Kaip valdyti išteklių prieinamumą projekte 2016

Daug „Project 2016“ funkcijų valdo išteklius, ypač padedant nustatyti bendrą išteklių paskirstymą. Perskirstymas yra skaičiavimas, pagrįstas išteklių kalendoriumi ir pasiekiamumu, nurodantis, kad dėl šio pasiekiamumo buvo priskirta per daug darbo.

Apsvarstykite Monicą Mendez, inžinierę, kuri pagal savo kalendorių dirba įprastą aštuonių valandų darbo dieną. Monica yra priskiriama užduočiai Rašyti galutinę ataskaitą esant 50 procentų jos pasiekiamumo ir užduočiai Kurti dizaino specifikacijas (kuri atliekama tuo pačiu metu kaip ataskaitos užduotis) – 100 procentų jos pasiekiamumo. Dabar Monika dirba 150 procentų savo užimtumo arba 12 valandų per dieną. Vargšė Monika perpildyta. Būkite atsargūs – ji netgi gali pasitraukti iš projekto.

Pagal numatytuosius nustatymus išteklius priskiriamas užduočiai esant 100 procentų pasiekiamumo (arba vienetų), tačiau galite pakeisti šį nustatymą, jei žinote, kad išteklius bus priskirtas kelioms užduotims ir gali skirti tik ribotą laiką dirbdamas kiekvieną iš jų.

Išteklių prieinamumo įvertinimas ir nustatymas

Kai kurių išteklių prieinamumą lengviau įvertinti nei kitų. Vargu ar vadovas skirs visos dienos jokiai vienai užduočiai, nes jam tenka susitvarkyti su visais jam atsiskaitančiais darbuotojais, taip pat pasirašyti įgaliojimus, dalyvauti susirinkimuose dėl įvairių projektų, rengti, pavyzdžiui, biudžetus. Gamybos darbuotojo pasiekiamumą gali būti lengviau nustatyti atliekant vieną užduotį: jei vienas gamybos darbas linijoje praleidžia tris dienas, o vienas asmuo visą laiką dirba prie linijos, tiksliau būtų sakyti, kad ji tą užduotį atlieka visapusiškai. laikas.

Viena iš projekto pradedančiųjų klaidų yra pernelyg apgalvoti prieinamumą. Žinoma, niekas kiekvieną dieną neskiria aštuonių valandų vienai projekto užduočiai. Darbuotojai dalį savo darbo dienų praleidžia skaitydami el. laiškus, kalbėdami su bendradarbiais ir atsiliepdami į telefono skambučius apie problemas, nesusijusias su jų projektais. Vieną dieną išteklius užduočiai atlikti gali skirti septynias valandas, o kitą – tik tris valandas.

Neapsigaukite nuo kasdieninio išteklių tvarkaraščio, kai vertinate prieinamumą. Jei per visą užduotį darbuotojas sutelkia dėmesį į tai, 100 procentų pasiekiamumas yra tinkama nuostata. Tačiau jei tas asmuo dirba tik penkias dienas, atlikdamas dešimties dienų užduotį, tai yra 50 procentų, nesvarbu, ar jis dirba keturias valandas per dieną dešimt dienų, ar penkias visas dienas bet kuriuo metu.

Nustatymas Vienetai (pasiekiamumas) padeda pastebėti išteklių, kurie gali atlikti kelias užduotis vienu metu pagal projekto tvarkaraštį, perteklinį rezervavimą.

Norėdami nustatyti numatytuosius išteklių vienetus, kurie nurodytų prieinamumą, atlikite šiuos veiksmus:

Rodyti išteklių lapo rodinį.

Spustelėkite išteklių maksimalaus stulpelį.

Įveskite skaičių, nurodantį laiko procentą, per kurį ištekliai gali būti naudojami projektui.

Pavyzdžiui, įveskite 33 ištekliui, kuris yra pasiekiamas trečdalį laiko, arba 400 ištekliui, kuris gali suteikti keturis visą darbo dieną dirbančius darbuotojus. (Įrašai, kurių dydis didesnis nei 100 procentų, reiškia išteklius, suteikiančius grupei ar komandai užduotis.) Dažniausias įrašas (numatytasis) yra 100 vienam ištekliui, visą darbo dieną atliekančiam užduotis projekte.

Paspauskite Enter arba Tab.

Įrašas baigtas.

Atminkite, kad tai veikia tik tiems ištekliams, kurių tipas nustatytas kaip Darbas.

Kai išteklius ateina ir išeina

Be to, kad ištekliai projektui gali būti prieinami tik tam tikrą procentą laiko (tarkim, 50 procentų visos projekto trukmės), jis gali būti prieinamas tik tam tikrą laikotarpį (galbūt balandžio–birželio mėn.) per visą projekto gyvavimo laikotarpį. projektas – dažniausiai, kai naudojate iš kito skyriaus pasiskolintus išteklius arba kai dirbate su laisvai samdomu darbuotoju, kuris dalyvauja jūsų projekte su kitais. Kitas galimas išteklius yra tas, kuris pirmąsias kelias projekto dienas turi pusę etato, o likusias – visą darbo dieną.

Tokiu atveju dialogo lango Išteklių informacija srities stulpeliuose Galimas nuo ir Galimas iki įvesite dienų seką, kaip parodyta, kad nurodytumėte skirtingą prieinamumą.

Laikotarpiai ir prieinamumo vienetai.

Norėdami nurodyti ribotą laikotarpį, per kurį jūsų projektui gali būti naudojami ištekliai, atlikite šiuos veiksmus:

Rodyti išteklių lapo rodinį.

Dukart spustelėkite šaltinį.

Rodomas dialogo lango Išteklių informacija skirtukas Bendra.

Norėdami nurodyti pasiekiamumo laikotarpį, naudokite stulpelius Galimas nuo ir Galimas iki (srityje Išteklių prieinamumas).

Stulpelyje Vienetai toje pačioje eilutėje spustelėkite rodykles, kad padidintumėte arba sumažintumėte prieinamumą 50 procentų žingsniais, arba įveskite skaičių.

Paspauskite Enter, kad užbaigtumėte įvedimą.

Pakartokite 3 ir 4 veiksmus, kad nurodytumėte papildomus pasiekiamumo laikotarpius kitose išteklių prieinamumo srities eilutėse.

Spustelėkite mygtuką Gerai, kad išsaugotumėte nustatymą.