Outlook 2003: verslo kontaktų tvarkyklė

Business Contact Manager (BCM) 2.0 versija yra nemokamas Outlook 2003 priedas Office Professional ir Small Business leidimuose. Tai puikus įrankis, jei suprantate, kaip jį naudoti savo naudai, ir įveikiate du pagrindinius jo apribojimus:

• Senesnės BCM versijos veikia kaip atskiri vienetai, neleidžiantys dalytis keliems vartotojams. Atnaujinus BCM į 2.0 versiją, galima dalytis duomenų baze tarp kelių vartotojų. Jei naudojate senesnę versiją, prisijunkite, „Outlook“ įrankių juostoje pasirinkite Žinynas, pasirinkite Tikrinti, ar nėra naujinimų, tada vadovaukitės instrukcijomis, kad atnaujintumėte sistemą.

• Norint naudoti BCM bendrinimo funkcijas, jūsų Outlook programa turi būti įdiegta kompiuteryje, kuriame veikia Windows XP Professional; BCM nebendrinamas naudojant „Windows XP Home Edition“.

• Produktų ir paslaugų prekių sąrašas yra fiksuoto formato, kuriame yra tik trys galimi laukai duomenims importuoti iš pardavimo ir apskaitos sistemos. Turite pakoreguoti savo verslo sistemos laukus, kad jie tilptų į tris importuojamus laukus: Prekės pavadinimas, Aprašymas ir Vieneto kaina, o tai riboja paslaugų ir produktų citavimo būdą. Cituojant tą patį produktą kaip vieną vienetą, vieną dėžutę ar vieną talpyklą, kiekvienoje pakuotėje turite atidaryti vieną eilutės elementą. Negalite importuoti esamų atsargų kiekių, nes BCM neimportuoja kiekio laukų.

• Kad ta pati prekė būtų ant skirtingos tos pačios eilutės pakuotės, turite apibrėžti vieneto kiekio reikšmę, nesvarbu, ar tai 1 šampūno buteliukas, ar dėžutė, kurioje yra 12 šampūno buteliukų. Kiekvienos prekės pavadinimo, aprašymo ir vieneto kainos pritaikymas paslaugai, projektui ar produktui yra iššūkis naudojant BCM bet kuriame versle.

Tarkime, pavyzdžiui, Daisy dirba kompiuterių ir programinės įrangos priežiūros įmonėje ir gauna užklausą dėl pasiūlymo įdiegti ir bendrinti naują BCM 2.0 penkiose darbo vietose. Ji parašo išsamų pasiūlymą, įskaitant minimalius reikalavimus, pvz., „Windows XP Professional“ darbo stotyje, kuri dalinsis duomenų baze, ir įvertina jos paslaugų valandų skaičių. Ji sukuria naują elementą, kad įrašytų šį pasiūlymą:

Programinės įrangos diegimo paslaugų pasiūlymas

Elemento pavadinimas: programinės įrangos diegimas

Aprašymas: BCM 2.0 bendrinamas 5 darbo vietose

Kiekis: 1 paslauga

Kaina : 120,00

Daisy naudoja lauką Prekės pavadinimas, kad nurodytų paslaugą, o lauką Aprašymas, kad pateiktų tai, ko reikia. Ji taip pat susieja pasiūlymą kaip failą galimybių istorijos elementuose. Pritaikę jos paslaugą prie produktų ir paslaugų sąrašo, galite pritaikyti Daisy idėją bet kokio tipo versle.

Be to, tarkime, kad Markas dirba teisiniame biure, o naujas klientas paprašo pasiūlymo dėl įmonės teisinių reikalų tvarkymo. Jis parašo pasiūlymą, paaiškindamas, ką apima jo biuro paslaugos, ir išsiunčia jį kaip 250 USD per valandą, skaičiuojant dešimt valandų per mėnesį. Jis įvertina pasiūlymą 120 valandų per metus ir nustato jį taip:

Marko teisinių paslaugų paslaugų pasiūlymas

Elemento pavadinimas: teisinė pagalba

Aprašymas: Verslo teisinės pagalbos sutartis 10 val./mėn

Kiekis: 120

Iš viso: 30 000 USD

Be to, kosmetologijos klinika gali sudaryti produktų ir paslaugų sąrašą, skirtą Botox odos priežiūros programoms ir odos priežiūros lazeriu paslaugoms, taip pat kaip teisinė įstaiga ar kompiuterių paslauga.

Nesvarbu, ar esate parduotuvėje, ar nedidelėje pramonės šakoje, naudodami ankstesnius pavyzdžius, galite koreguoti savo produktų sąrašą, kad jis atitiktų BCM pasiekiamus laukus.