Nuolatinis mokymasis iš „Microsoft Project 2019“ projektų

Nemanykite, kad Microsoft Project 2019 yra tiesiog milžiniškas elektroninis darbų sąrašas; veikiau tai sudėtingas įrankis, naudojamas projektams valdyti. Ir logiškas to valdymo šalutinis produktas yra fantastiškas informacijos lobynas, kurį galite panaudoti, kad taptumėte aukštesnės kvalifikacijos projekto vartotoju, taigi ir kompetentingesniu projekto vadovu .

Išsiuntę paskutinę su projektu susijusią atmintinę ir priėmę paskutinę viršininko pagyrimą ar kritiką, skirkite šiek tiek laiko ir dar kartą peržiūrėkite „Microsoft Project“ tvarkaraštį.

Peržiūrėkite projektą

Per pirmąjį, antrą ar net trečią projektą nesuprasite visų projektų valdymo aspektų. Bet jūs tapsite labiau patenkinti savo įgūdžiais. Taip pat nesuprasite visų „Microsoft Project“ planavimo niuansų savo pirmame projekte. Savo antrojo projekto metu net neatskleisite visų projekto galimybių. Tačiau palaipsniui, kai įvaldysite projektų valdymo ir projekto naudojimo subtilybes, veiksmingiau pritaikysite projektų valdymo įgūdžius ir lengviau įsisavinsite Project generuojamą informaciją – ir greičiau suprasite, kaip tai gali padėti išvengti klaidų. apie būsimus projektus.

Kiekvieno etapo pabaigoje ir projekto pabaigoje peržiūrėkite kiekvieną projektą, kad pamatytumėte, ką padarėte gerai, o ką neteisingai. Tada galėsite panaudoti tai, ką atradote, tobulindami savo įgūdžius kitame projekte.

Patartina atlikti peržiūrą kiekvieno gyvavimo ciklo etapo pabaigoje, jei kyla didelė rizika ar problema arba įvyksta nenumatytų reikšmingų pokyčių.

Mokykitės iš savo klaidų

Žinote, ką sako: jei nestudijuosite istorijos, būsite pasmerkti ją kartoti. O klaidos kartojimas yra paskutinis dalykas, kurį norite padaryti valdydami projektą.

Peržiūrėdami projektą apsvarstykite šias strategijas:

• Palyginkite pradinį pradinį planą su galutine faktine veikla, kaip parodyta. Net jei sukūrėte tarpinius ar pradinius planus, kad galėtumėte prisitaikyti prie drastiškų pokyčių, pažiūrėkite į didžiausią atotrūkį tarp to, ko tikėjotės pradiniame plane, ir to, kas atsitiko. Ši strategija gali būti geriausias būdas pamatyti sritis, kuriose esate linkęs nuvertinti labiausiai arba kuriose projekto apimties pokyčiai sukėlė dramatiškų pokyčių.
• Peržiūrėkite pastabas, kurias padarėte apie užduotis, kad primintumėte apie iškilusius pakeitimus ar problemas. Į Ganto diagramos lapą įdėkite stulpelį pavadinimu Pastabos ir vienu prisėdimu perskaitykite visas pastabas.
• Atkreipkite dėmesį, kurių išteklių nepavyko pateikti, kaip buvo žadėta; jei juos valdote, pateikite konstruktyvius atsiliepimus. Jei nevaldote išteklių, užsirašykite jų darbo greitį ir kokybę, kad padėtumėte atlikti būsimas užduotis. Taip pat atkreipkite dėmesį, kurie išoriniai pardavėjai neveikė taip, kaip tikėtasi (ir perkelkite juos į sutarčių sąrašo apačią).
• Įvertinkite savo ryšius išsaugotuose el. laiškuose ar atmintinėse. Nustatykite, ar suteikėte komandai pakankamai informacijos, kad ji galėtų efektyviai dirbti, ir ar laiku informavote vadovybę apie projekto problemas.
• Įvertinkite savo viršininko, klientų ir kitų suinteresuotųjų šalių atsiliepimus. Nustatykite, ar kokie nors bendri apribojimai, pvz., projekto biudžetas ar rezultatai, labai pasikeitė projekto eigoje. Paklauskite, ar galutiniai vartotojai buvo patenkinti jūsų projekto užbaigimo ir galutinio produkto pristatymo greičiu. Paklauskite apie komandos veiklą iš jų perspektyvos ir apie tai, ar jie pasikliaus jumis vadovaudami kitam panašiam projektui.

