Pasiekite 2013 m. „viskas viename“, skirtą „LuckyTemplates“ sukčiavimui

„Access 2013“ leidžia lengvai tvarkyti duomenis, derinant vaizdinę sąsają su reliacinės duomenų bazės galia. Sužinokite, kaip tvarkyti duomenis į lenteles, kurti formas ir ataskaitas, skirtas informacijai redaguoti ir pateikti, ir kurti informacijos pasirinkimo ir derinimo užklausas. Kiti veiksmai yra makrokomandų ir „Visual Basic for Applications“ (VBA) scenarijų rašymas, kad duomenų bazė būtų protinga, ir „SharePoint“ naudojimas duomenims skelbti žiniatinklyje.

Reliacinės duomenų bazės kūrimas programoje „Access 2013“.

Kai naudojate duomenų bazės programą, pvz., Access 2013, negalite tiesiog pradėti įvesti duomenų. Vietoj to turite sukurti reliacinės duomenų bazės dizainą, padalydami informaciją į vieną ar daugiau lentelių, kurių kiekviena sudaryta iš laukų (kurie yra kaip skaičiuoklės stulpeliai). Lentelės yra sujungtos reliaciniais sujungimais, kai vienos lentelės laukas sutampa (susijęs su) kitos lentelės lauku. Štai bendra mintis:

Identifikuokite savo duomenis.

Sudarykite galimų laukų (informacijos dalių), įskaitant tekstą, skaitinius, datos, teisingus / klaidingus ir kitų tipų duomenis, sąrašą.

Pašalinkite perteklinius laukus.

Nelaikykite tos pačios informacijos daugiau nei vienoje vietoje. Jei galite apskaičiuoti vieną lauką iš kito, saugokite tik vieną. (Išsaugokite gimimo datą arba amžių, bet ne abu.)

Sutvarkykite laukus į lenteles.

Sugrupuokite laukus pagal tai, ką jie apibūdina, kad kiekviena grupė taptų lentele. Parduotuvės užsakymų įvedimo duomenų bazėje gali būti viena lentelė klientams, viena produktams ir viena užsakymams.

Pridėkite kodų ir santrumpų lenteles.

Suplanuokite duomenų bazėje įtraukti valstijų pavadinimų ir dviejų raidžių kodų lentelę bei visų kitų kodų ar santrumpų lentelę. Šias lenteles naudosite kurdami išskleidžiamuosius reikšmių meniu, kuriuos galėsite pasirinkti įvesdami įrašus.

Kiekvienai lentelei pasirinkite pirminį raktą.

Pirminis raktas yra laukas, unikaliai identifikuojantis kiekvieną lentelės įrašą. Galite nurodyti Access kiekvienam įrašui priskirti unikalų ID numerį naudodami lauką AutoNumber.

Susieti lenteles.

Peržiūrėkite, kuriose lentelėse yra laukai, atitinkantys kitų lentelių laukus. Užsakymų įvedimo duomenų bazėje lentelėje Užsakymai turi būti laukas, identifikuojantis užsakymą pateikusį klientą – laukas, atitinkantis pirminio rakto lauką lentelėje Klientai. Dauguma ryšių yra vienas su daugeliu , kai vienas įrašas vienoje lentelėje gali atitikti daugiau nei vieną (arba nė vieno) įrašą kitoje lentelėje.

Patarimai, kaip pasirinkti „Access 2013“ laukų tipus

Kurdami duomenų bazę programoje „Access 2013“, nusprendžiate, kokio tipo bus kiekvienas laukas. „Access“ siūlo 12 laukų tipų, kuriuos galite pasirinkti. Pasirinkite lauko tipą, kuris geriausiai apibūdina duomenis, kuriuos norite saugoti lauke, ir tinka tokio tipo analizei, kurios jums reikia norint naudoti lauką. Čia pateikiami patarimai, kada naudoti kokio tipo lauką.

Handy Access 2013 spartieji klavišai

Kai kurie žmonės mieliau naudotųsi klaviatūra, o ne pele, o „Access 2013“ šiems žmonėms turi daug sparčiųjų klavišų. Šie spartieji klavišai yra ypač naudingi programoje Access 2013. Kai kurie klavišų paspaudimai veikia bet kur programoje Access 2013; kiti veikia tik tam tikrose peržiūrose, kaip minėta.

