Pagrindiniai klausimai, kuriuos reikia užduoti prieš platinant „Excel“ informacijos suvestinę

Prieš išsiųsdami baigtą „Excel“ prietaisų skydelį, verta skirti laiko atsitraukti ir užduoti keletą pagrindinių klausimų. Prieš platindami prietaisų skydelį, naudokite šiuos klausimus kaip kontrolinį sąrašą.

Ar jūsų prietaisų skydelyje pateikiama tinkama informacija?

Pažiūrėkite į pateikiamą informaciją ir nustatykite, ar ji atitinka informacijos suvestinės paskirtį, nustatytą renkant reikalavimus. Nesidrovėkite su pagrindiniais naudotojais dar kartą paaiškinti prietaisų skydelio paskirtį. Norite išvengti prietaisų skydelio kūrimo vakuume. Leiskite keliems bandomiesiems vartotojams matyti iteracijas, kai ją kuriate. Tokiu būdu bendravimas išlieka atviras ir per daug nenueisite neteisinga kryptimi.

Ar viskas, kas yra jūsų prietaisų skydelyje, turi tikslą?

Nuoširdžiai pažvelkite į tai, kiek informacijos jūsų prietaisų skydelyje neatitinka jos pagrindinio tikslo. Kad prietaisų skydelis būtų kuo vertingesnis, nenorite jo skiesti naudingais duomenimis, kurie yra įdomūs, bet nepraktiški.

Jei duomenys neatitinka pagrindinės prietaisų skydelio paskirties, palikite juos. Niekas nesako, kad turite užpildyti kiekvieną tuščią vietą puslapyje.

Ar jūsų prietaisų skydelyje aiškiai rodomas pagrindinis pranešimas?

Kiekviename prietaisų skydelyje yra vienas ar daugiau pagrindinių pranešimų. Norite užtikrinti, kad šie pranešimai būtų rodomi aiškiai. Norėdami patikrinti, ar pagrindiniai prietaisų skydelio pranešimai yra gerai matomi, atsitraukite ir prisimerkę žiūrėdami į prietaisų skydelį. Pažiūrėkite į šalį ir kelis kartus pažiūrėkite į prietaisų skydelį. Kas tau iškyla pirmiausia? Jei tai nėra pagrindiniai komponentai, kuriuos norite rodyti, turėsite ką nors pakeisti.

Štai keletas veiksmų, kurių galite imtis norėdami užtikrinti, kad pagrindiniai komponentai būtų svarbūs.

• Įdėkite pagrindinius informacijos suvestinės komponentus puslapio viršutiniame kairiajame arba viduriniame kairiajame kampe. Tyrimai rodo, kad šios sritys daugiausiai dėmesio sulaukia ilgesniam laikui.

• Sumažinkite kraštinių, fonų ir kitų elementų, apibrėžiančių prietaisų skydelio sritis, pabrėžimą. Pabandykite naudoti natūralų baltą tarpą tarp komponentų, kad padalintumėte prietaisų skydelį. Jei kraštinės būtinos, suformatuokite jas šviesesniais atspalviais nei jūsų duomenys.

• Formatuokite etiketes ir kitą tekstą šviesesniais atspalviais nei jūsų duomenys. Šviesios spalvos etiketės suteikia naudotojams reikalingą informaciją, neatitraukiant jų nuo rodomos informacijos.

Ar galite prižiūrėti šį prietaisų skydelį?

Yra didelis skirtumas tarp prietaisų skydelio atnaujinimo ir prietaisų skydelio atkūrimo. Prieš su džiaugsmu išsiųsdami ką tik sukurtą mielai atrodantį prietaisų skydelį, šiek tiek pagalvokite apie tokio prietaisų skydelio priežiūrą. Norite pagalvoti apie atnaujinimų dažnumą ir kokius procesus turite atlikti kiekvieną kartą atnaujindami duomenis. Jei tai yra vienkartinis ataskaitų teikimo įvykis, nustatykite savo lūkesčius su savo naudotojais. Jei žinote, kad tai taps pasikartojančia ataskaita, prieš sutikdami su bet kokiu tvarkaraščiu norėsite iš tikrųjų derėtis dėl kūrimo laiko, atnaujinimo intervalų ir etapų.

Ar jūsų prietaisų skydelyje aiškiai nurodyta jo taikymo sritis ir galiojimo laikas?

Prietaisų skydelyje turėtų būti aiškiai nurodyta jo taikymo sritis ir galiojimo laikas. Tai reiškia, kad kiekvienas turėtų turėti galimybę pažvelgti į jūsų prietaisų skydelį ir žinoti laikotarpį, su kuriuo ji susijusi, ir informacijos suvestinėje apimtį. Tai priklauso nuo kelių paprastų dalykų, kuriuos galite padaryti norėdami efektyviai pažymėti savo prietaisų skydelius ir ataskaitas.

• Prie prietaisų skydelio visada įtraukite laiko žymą. Tai sumažina painiavą platinant tą patį prietaisų skydelį arba ataskaitą kas mėnesį arba kas savaitę.

• Visada įtraukite tekstą, nurodantį, kada buvo gauti priemonių duomenys. Daugeliu atvejų duomenų pateikimo laikas yra labai svarbi informacija analizuojant priemonę.

• Kiekvienam prietaisų skydelyje esančiam komponentui naudokite aprašomuosius pavadinimus. Būtinai venkite paslaptingų pavadinimų su daugybe akronimų ir simbolių.

Ar jūsų prietaisų skydelis gerai dokumentuotas?