Pradiniai ir faktiniai skaičiai.

Aptarkite komandą

Joks projektas nėra vieno žmogaus provincija. Net jei niekas kitas niekada nepalietė projekto plano, jūsų komanda vis tiek pateikė informaciją apie tą planą, nurodydama veiklos valandas ir informaciją, kurią jums suteikė projekto metu.

Norėdami patobulinti komunikacijos procesą, vadovaukitės šiais patarimais:

• Paklauskite komandos narių apie faktinės veiklos ataskaitų teikimo sėkmę. Ar išsiuntėte el. laišką, planavote pastabas ar naudojote Project Web App įrankius, pvz., laiko apskaitos žiniaraštį, norėdami rinkti išteklių informaciją? Ar svarstėte pasinaudoti visais internetinio bendradarbiavimo privalumais? Ar turėtumėte tai padaryti kitame projekte?
• Nustatykite, ar jūsų komanda vertina jūsų bendravimą kaip dažną ir išsamų. Ar per mažai informacijos apie projektą pasidalinote su ištekliais, ar per daug juos užtvindėte? Ar siuntėte paprastas ataskaitas apie konkrečius projekto aspektus, ar išsiuntėte ištisus (sudėtingus) projekto failus? Ar vadovų komanda manė, kad jūsų ataskaitos apie projektą buvo pakankamos jų poreikiams? Ar turėtumėte išmokti geriau pasinaudoti kita programine įranga, pvz., „Excel“ ir „Visio“, pasiekiama naudojant „Visual Reports“?

Palyginkite projekto versijas

Projektų vadovai kartais nori išsaugoti naujas projekto planų versijas, o ne dirbti su tarpiniais planais. Šis metodas gali veikti, tačiau jis neįgalina projekto istorijos užfiksuoti viename projekto faile. Nesvarbu – projekto Versijų palyginimo funkcija leidžia matyti skirtumus tarp dviejų projekto plano failų. Šie failai gali būti dvi skirtingos vieno projekto plano versijos arba dviejų atskirų projektų, kurie yra panašūs, failai.

Šį metodą galite naudoti norėdami peržiūrėti užbaigto projekto įvykius arba palyginti panašius naujus projektus juos kurdami. Užbaigtoje palyginimo ataskaitoje grafiškai parodomi projekto skirtumai ir pateikiama legenda, leidžianti nustatyti ataskaitos ypatybes.

Norėdami palyginti du projektus, atlikite šiuos veiksmus:

Atidarykite failą, kurį norite palyginti.
Aktyvus failas laikomas dabartiniu projektu.

Skirtuke Ataskaita spustelėkite mygtuką Palyginti projektus grupėje Projektas.
Pasirodo dialogo langas Palyginti projekto versijas, kaip parodyta.

Projekto versijų palyginimas.

Jei failas, kurį norite palyginti, nerodomas išskleidžiamajame sąraše, pavadintame Palyginti dabartinį projektą (failo pavadinimą) su šia ankstesne versija, spustelėkite mygtuką Naršyti, kad surastumėte ir pasirinktumėte atitinkamą failą.
Pasirinktas failas laikomas ankstesniu projektu.

Norėdami palyginti kitas lenteles nei rodomos numatytosios, pasirinkite atitinkamas lenteles išskleidžiamajame sąraše Užduočių lentelė ir Išteklių lentelė.

Spustelėkite mygtuką Gerai.

