Laimingo ir sveiko kontaktų aplanko palaikymas programoje „Outlook“.

Patologijoje, kuri tiria ligas ir jų perdavimo būdus, kontaktinis asmuo yra asmuo, kuris perduoda užkrečiamą ligą, o programoje Outlook kontaktas yra asmuo, apie kurį saugote informaciją. Informacija apie kontaktus saugoma aplanke Adresatai. Šis aplankas yra itin galinga adresų knyga. Jame yra vietos žmonių vardams, adresams, telefonų numeriams, el. pašto adresams, tinklalapiams, gaviklio numeriams, gimtadieniams, jubiliejams, slapyvardžiams ir kitiems dalykams saugoti. Kai adresuojate el. pašto pranešimą, galite gauti adresą tiesiai iš kontaktų aplanko, kad įsitikintumėte, jog adresas įvestas teisingai.

Kontaktų aplankas yra toks geras ir išsamus, kaip ir informacija apie kontaktus, kuriuos įdėjote į jį. Šiuose puslapiuose paaiškinama, kaip įvesti informaciją apie kontaktą ir atnaujinti informaciją, jei ji pasikeičia.

Naujo kontakto įvedimas į aplanką Adresatai

Norėdami įtraukti ką nors į kontaktų sąrašą, atidarykite aplanką Kontaktai ir pradėkite atlikdami vieną iš šių veiksmų:

• Spustelėkite mygtuką Naujas kontaktas.

• Paspauskite Ctrl+N (kontaktų aplanko lange) arba Ctrl+Shift+C.

• Pasirinkite Failas -> Naujas -> Kontaktas.

Matote kontaktinę formą. Šioje formoje galite įvesti beveik viską, ką reikia žinoti apie žmogų, išskyrus jo meilės gyvenimą ir slaptas ydas. Įveskite visą informaciją, kurią norite įrašyti, atsižvelgdami į šias kelių eismo taisykles:

• Vardai, pavardės, adresai ir pan.: nors jums gali kilti pagunda tiesiog įvesti adresus, telefonų numerius, vardus ir pan. į teksto laukelius, nedarykite to! Pavyzdžiui, norėdami įvesti pavadinimą, spustelėkite mygtuką Visas vardas skirtuke Bendra. Spustelėkite mygtuką „Verslas“ arba „Pagrindinis“ ir įveskite adresą dialogo lange Tikrinti adresą. Spustelėdami mygtukus ir įvesdami duomenis dialogo lange, leidžiate programai „Outlook“ atskirti vardų, adresų ir telefono numerių sudedamąsias dalis. „Outlook“ gali lengviau rūšiuoti vardus ir adresus, taip pat naudoti vardus ir adresus kaip masinių ir masinių el. laiškų šaltinį naudojant „Microsoft Word“.

• Įvesdami informaciją apie įmonę, o ne asmenį, laukelį Pilnas pavadinimas palikite tuščią, o laukelyje Įmonė įveskite įmonės pavadinimą.

• Jums svarbi informacija: jei atrodo, kad formoje nėra vietos tam tikros rūšies informacijai įvesti, pabandykite spustelėti trikampio mygtuką ir iššokančiajame meniu pasirinkti naują informacijos kategoriją. Spustelėkite trikampio mygtuką šalia mygtuko „Verslas“ ir pasirinkite „Pagrindinis“, pavyzdžiui, jei norite įvesti namų adresą, o ne įmonės adresą.

• Failas kaip: atidarykite išskleidžiamąjį meniu Failas kaip ir pasirinkite parinktį, kaip įrašyti kontaktą į aplanką Kontaktai. Kontaktai pateikiami abėcėlės tvarka pagal pavardę, vardą, įmonės pavadinimą arba šių trijų derinius. Pasirinkite parinktį, kuri geriausiai apibūdina, kaip tikitės rasti kontaktą aplanke Kontaktai.

• Pašto adresai: jei laikote daugiau nei vieną kontakto adresą, parodykite adresą, kuriuo norite siųsti laiškus, ir pažymėkite žymės langelį This Is the Mailing Address.