Svarbu dokumentuoti savo prietaisų skydelį ir už jo esantį duomenų modelį. Kiekvienas, kuris kada nors paveldėjo „Excel“ darbalapį, žino, kaip sunku gali būti išversti įvairias analitines vertes, kurios patenka į ataskaitą. Jei jums pasiseks, duomenų modelis bus pakankamai mažas, kad jį būtų galima sujungti maždaug per savaitę. Jei jums nepasisekė, turėsite atsisakyti viso modelio ir pradėti nuo nulio.

Dokumentacija net nebūtinai turi būti įmantri. Keletas paprastų dalykų gali padėti dokumentuoti prietaisų skydelį.

• Pridėkite modelio žemėlapio skirtuką prie savo duomenų modelio. Modelio žemėlapio skirtukas yra atskiras lapas, kurį galite naudoti norėdami apibendrinti pagrindinius duomenų modelio diapazonus ir nurodyti, kaip kiekvienas diapazonas sąveikauja su ataskaitų komponentais galutiniame pateikimo sluoksnyje.

• Gausiai naudokite komentarus ir etiketes. Nuostabu, kaip keli aiškinamieji komentarai ir etiketės gali padėti paaiškinti jūsų modelį net ir tada, kai ilgą laiką nebuvote nuo duomenų modelio.

• Duomenų modelio diapazonams identifikuoti naudokite spalvas. Naudodami spalvas duomenų modelyje galite greitai peržiūrėti langelių diapazoną ir gauti pagrindinius nurodymus, ką tas diapazonas veikia. Kiekviena spalva gali reikšti diapazono tipą. Pavyzdžiui, geltona gali reikšti suskirstymo lenteles, pilka – formules, o violetinė – nuorodų lenteles.

Ar jūsų prietaisų skydelis patogus naudoti?

Prieš platindami prietaisų skydelį, įsitikinkite, kad jis patogus naudoti. Nesunku atspėti, ką reiškia patogumas naudoti:

• Intuityvus: jūsų prietaisų skydelis turėtų būti intuityvus tiems, kurie to niekada nematė. Išbandykite tai su kuo nors ir paklauskite to žmogaus, ar tai prasminga. Jei turite pradėti aiškinti, kas parašyta prietaisų skydelyje, kažkas negerai. Ar prietaisų skydelyje reikia daugiau etikečių, mažiau sudėtingų diagramų, geresnio išdėstymo, daugiau duomenų, mažiau duomenų? Verta gauti atsiliepimų iš kelių vartotojų.

• Lengva naršyti: jei jūsų prietaisų skydelis yra dinamiškas ir leidžia sąveikauti su makrokomandomis ar suvestinės lentelėmis, įsitikinkite, kad naršymas veikia gerai. Ar vartotojas turi spustelėti keliose vietose, kad pasiektų savo duomenis? Ar gręžinių skaičius yra tinkamas? Ar per ilgai užtrunka pereiti iš vieno požiūrio į kitą? Vėlgi, patikrinkite savo prietaisų skydelį keliuose naudotojuose. Ir būtinai išbandykite visas interaktyviąsias prietaisų skydelio funkcijas keliuose kompiuteriuose, išskyrus jūsų.

• Tinkamai spausdina: nieko nėra labiau erzina, kaip spausdinti prietaisų skydelį tik tada, kai nustato, kad prietaisų skydelį sukūręs asmuo neskirdavo laiko, kad įsitikintų, jog jis spausdina tinkamai. Būtinai nustatykite „Excel“ failų spausdinimo parinktis, kad prietaisų skydeliai būtų spausdinami tinkamai.

Ar jūsų prietaisų skydelis yra tikslus?

Niekas neužmuša prietaisų skydelio ar ataskaitos greičiau nei suvokimas, kad joje esantys duomenys yra netikslūs. Aš negaliu jums pasakyti, kaip nustatyti, ar jūsų duomenys yra tikslūs. Tačiau galite pabrėžti tris veiksnius, lemiančius suvokimą, kad prietaisų skydelis yra tikslus:

• Suderinamumas su autoritetingais šaltiniais: akivaizdu, kad jei jūsų duomenys nesutampa su kitų ataskaitų šaltinių, kils duomenų patikimumo problema, ypač jei tie kiti šaltiniai laikomi patikimais. Žinokite apie duomenų šaltinius, kurie jūsų organizacijoje laikomi Evangelija. Jei jūsų prietaisų skydelyje yra duomenų, susijusių su patikimu šaltiniu, palyginkite duomenis su tuo šaltiniu, kad užtikrintumėte nuoseklumą.

• Vidinis nuoseklumas: niekada nesmagu paaiškinti, kodėl viena prietaisų skydelio dalis nesutampa su kitomis to paties prietaisų skydelio dalimis. Norite užtikrinti tam tikrą vidinį prietaisų skydelio nuoseklumą. Įsitikinkite, kad palyginami komponentai skirtingose ​​jūsų prietaisų skydelio srityse yra suderinami. Jei yra nenuoseklumo priežastis, aiškiai pažymėkite tas priežastis. Nuostabu, kaip paprastas užrašas išvalo klausimus apie duomenis.

• Asmeninė patirtis: ar kada nors matėte, kad kas nors žiūri į ataskaitą ir sako: „Tai neatrodo teisinga? Jie naudoja tai, ką kai kurie žmonės vadina „žarnyno jausmu“, kad įvertintų duomenų patikimumą. Niekas nežiūri į skaičius vakuume. Kai žiūrite į bet kokią analizę, atsinešate ilgametę asmeninę informaciją, bendravimą ir patirtį. Jūs nesąmoningai naudojate šią patirtį vertindami informaciją. Nustatydami savo prietaisų skydelio tikslumą, atsižvelkite į organizacijos „anekdotines žinias“. Jei įmanoma, parodykite savo prietaisų skydelį keliems jūsų įmonės turinio ekspertams.