Pardavimo duomenų sudarymas bazinėse situacijose

Jums reikia būdo, kaip apibendrinti atskirus pardavimo įrašus į pradinį prognozavimo tašką. Dauguma įmonių, kurios užsiima produktų ir paslaugų pardavimu, registruoja savo pardavimus kasdien, nesvarbu, ar jos registruoja pajamas, ar parduotų vienetų skaičių.

Paprastai iš jų įmonės apskaitos sistemos galite sužinoti, kiek dolerių jie atnešė gegužės 4 ir spalio 12 d. arba kiek valdiklių pardavė vasario 8 ir rugpjūčio 25 d.

Apskaitos sistema dažniausiai išskaido individualius pardavimus. Taigi, jei įmonė birželio 3 d. atliko dešimt pardavimų, kiekvieno iš dešimties pardavimų matysite skirtingą rekordą. Matyti tuos išpardavimus po vieną puiku, jei esate buhalteris arba turite kokių nors kitų priežasčių, dėl kurių reikia informacijos apie individualius pardavimus, arba jei jums sunku užmigti. Bet jei prognozuojate, atskiri įrašai trukdo.

Apsvarstykite šias idėjas spręsdami, kaip geriausiai apibendrinti pardavimo duomenis:

• Jums nereikia atskirų pardavimo įrašų. Jei jūsų įmonė sausio 5 d. tris kartus pardavė – vieną už 2500 USD, kitą už 8650 USD ir kitą už 4765 USD, svarbu žinoti, kad sausio 5 d. įnešėte 15 915 USD.
• Jūs neprognozuojate pardavimų kasdien. Jei jūsų įmonė yra panaši į daugelį, jums reikia didesnio vaizdo. Norėdami planuoti atsargų lygį, nuspręsti, kiek pardavėjų reikia jūsų įmonei, ir išsiaiškinti, kokių pajamų galite tikėtis ir kokia bus jūsų įmonės mokestinė prievolė, prognozei reikia ilgesnio laikotarpio, pvz., mėnesio ar ketvirčio.
• Turite suderinti savo laikotarpio trukmę su prognozavimo priežastimis. Įprasti laikotarpiai yra mėnuo, ketvirtis arba metai, atsižvelgiant į tai, kodėl prognozuojate. Jei norite įsigyti medžiagų, galbūt norėsite numatyti kito mėnesio pardavimus. Norėdami apskaičiuoti pajamas, galbūt norėsite prognozuoti kito ketvirčio pardavimus. Priimdami sprendimus dėl samdymo, galbūt norėsite numatyti kitų metų pardavimus.

Esmė ta, kad jei ketinate prognozuoti pardavimus kitam mėnesiui, turite suskirstyti bazinį lygį mėnesiais: kiek pardavėte sausį, vasarį, kovą ir pan. Jei ketinate prognozuoti pardavimus kitam ketvirčiui, tuomet turite taip sutvarkyti savo bazinį lygį: kiek pardavėte pirmąjį ketvirtį, antrąjį ketvirtį, trečiąjį ketvirtį ir pan.

Norint sudaryti prognozę, kuri jūsų nepadarys gėdos, jums reikia daug ilgesnio nei trijų laikotarpių.

„Excel“ suvestinės lentelės yra idealios padėti jums susumuoti pardavimo duomenis ir nustatyti prognozavimo pagrindą. Neapdorotus pardavimo duomenis įvedate į „Excel“, kur galite kurti suvestinės lenteles dviem pagrindiniais būdais:

• Iš „Excel“ lentelės: Tarkime, kad jūsų apskaitos arba IT skyrius gali atsiųsti jums pardavimo duomenis minkštos kopijos formatu, pavyzdžiui, .csv (kableliais atskirtų reikšmių) failą. Šiuos duomenis galite įklijuoti į „Excel“ darbaknygę kaip sąrašą, konvertuoti tą sąrašą į lentelę ir pagal jį pagrįsti suvestinę lentelę.
• Iš (ką vadina „Excel“) išoriniai duomenys : kitaip tariant, pagrindiniai duomenys, atskiri pardavimo skaičiai, nėra saugomi „Excel“ darbalapyje. Jie saugomi atskiroje duomenų bazėje arba tekstiniame faile ar net kitoje „Excel“ darbaknygėje.

Sukurti suvestines lenteles remiantis išoriniais duomenimis gali būti patogu, nes pardavimo duomenys paprastai atnaujinami išoriniame duomenų šaltinyje (praktiškai tai dažnai yra tikra reliacinė duomenų bazė, skiriasi nuo plokščio failo, pavyzdžiui, standartinio Excel sąrašo ar lentelės). Tada, kai norite atnaujinti savo prognozę, jums nereikės gauti ir įklijuoti naujų duomenų į darbaknygę. Suvestinė lentelė gali atsinaujinti automatiškai iš išorinio duomenų šaltinio.