• El. pašto adresai: kiekvienam kontaktui galite įvesti iki trijų el. pašto adresų (spustelėkite trikampio mygtuką ir pasirinkite 2 el. paštas arba 3 el. paštas, kad įvestumėte antrą arba trečią adresą). Teksto lauke Rodyti kaip „Outlook“ rodo, kaip atrodys el. pašto pranešimų eilutė Kam, kai siunčiate el. laišką kontaktui. Pagal numatytuosius nustatymus eilutėje Kam rodomas kontakto vardas ir jo el. pašto adresas skliausteliuose. Tačiau teksto laukelyje Rodyti kaip galite įvesti ką tik norite, o jei įvedę kažką kitokio lengviau atskirsite el. pašto adresus, įveskite ką nors kita. Pavyzdžiui, įveskite Lydia – Asmeninis, kad žinotumėte, kada siunčiate el. laišką asmeniniu Lidijos adresu, o ne jos verslo adresu.

• Nuotraukos: norėdami įdėti skaitmeninę nuotrauką į kontakto formą, spustelėkite mygtuką Pridėti kontakto nuotrauką ir dialogo lange Pridėti kontakto paveikslėlį pasirinkite paveikslėlį ir spustelėkite mygtuką Gerai.

Skirtuke Bendra būtinai parašykite keletą žodžių, kad apibūdintumėte, kaip ir kur susitikote su kontaktu. Atėjus laikui pašalinti kontaktus aplanko Kontaktai sąraše, perskaitę aprašymus galėsite nuspręsti, kas ravėjo, o kas ne.

Baigę įvesti informaciją, spustelėkite mygtuką Išsaugoti ir uždaryti. Jei skubate įvesti kontaktinę informaciją, spustelėkite mygtuką Išsaugoti ir naujas. Tai padarius atidaroma tuščia forma, kad galėtumėte įrašyti informaciją apie kitą kontaktą.

Štai greitas būdas įvesti el. pašto žinutę atsiuntusio asmens kontaktinę informaciją: atidarykite pranešimą, dešiniuoju pelės klavišu spustelėkite siuntėjo vardą eilutėje Kam ir nuorodų meniu pasirinkite Pridėti prie „Outlook“ kontaktų. Matote kontaktinę formą. Jei galite, įveskite daugiau informacijos apie siuntėją ir spustelėkite mygtuką Išsaugoti ir uždaryti.

El. pašto ir adresų importavimas iš kitos programos

Tarkime, kad naudojote „Outlook Express“, „Eudora“ arba „Lotus Organizer“ savo el. pašto ir kontaktiniams adresams tvarkyti, bet dabar tapote konvertuotu į „Outlook“. Ką daryti su el. pašto žinutėmis ir vardais bei adresais kitoje programoje? Negalite leisti jiems tiesiog sėdėti. Galite importuoti juos į „Outlook“ ir tęsti ten, kur baigėte.

Norėdami importuoti el. pašto ir kontaktų adresus iš kitos programos, pirmiausia pasirinkite Failas –> Importuoti ir eksportuoti. Pamatysite importavimo ir eksportavimo vedlį. Tai, ką darysite toliau, priklauso nuo to, kur dabar sekate el. paštą ir adresą:

• Outlook Express: pasirinkite Importuoti interneto paštą ir adresus ir spustelėkite mygtuką Kitas. „Outlook“ importavimo įrankio dialogo lange pasirinkite „Outlook Express“, pažymėkite žymės langelius, kad nuspręstumėte, ką eksportuoti (paštą, adresus ir (arba) taisykles), ir dar kartą spustelėkite mygtuką Kitas. Kitame dialogo lange pasirinkite parinktis, kad nuspręstumėte, ką daryti su pasikartojančiais įrašais; tada spustelėkite mygtuką Baigti.

• Eudora: pasirinkite Importuoti interneto paštą ir adresus ir spustelėkite mygtuką Kitas. Dialogo lange Outlook Import Tool pasirinkite Eudora, pasirinkite parinktis, kad nuspręstumėte, ką daryti su pasikartojančiais įrašais, ir dar kartą spustelėkite mygtuką Kitas. Dialogo lange Aplanko naršyklė pasirinkite failą, kuriame saugomi Eudora duomenys, ir spustelėkite mygtuką Gerai.

• Lotus Organizer: pasirinkite Importuoti iš kitos programos arba failo, spustelėkite mygtuką Kitas, pasirinkite Lotus Organizer versiją (4.x arba 5.x) ir dar kartą spustelėkite mygtuką Kitas. Eidami spustelėję mygtuką Kitas, būsite paklausti, kaip tvarkyti pasikartojančius elementus, rasti Lotus Organizer duomenų failą ir pasirinkti Outlook aplanką, į kurį norite įdėti duomenis.

Kai kurie importavimo ir eksportavimo filtrai neįdiegiami automatiškai „Outlook“. „Outlook“ gali paprašyti įdėti „Office“ kompaktinį diską, kad būtų galima įdiegti filtrą.