletas idėjų, kaip tą kamštį išardyti.

Išvalykite pokalbius

Pokalbis yra apsikeitimas el. paštu, susidedantis iš kelių pirmyn ir atgal pranešimų. Kadangi dauguma žmonių tiesiog paspaudžia Atsakyti, norėdami tęsti pokalbį neištrindami viso ankstesnio teksto, gausite daugybę pranešimų, kurie iš esmės yra vienas kito turinio pogrupiai. Pokalbio valymo funkcija atlieka ir suranda juos, ištrindama bet kokius pranešimus, kurie visiškai yra bent viename kitame pranešime.

Norėdami naudoti šią funkciją konkrečiam pranešimui, pasirinkite Pagrindinis → Išvalyti → Išvalyti pokalbį. (Pirmiausia pasirinkite pranešimą.) Norėdami išvalyti visą aplanką, pasirinkite Pagrindinis → Išvalyti → Išvalyti aplanką. Arba, jei norite tai padaryti visuose pašto aplankuose, pasirinkite Gautieji, tada pasirinkite Pagrindinis → Išvalyti → Išvalyti aplanką ir poaplankius.

Archyvuokite senus pranešimus

Galite nustatyti „Outlook“ archyvuoti pranešimus, turinčius konkrečias ypatybes, pvz., senesnius nei tam tikra data. Archyvuojant pranešimus jie perkeliami į atskirą duomenų failą, vadinamą Archive.pst. Išvalius pagrindinį „Outlook“ failą jis bus mažesnis, kad „Outlook“ būtų paleista greičiau. Duomenų archyvo failą galite atidaryti bet kuriuo metu, kai jums reikia ką nors jame peržiūrėti.

Norėdami archyvuoti pranešimus, pasirinkite Failas → Informacija → Pašto dėžutės valymas → Archyvas. Dialogo lange Archyvas nustatykite savo nuostatas ir spustelėkite Gerai.

Norėdami vėliau atidaryti archyvo duomenų failą ir ką nors nuskaityti, pasirinkite Failas → Atidaryti ir eksportuoti → Atidaryti Outlook duomenų failą. Naršykite iki archyvo failo, pasirinkite jį ir spustelėkite Gerai. Archyvo failas dabar rodomas naršymo srityje kairėje; su juo galite dirbti taip pat, kaip ir su pagrindiniu failu.

Norėdami dar kruopščiau išvalyti, pasirinkite Failas → Informacija → Pašto dėžutės valymas → Pašto dėžutės valymas. Dialogo lange Pašto dėžutės valymas galite nurodyti automatinio archyvavimo parametrus. Pavyzdžiui, galite rasti elementų, senesnių nei tam tikras dienų skaičius arba didesni nei tam tikras kilobaitų skaičius.

Sukurkite pašto aplankus

Vienas iš veiksmingų būdų tvarkyti paštą yra sukurti pašto dėžutės poaplankius. Tada galite perkelti pranešimus į vieną iš poaplankių, kad pašalintumėte juos iš pagrindinio gautųjų. Pavyzdžiui, galite turėti poaplankį kiekvienai organizacijai, kurioje savanoriaujate, arba poaplankį kiekvienam šeimos nariui, kuris jums siunčia žinutes.

Norėdami sukurti naują aplanką, naršymo srityje dešiniuoju pelės mygtuku spustelėkite aplanką Gautieji ir pasirinkite Naujas aplankas. Įveskite naują aplanko pavadinimą ir paspauskite Enter. Tada nuvilkite pranešimus iš gautųjų ant naujo aplanko pavadinimo naršymo srityje.

Laiškų tvarkymo taisyklių kūrimas

Puiku turėti kelis pašto aplankus, tačiau turite nepamiršti nuvilkti pranešimų į tuos aplankus. Laimei, galite automatizuoti procesą sukurdami laiškų tvarkymo taisykles. Taisyklė gali įvertinti siuntėjo el. pašto adresą ir, pavyzdžiui, peradresuoti pranešimą į poaplankį, jei jį siunčia tam tikras asmuo.

Norėdami sukurti laiškų tvarkymo taisyklę, pradėkite nuo pasirinkto pranešimo, atitinkančio norimus kriterijus. Tada pasirinkite Pagrindinis → Taisyklės → Sukurti taisyklę. Tada užpildykite dialogo langą, kad apibūdintumėte pranešimą, į kurį norite nukreipti. Pavyzdžiui, galite nurodyti, kas yra temoje arba kam ji siunčiama. Norėdami gauti daugiau pasirinkimų, spustelėkite Išplėstinės parinktys.

Norėdami jį nustatyti, pasirinkite Failas → Bendrinti → Pateikti internete → Pateikti internete. Atsiras nuoroda; nukopijuokite šią nuorodą ir išsiųskite ją savo auditorijos nariams teksto žinute, el. paštu arba bet kokiu jums patinkančiu būdu. Palaukite, kol jie jį gaus, tada pasirodžiusiame dialogo lange spustelėkite mygtuką Pradėti pristatymą, kad pradėtumėte pasirodymą.