Laukų tipai ir naudojimas „Access 2019“ duomenų bazėse

Prisimenate, „Access 2019“ laukas yra jūsų duomenų vieta. Kiekviename lauke yra vienas duomenų elementas, pvz., Pavardė arba Atmušimų vidurkis. Kadangi pasaulyje yra tiek daug įvairios informacijos, „Access“ siūlo įvairius laukų tipus jai saugoti . Tiesą sakant, „Access“ suteikia jums šių tipų laukų:

• Trumpas tekstas
• Ilgas tekstas
• Skaičius
• Valiuta
• AutoNumber (šis duomenų tipas pagal numatytuosius nustatymus taikomas pradiniam ID laukui bet kurioje naujoje lentelėje)
• Data/Laikas
• Taip ne
• Ieškoti ir santykiai
• Turiningas tekstas
• Priedas
• Hipersaitas
• OLE objektas
• Apskaičiuota
• Paieškos vedlys

Ką tik išvardyti tipai yra galimi laukams, kuriuos sukuriate be to pirmojo lauko – tų, kuriuose bus jūsų duomenys.

Šiuo metu pakanka pasakyti, kad minėtas laukas AutoNumber yra laukas, kuriame yra automatiškai sugeneruotas numeris, todėl kiekvienas įrašas yra unikalus, nes turi unikalų automatinį numerį arba ID.

Kol kas nesijaudinkite, kad išsiaiškintumėte, koks yra kiekvieno lauko tipas arba ką jis veikia pagal pavadinimą – aš trumpai apžvelgsiu kiekvieną iš jų. Tačiau, kaip matote, sąrašas apima beveik bet kokio tipo duomenis, kuriuos galite įsivaizduoti. Ir atminkite, kad kiekvieną iš jų galima plačiai pritaikyti, todėl laukai tiksliai atitinka jūsų poreikius.

Būsimame sąraše su ženkleliais pristatomi galimi laukų tipai ir kaip jie naudojami. Taip pat šiek tiek sužinosite, kaip galite juos pakoreguoti, kad atitiktų jūsų konkrečius poreikius:

• Trumpas tekstas: išsaugo iki 255 teksto simbolių – raidžių, skaičių, skyrybos ženklų ir bet kokių jų derinių.
• Ilgas tekstas: jis pakeičia Atmintinės lauko tipą, esantį 2010 m. ir ankstesnėse versijose. Ilgo teksto lauke telpa iki 64 000 simbolių informacijos – tai yra beveik 18 teksto puslapių. Tai tikrai didelis teksto laukas. Puikiai tinka bendriems užrašams, išsamiems aprašymams ir viskam, kam reikia daug vietos.

Skaičiai teksto lauke nėra skaičiai, su kuriais reikia skaičiuoti; jie tik skaitmenų krūva, kabojusi kartu lauke. Būkite atsargūs, kai kuriate lenteles savo duomenų bazėje – nenorite įvesti, tarkime, reikšmės, kurią ketinate naudoti apskaičiuotame lauke, arba iš ataskaitos išgauti kokios nors kitos informacijos ir turėti tokią reikšmę. saugomas kaip tekstas, todėl jis negali būti naudojamas kaip skaičius. Jei duomenys yra skaitiniai, išsaugokite juos tokiu būdu.

Teksto laukuose yra vienas nustatymas, kurį reikia žinoti: dydis. Kai kuriate teksto lauką, programa Access nori žinoti, kiek simbolių yra lauke. Tai yra lauko dydis. Jei sukursite lauką vardu Vardas ir padarysite jo dydį 6, Juozapas tilps į lauką, bet ne Jennifer. Šis apribojimas gali būti problema. Gera bendra taisyklė yra padaryti lauką šiek tiek didesnį, nei manote, kad jums reikia. Jei reikia, vėliau nesunku lauką dar labiau padidinti, tačiau jį sumažinti gali būti pavojinga.