Prieigos paslaptys 2013 duomenų bazės projektavimas

Štai penki duomenų bazės projektavimo įsakymai, nesvarbu, ar naudojate „Access 2013“, ar kitą duomenų bazės programą. Gerai suprojektuota duomenų bazė palengvina duomenų tvarkymą.

• Saugokite informaciją ten, kur ji priklauso, o ne ten, kur ji rodoma. Tai, kur saugote informaciją, neturi nieko bendra su vieta, kur ji rodoma. Skaičiuoklėje įvedate informaciją ten, kur norite, kad ji būtų rodoma spausdinant skaičiuoklę, tačiau duomenų bazės veikia kitaip. Duomenų bazėje informaciją saugote lentelėse pagal informacijos struktūrą. Informacijos dalis gali būti rodoma daugelyje ataskaitų, tačiau ją saugote tik viename vienos lentelės lauke.

• Saugokite informaciją tokią, kokia ji iš tikrųjų yra, o ne taip, kaip norite, kad ji būtų rodoma konkrečioje ataskaitoje. Ši taisyklė yra pirmosios taisyklės pasekmė. Jei norite, kad knygų pavadinimai pirkimo užsakymuose būtų rodomi didžiosiomis (didžiosiomis) raidėmis, „Access“ gali parašyti pavadinimus didžiosiomis raidėmis. Išsaugokite knygų pavadinimus teisingomis didžiosiomis raidėmis, kad kiekvienoje ataskaitoje nereikėtų rašyti jų didžiosiomis raidėmis. „Access“ turi daug integruotų funkcijų, kurios gali reguliuoti teksto, skaičių ir datų formatavimą.

• Venkite šiukšlių patekimo, šiukšlių išvežimo (GIGO). Jei nesivarginate sukurti gero, protingo savo duomenų bazės dizaino ir jei nesate atsargūs įvesdami teisingus, švarius duomenis, jūsų duomenų bazė bus pilna šiukšlių. Gerai suprojektuotą duomenų bazę lengviau prižiūrėti nei blogai suprojektuotą, nes kiekviena informacijos dalis saugoma tik vieną kartą aiškiai pavadintame lauke aiškiai pavadintoje lentelėje, laikantis tinkamų patvirtinimo taisyklių. Taip, tai skamba kaip daug darbo, bet 10 000 neteisingų įrašų duomenų bazės išvalymas yra (atsiprašau, kad nesuvokiama) dar daugiau darbo.

• Atskirkite duomenis nuo programų. Jei kuriate duomenų bazę, kurią norite bendrinti arba platinti kitiems žmonėms, visas lenteles saugokite vienoje duomenų bazėje (galinėje dalyje), o visus kitus objektus – kitoje duomenų bazėje (priekinėje dalyje). Tada galite susieti šias dvi duomenų bazes, kad viskas veiktų. Lentelių atskyrimas nuo visų kitų supaprastina visą užklausų, formų, ataskaitų ir kitų dalykų atnaujinimo vėliau, nepažeidžiant lentelėse esančių duomenų.

• Grįžkite anksti ir dažnai. Gerai, šis patarimas nėra susijęs su dizainu, bet per daug svarbu jo praleisti: kiekvieną dieną kurkite atsarginę duomenų bazės kopiją. Jei pasiseka, jūsų biure jau yra įprastų (tikriausiai kas naktį) atsarginių kopijų kūrimo sistema, kurioje yra jūsų duomenų bazė. Jei ne, reguliariai pasidarykite atsarginę duomenų bazės kopiją ir būtinai pasidarykite atsarginę kopiją prieš atlikdami bet kokius svarbius pakeitimus. Išsaugokite keletą atsarginių kopijų, o ne tik naujausią, jei prireiktų šiek tiek laiko, kol išsiaiškinsite problemą.

Raskite tinkamą „Access 2013“ įrankį, kad išvengtumėte šiukšlių

Jei duomenys, patenkantys į jūsų duomenų bazę per lenteles ir formas, yra šiukšlės, bet kokia išvestis ar analizė, kurią atliekate su užklausomis ir ataskaitomis, taip pat bus šiukšlės. Laimei, „Access“ siūlo daugybę įrankių, padedančių užtikrinti, kad kiekviename lauke esantys duomenys yra tie, kurie turi būti tame lauke. Lentelės dizaino rodinyje galite rasti daugybę įrankių, kurie neleidžia šiukšlėms patekti:

• Duomenų tipas: naudokite teisingą duomenų tipą, kad išvengtumėte netinkamo tipo duomenų įvedimo.