Jei matote pranešimą, kad turite per daug stulpelių, kad galėtumėte palyginti, spustelėkite Gerai, kad tęstumėte.
Projektas atlieka palyginimą ir parodo palyginimo ataskaitą, kaip parodyta. Palyginimo ataskaita rodoma viršutinėje srityje, o atskiri projekto failai – dviejose apatinėse srityse. Legenda kairėje apibūdina simbolius ataskaitos stulpelyje Rodikliai.

Projektų palyginimas.

Skirtuko Palyginti projektus grupėje Rodinys spustelėkite Išteklių palyginimas.
Palyginimo ataskaitos sritis pasikeičia, kad būtų rodoma išteklių informacija.

Norėdami uždaryti sritį, spustelėkite mygtuką Uždaryti palyginimą (X), esantį srityje Legend for Comparison Report.
Greitosios prieigos įrankių juostoje spustelėkite mygtuką Išsaugoti ir pavadinkite failą taip, kad kitą kartą, kai norėsite peržiūrėti šią palyginimo ataskaitą, projektai ir laukai jau būtų nustatyti.

Remkitės „Microsoft Project Success“.

Nors žmogaus prigimtis dažnai verčia žmones be reikalo sutelkti dėmesį į trūkumus, atsiradusius dėl projekto, faktas yra tas, kad jūs tikriausiai daug dalykų padarėte gerai. Prieš pradėdami planuoti kitą projektą, norite kur nors sukaupti teigiamus aspektus, kuriuos vėliau nesunkiai rasite.

Sukurkite šabloną

Viena iš dabartinio projekto informacijos išsaugojimo galimybių yra sukurti šabloną, kuris yra tiesiog išsaugotas failas, kuriame yra nustatymai, kuriuos norite pakartoti. Kai atidarote šabloną, galite jį išsaugoti kaip projekto dokumentą nauju pavadinimu ir visais jau įdiegtais parametrais.

Projekte yra savo šablonų, skirtų įprastiems projektų tipams, tačiau bet kurį projektą galite išsaugoti kaip šabloną. Jei projekte dažnai kartojate tą patį užduočių rinkinį (kaip tai daro žmonės daugelyje pramonės šakų), sutaupykite laiko, kad iš naujo sukurtumėte visas tas užduotis.

Šabloniuose, be bet kokių projekto užduočių, gali būti bet kuri arba visa šių tipų informacija, skirta šioms užduotims:

• Visa informacija apie kiekvieną bazinę liniją
• Faktinės vertės
• Įkainiai už visus išteklius
• Fiksuotos išlaidos

Galite išsaugoti visą šią informaciją arba tik pasirinktus elementus. Pavyzdžiui, jei sukuriate daugybę fiksuotų išlaidų (pvz., įrangos) ir išteklių su susijusiais įkainiais (ir juos naudojate daugumoje projektų), galite išsaugoti šabloną, kuriame būtų tik fiksuotos išlaidos ir išteklių normos.

Norėdami išsaugoti failą kaip šabloną, atlikite šiuos veiksmus:

Atidarykite failą, kurį norite išsaugoti, tada pasirinkite Failas → Įrašyti kaip.

Srityje Įrašyti ir sinchronizuoti pasirinkite, kur norite išsaugoti šabloną.
Galite išsaugoti jį „SharePoint“, kompiuteryje, debesyje arba kitoje pridėtoje vietoje.

Eikite į vietą, kurioje norite išsaugoti šabloną.
Pasirodo dialogo langas Įrašyti kaip, kaip parodyta.

Failo išsaugojimas kaip šablonas.

Išskleidžiamajame sąraše Įrašyti kaip tipą pasirinkite Projekto šablonas (*.mpt).
Atminkite, kad šis failo plėtinys nerodomas, jei nenustatėte Windows rodyti failų plėtinių.

Spustelėkite mygtuką Išsaugoti.
Jūsų bus paprašyta pasirinkti duomenų, kuriuos norite pašalinti iš šablono, tipą, pvz., visų pradinių verčių, faktinių verčių ir pan. Pažymėkite langelius, kuriuos norite išsaugoti šablone, ir spustelėkite Išsaugoti.
„Microsoft“ išsaugo šablonus centriniame aplanke, pavadintame „Šablonai“.