• Skaičius: saugo tikrus, tikrus skaičius. Naudodami skaičių laukus galite pridėti, atimti ir apskaičiuoti kelią į šlovę ir turtus. Bet jei dirbate su doleriais ir centais (arba svarais ir pensais), naudokite lauką Valiuta.
• Valiuta: seka pinigus, kainas, sąskaitų sumas ir pan. „Access“ duomenų bazėje našta čia sustoja. Kalbant apie tai, taip pat lira, markė ir jena. Jei norite gauti kitokį skaičių, peržiūrėkite lauką Skaičius.
• Data / laikas: išsaugo laiką, datą arba jų derinį, atsižvelgiant į naudojamą formatą. Norėdami stebėti gyvenimo laiką, naudokite lauką Data / laikas. Gana universalus, tiesa?
• Taip/Ne: Laikoma Taip/Ne, True/False ir On/Off, priklausomai nuo pasirinkto formato. Kai jums reikia paprasto „taip“ arba „ne“, naudokite šį lauką.
• Peržvalga ir ryšys: jei norite, kad vienos lentelės laukas iš tikrųjų būtų rodomas kitos lentelės lauko turinys, pasirinkite šį lauko tipą. Kai tik pasirenkamas šis lauko tipas, atidaromas paprastas paieškos vedlys, per kurį pasirenkate lentelę ir lauką, kad peržiūrėtumėte šį naują lentelės lauką.
• Raiškusis tekstas: ar konkretaus lauko turinys turi būti suformatuotas taip? Pasirinkite šį lauko tipą ir lauke esantiems duomenims pritaikytas formatavimas (naudojant teksto formatavimo įrankius skirtuke Pagrindinis) bus toks, koks jis bus rodomas ekrane ir ataskaitose.
• OLE objektas: galite naudoti OLE objekto duomenų tipą, norėdami susieti arba įterpti objektą, pvz., „Excel“ darbalapį arba „Word“ dokumentą, į „Access“ lentelę.
• Priedas: naudokite šį lauko tipą, norėdami prie įrašo pridėti failus – „Word“ dokumentus, „Excel“ darbalapius, „PowerPoint“ pristatymus ar bet kokį kitą failą, įskaitant grafiką (galbūt savanorio, produkto ar vietos nuotrauką?).
• Hipersaitas: šio lauko tipo dėka „Access“ supranta ir išsaugo specialią nuorodų kalbą, dėl kurios internetas yra tokia galinga vieta. Jei naudojate „Access“ savo įmonės tinkle arba plačiai naudojatės internetu, šis lauko tipas skirtas jums.
• Apskaičiuota: naudokite šį lauko tipą, kai norite užpildyti atitinkamą lauką formulės, kuri naudoja vieną ar daugiau kitų tos pačios lentelės laukų, rezultatu. Pavyzdžiui, lentelėje, kurioje yra jūsų produktų sąrašas, kituose laukuose gali būti Kaina ir Nuolaida. Jei taip pat norite turėti lauką, kuriame būtų skaičiuojama nauja kaina (Kaina, atėmus nuolaidą), jį paverskite laukeliu Apskaičiuota. Kai pasirenkate šį lauko tipą, naudodamiesi antriniu meniu pasirenkate, į kokius duomenis bus įtrauktas rezultatas, tada pasirodys išraiškų kūrimo priemonės dialogo langas, kuriame nustatote formulę.

Kad galėtumėte pradėti galvoti apie savo duomenų bazę ir duomenis bei įsivaizduoti laukus, kuriuos galėtumėte naudoti kai kuriems įprastiems duomenų tipams, šioje lentelėje pateikiamas laukų tipų ir jų naudojimo būdų suskirstymas.

Kasdienių lentelių bendrieji laukai

Visi laukų tipai, pateikti kaip pavyzdžiai šioje lentelėje, iš tikrųjų yra teksto laukai, net ir tie, kurie skirti telefonų numeriams. Taip yra todėl, kad „Access“ jų turinį mato kaip tekstą, o ne kaip skaičių, kuris gali būti naudojamas skaičiuojant. (Peržiūrėkite toliau pateiktą lentelę, kurioje pateikiamas laukų pavadinimų ne-nr.)

Draudžiami simboliai

Žinoma, kitas lauko tipas (nurodytas stulpelyje Tipas) nėra nei trumpo teksto, nei ilgo teksto laukai – taip pat matote lauką Hipersaitas. Šis duomenų tipas taip pat laikomas tekstu, bet hipersaito duomenų tipas saugo URL kaip URL, o ne tik kaip teksto ir skyrybos eilutę.

Jei visas šis tekstas ir skaičiai jus klaidina, atminkite, kad kompiuteriai mano, kad yra skirtumas tarp skaičiaus (kurį naudotumėte skaičiuodami) ir skaitmenų, pvz., telefono numerį sudarančių skaitmenų, eilutės . Kalbant apie įvairių tipų teksto laukus, svarbu, kiek teksto bus saugoma lauke ir ar jam reikia specialaus formatavimo, kad jis tinkamai veiktų duomenų bazėje.