Nepaverskite „Excel“ duomenų modelio duomenų baze

Galbūt skaitėte, kad priemonės, naudojamos „Excel“ prietaisų skydelyje, turėtų visiškai atitikti pradinį to prietaisų skydelio tikslą. Ta pati koncepcija taikoma ir galinio duomenų modeliui. Turėtumėte importuoti tik tuos duomenis, kurių reikia informacijos suvestinės arba ataskaitos tikslui pasiekti.

Siekdami turėti kuo daugiau duomenų po ranka, daugelis „Excel“ naudotojų į savo skaičiuokles įtraukia visus galimus duomenis. Šiuos žmones galite pastebėti pagal 40 megabaitų failus, kuriuos jie siunčia el. paštu. Matėte šias skaičiuokles – du skirtukus, kuriuose yra tam tikra ataskaitų teikimo arba informacijos suvestinės sąsaja, ir šešis paslėptus skirtukus, kuriuose yra tūkstančiai duomenų eilučių (dauguma jų nenaudojami). Jie iš esmės sukuria duomenų bazę savo skaičiuoklėje.

Kas negerai naudojant kuo daugiau duomenų? Na, čia yra keletas problemų:

• Duomenų kaupimas programoje „Excel“ padidina formulių skaičių. Jei įtraukiate visus neapdorotus duomenis, turite juos apibendrinti programoje „Excel“. Tai neišvengiamai verčia jus eksponentiškai padidinti formulių, kurias turite naudoti ir prižiūrėti, skaičių.

  Atminkite, kad jūsų duomenų modelis yra priemonė analizei pateikti, o ne neapdorotiems duomenims apdoroti. Ataskaitų teikimo mechanizmuose geriausiai veikia tie duomenys, kurie jau buvo apibendrinti ir apibendrinti į naudingus rodinius, kuriuos galima naršyti ir pateikti prietaisų skydelio komponentams. Kur kas geriau importuoti duomenis, kurie jau buvo sukaupti kiek įmanoma daugiau.

  Pavyzdžiui, jei jums reikia pateikti pajamų pagal regioną ir mėnesį ataskaitą, nereikia importuoti pardavimo operacijų į duomenų modelį. Vietoj to naudokite apibendrintą lentelę, kurią sudaro regionas, mėnuo ir pajamų suma.

• Jūsų duomenų modelis bus platinamas su prietaisų skydeliu. Kitaip tariant, kadangi prietaisų skydelį maitina duomenų modelis, platindami prietaisų skydelį turite išlaikyti modelį užkulisiuose (tikriausiai paslėptuose skirtukuose). Be to, kad dėl to failo dydis yra sudėtingas, per daug duomenų įtraukimas į duomenų modelį iš tikrųjų gali pabloginti informacijos suvestinės našumą. Kodėl?

  Kai atidarote Excel failą, visas failas įkeliamas į atmintį, kad būtų užtikrintas greitas duomenų apdorojimas ir prieiga. Tokio elgesio trūkumas yra tas, kad „Excel“ reikia daug RAM, kad būtų galima apdoroti net mažiausius skaičiuoklės pakeitimus. Galbūt pastebėjote, kad kai bandote atlikti veiksmą su dideliu, daug formulių reikalaujančiu duomenų rinkiniu, „Excel“ lėtai reaguoja, todėl būsenos juostoje rodomas indikatorius Skaičiavimas. Kuo didesnis duomenų rinkinys, tuo mažiau efektyvus duomenų kaupimas programoje „Excel“.

• Dėl didelių duomenų rinkinių gali kilti sunkumų keičiant mastelį. Įsivaizduokite, kad dirbate mažoje įmonėje ir savo duomenų modelyje naudojate mėnesines operacijas. Kiekvieną mėnesį yra 80 000 duomenų eilučių. Laikui bėgant sukuriate patikimą procesą su visomis formulėmis, suvestinės lentelėmis ir makrokomandomis, kurių reikia norint analizuoti duomenis, saugomus jūsų tvarkingai prižiūrimame skirtuke.

  Kas dabar bus po vienerių metų? Ar pradedate naują skirtuką? Kaip analizuoti du duomenų rinkinius dviejuose skirtinguose skirtukuose kaip vieną objektą? Ar jūsų formulės vis dar geros? Ar turite rašyti naujas makrokomandas?

Visų šių problemų galima išvengti importuojant tik apibendrintus ir apibendrintus duomenis, kurie yra naudingi pagrindiniam ataskaitų teikimo tikslui.