Įvaldykite „Microsoft Project Organizer“.

Nuostabiai lankstus projekto pobūdis leidžia tinkinti daugybę nustatymų, pvz., lentelių, filtrų, rodinių ir ataskaitų. Pavyzdžiui, galite sukurti atskiras duomenų lenteles, kurios bus rodomos rodiniuose, kuriuose yra lapų sritys. Taip pat galite kurti atskirus filtrus, ataskaitas ir kalendorius. Jei turite kokį nors gyvenimą, galbūt nenorėsite leisti vakarų kurdami visus šiuos elementus kitame projekte. Vietoj to, naudokite Organizer, kad nukopijuotumėte juos į kitus projekto failus.

Galite naudoti Organizer, norėdami nukopijuoti informaciją iš vieno failo į kitą. Yra devyni skirtukai, padedantys tvarkyti informaciją, kurią galite kopijuoti:

• Peržiūros
• Ataskaitos
• Moduliai
• Lentelės
• Filtrai
• Kalendoriai
• Žemėlapiai
• Laukai
• Grupės

Jei norite, kad pasirinktinį elementą, kurį sukūrėte dabartiniame faile, būtų galima naudoti visuose projekto plano failuose, naudokite Tvarkyklą, kad nukopijuotumėte elementą į visuotinį šabloną Global.mpt. Nors kai kurie elementai nukopijuojami į Organizatorių pagal numatytuosius nustatymus, niekada nepakenks užtikrinti, kad svarbiausi elementai būtų ten išsaugoti.

Norėdami naudoti Organizer, atlikite šiuos veiksmus:

Atidarykite projektą, iš kurio norite kopijuoti elementus, ir projektą, į kurį norite kopijuoti elementus.

Failo, į kurį norite kopijuoti, pasirinkite Failas → Informacija.
Atsidaro užkulisių vaizdas, kuriame rodomi bendri failų pasirinkimai.

Spustelėkite mygtuką Organizuoti visuotinį šabloną.
Pasirodo dialogo langas Organizer, kaip parodyta.

Dialogo langas Organizer.

Spustelėkite norimos kopijuoti informacijos tipo skirtuką.

Kairiajame stulpelyje spustelėkite eilutę, iš kurios norite kopijuoti.
Pagal numatytuosius nustatymus Project pasirenka šabloną Global.mpt sąrašui kairėje ir failą, iš kurio atidarote sąrašo organizatorių dešinėje. Jei norite kopijuoti elementus iš kito atidaryto failo, pasirinkite jį spustelėdami išskleidžiamąjį sąrašą po failų sąrašu dešinėje. (Priklausomai nuo rodomo skirtuko, išskleidžiamasis sąrašas gali būti pavadintas Rodiniai galimi, Galimos grupės, Galimos ataskaitos ir t. t.)

Spustelėkite mygtuką Kopijuoti.
Elementas rodomas sąraše dešinėje.

(Pasirenkama) Norėdami pervardyti pasirinktinį elementą, kurį sukūrėte,
(a) spustelėkite jį dešinėje esančiame sąraše, tada spustelėkite mygtuką Pervardyti.
(b) Pasirodžiusiame dialogo lange Pervardyti įveskite naują pavadinimą ir spustelėkite mygtuką Gerai.

Norėdami nukopijuoti papildomų elementų tame pačiame skirtuke, pakartokite 5 ir 6 veiksmus.

Norėdami nukopijuoti elementą kitame skirtuke, pakartokite 4–8 veiksmus.

Baigę kopijuoti elementus iš vieno failo į kitą, spustelėkite mygtuką Uždaryti (X).

Nepervardykite numatytųjų Tvarkyklės elementų. Pervadinus juos, gali atsirasti klaidų ir gedimų, pvz., negalėti rodyti konkretaus rodinio.