• Lauko dydis: ši savybė riboja simbolių skaičių. Pavyzdžiui, jei žinote, kad laukas niekada neturėtų viršyti keturių simbolių, nustatykite Lauko dydį į 4.

• Formatas: dėl šios savybės duomenys atrodo tinkamai. Pavyzdžiui, tekstą galite pakeisti didžiosiomis arba mažosiomis raidėmis.

• Įvesties kaukė: įvesties kaukė riboja informacija leido lauke, nurodant, kas simbolių, galite įvesti. Naudokite įvesties kaukę, kai žinote, kokia forma turėtų būti duomenys – pavyzdžiui, jei užsakymo numerį sudaro dvi raidės ir keturi skaitmenys. Telefono numeriai ir pašto kodai yra kiti laukų, kuriuose naudingos įvesties kaukės, pavyzdžiai. Įvesties kaukės veikia su lauko ypatybe Formatas.

• Numatytoji reikšmė: ši ypatybė apibrėžia reikšmę, kuri rodoma pagal numatytuosius nustatymus, jei neįvedama jokia kita reikšmė. Numatytoji reikšmė rodoma lauke, kol neįvedama kita reikšmė.

• Lauko arba įrašo patvirtinimo taisyklė: duomenys turi atitikti šią taisyklę prieš juos įvedant. Ši ypatybė veikia su Patvirtinimo teksto nuosavybės taisykle.

• Būtina: ši ypatybė nurodo, kad lauke turi būti reikšmė, kad galėtumėte įrašyti įrašą. Kai neįvedama reikšmė, programa Access nesukuria naujo įrašo, kai paspaudžiamas Tab arba Enter, o mygtukas Naujas įrašas yra pilkas.

• Leisti nulinį ilgį: ši ypatybė nurodo, ar leidžiamas nulinio ilgio įrašas, pvz., „“ (kabutės be tarpų) (tik laukams Tekstas, Ilgas tekstas ir Hipersaitas). Nulinio ilgio laukas leidžia atskirti informaciją, kurios nėra, ir nulinę reikšmę (tuščią), kuri nežinoma arba neįvesta. Kai nustatyta ši parinktis, reikiamame lauke leidžiama įrašyti nulinio ilgio eilutę. Galbūt norėsite naudoti įvesties kaukę, kad nulinio ilgio laukas atrodytų kitaip nei nulinė reikšmė, kai leidžiami abu.

• Indeksuotas: kai pasirenkate indeksuoti lauką, galite nurodyti, kad lauke nebūtų leidžiamos pasikartojančios reikšmės. Ši nuosavybė taip pat pasiekiama iš duomenų lapo rodinio; tai žymės langelis juostelės skirtuke Duomenų lapas.

• Peržvalgos laukai: ši ypatybė leidžia vartotojui pasirinkti lauko, saugomo kitame lauke, reikšmę, taip pašalinant daugybę rašybos klaidų ir standartizuojant lauko parinktis. Norėdami sukurti paieškos lauką, naudokite paieškos vedlį.

Efektyvus „Visual Basic for Applications“ naudojimas programoje „Access 2013“.

Kai automatizuojate „Access 2013“ duomenų bazės taikomąją programą naudodami „Visual Basic for Applications“ (VBA), galite pasiklysti tuščiame puslapyje ir pradėti rašyti kodą. Nuo ko pradėti? Štai keletas paprastų gairių, kurių reikia laikytis, kad galėtumėte rašyti VBA kodą kaip profesionalas:

Gaukite pagalbos.

Bet kuriuo metu paspauskite F1, kad paleistumėte „Microsoft Access“ žinyną, kuriame galite peržiūrėti VBA kodo pavyzdžius.

Naudokite objektų naršyklę.

Objektų naršyklė leidžia tyrinėti VBA objektų savybes ir metodus. Visual Basic redaktoriuje pasirinkite View, tada Object Browser arba tiesiog paspauskite F2.

Gaukite daugiau pagalbos.

Žinoma, VBA integruoti pagalbos įrankiai yra nuostabūs, tačiau taip pat galite naudoti savo mėgstamą naršyklę ieškodami pagalbos rašant VBA kodą internete. Jūs netgi galite rasti pavyzdžių, kuriuos galite pavogti arba pasiskolinti savo projektui.

Tvarkykite savo klaidas.

Net pats tobuliausias programuotojas negali sustabdyti klaidų atsiradimo, tačiau jis gali sustabdyti, kad programa sustotų. Naudokite VBA integruotą klaidų tvarkymą su pranešimais On Error Goto ir Resume, kad užfiksuotumėte klaidas ir pakeistumėte programos eigą, kad jūsų programos nenuviltų jas naudojančių žmonių.

Naudokite funkcijas ir papildomas procedūras.

Naudokite funkcijas ir papildomas procedūras užduotims, kurias atliks įvairios jūsų programos sritys, tvarkyti. Paprastai, jei kopijuojate ir įklijuojate kodą iš vienos programos srities į kitą, galbūt norėsite įdėti tą kodą į atskirą procedūrą.

Konvertuoti makrokomandas į VBA kodą.

„Access 2013“ makrokomandų kūrėjas leidžia pasirinkti iš iš anksto nustatytų užduočių sąrašų, skirtų programai automatizuoti. Sukurkite makrokomandą, kuri daro tai, ko norite, tada konvertuokite ją į VBA kodą, kad galėtumėte pamatyti, kaip ji atrodytų, jei įvedėte ją nuo nulio.

Duomenų bendrinimas su kitomis programomis iš „Access 2013“.

„Access 2013“ yra puiki duomenų bazės programa pati, tačiau ji puikiai veikia ir su kitomis, leidžianti rodyti ir gauti duomenis iš kelių kitų programų. Jei programa palaiko „Visual Basic for Applications“ (VBA), galite ją valdyti naudodami „Access“. Štai trumpas programų, kurias galite valdyti ir su kuriomis galite bendrinti duomenis, sąrašas:

• „Microsoft Excel“: daugelis „Excel“ vartotojų įsitraukia į „Access“, nes jiems reikia daugiau duomenų saugojimo struktūros. Tačiau kai kurie iš šių žmonių neperžengia šuolio į „Access“, todėl tarp „Access“ ir „Excel“ vis dar yra tvirtas ryšys. Galite naudoti „Excel“ skaičiuoklę kaip „Access“ lentelę arba visiškai perimti „Excel“ programos valdymą iš VBA.

• „Microsoft SQL Server“: „ SQL Server“ yra kaip „Access on steroids“ – bent jau lentelės ir užklausos požiūriu. Galite perkelti duomenis iš Access į SQL Server, kad padidintumėte greitį ir našumą, kai naudojate didelius duomenų kiekius. Kai duomenys yra SQL serveryje, galite kurti savo Access formas, ataskaitas, makrokomandas ir modulius, kad galėtumėte naudoti duomenis iš SQL serverio.

• „Microsoft Word“: dauguma „Access“ naudojančių žmonių taip pat naudojo „Word“. Nesvarbu, ar rašote laišką, ar sudarote atliktinų užduočių sąrašą, „Word“ yra ta vieta, kur galite būti įpratę suktis. Taip pat galite naudoti „Word“ kaip ataskaitų teikimo įrankį, kuriame galite kurti žymes, kad patalpintumėte duomenis iš „Access“, o kitas asmuo, kuris gali būti nepažįstamas „Access“, gali redaguoti kitą informaciją „Word“ dokumente.

• „Microsoft SharePoint“: „ SharePoint“ yra „Microsoft“ vizija, skirta dalytis ir bendradarbiauti su duomenimis žiniatinklyje. Iš „Access 2013“ galite bendrinti duomenis su „SharePoint“ serveriu. Jūs netgi galite sukurti tinkintą žiniatinklio programą, kuri saugo „Access“ lenteles, užklausas, formas (kaip rodinius) ir makrokomandas „SharePoint 2013“ serveryje ir leidžia jums arba bet kam kitam pasiekti šias formas žiniatinklyje – visa tai neįdiegus „Access 2013“.

• Microsoft Outlook: Outlook yra daugiau nei tik el. pašto įrankis; tai taip pat kontaktų valdymo sistema. Galite bendrinti adresatų, kalendoriaus ir užduočių informaciją naudodami programą „Access“, kad ją tektų įvesti tik vienoje vietoje.