Kaip tvarkyti išteklius „Microsoft Project 2019“.

Prieš kurdami išteklius programoje „Microsoft Project 2019“, turite suprasti, kaip jie veikia jūsų projektą. Visų pirma, ištekliai yra turtas, padedantis įgyvendinti projektą, nesvarbu, ar tai yra asmuo, įranga, medžiaga ar tiekimas. Vienas iš efektyvaus darbo su ištekliais aspektų yra valdyti bet kurio ištekliaus, kuris turi ribotą laiką jūsų projektui, darbo eigą. Kurdami išteklius nurodote jų pasiekiamumą valandomis dienomis arba savaitės dienomis.

Pavyzdžiui, vienas asmuo gali būti pasiekiamas 50 procentų laiko arba 20 valandų įprastą 40 valandų darbo savaitę, o kitas gali būti pasiekiamas visą darbo dieną (40 valandų). Kai savo projektui priskiriate tokius išteklius, galite naudoti įvairius rodinius, ataskaitas ir įrankius, kad pamatytumėte, ar bet kuriuo projekto metu resursas nėra perpildytas. Taip pat galite matyti, kada žmonės sėdi aplinkui, kraipo nykščiais arba kada jie gali padėti atlikti kitą užduotį. Jūs netgi galite atsižvelgti į išteklius, kurie veikia keliuose jūsų organizacijos projektuose, ir užtikrinti, kad jie būtų naudojami efektyviai.

Kitas veiksmingo darbo su ištekliais aspektas yra suprasti, kaip išteklių, kuriuos priskiriate užduočiai atlikti, skaičius turi įtakos tos užduoties trukmei. Kitaip tariant, jei turite atlikti tam tikrą darbo kiekį, bet tą darbą atlieka mažai žmonių, įprastinė užduotis užtrunka ilgiau nei tuo atveju, jei yra daugybė žmonių.

Užduoties tipas nustato, ar užduoties trukmė keičiasi, atsižvelgiant į jai priskirtų išteklių skaičių. Atminkite: užduoties tipas gali būti fiksuoti vienetai, fiksuota trukmė arba fiksuotas darbas.

Galiausiai, ištekliai padidina projekto išlaidas. Norėdami atsižvelgti į projekto išlaidas, pvz., daug valandų dirbant su užduotimi, kompiuterius, kuriuos turite nusipirkti, arba paslaugas, už kurias reikia mokėti, turite sukurti išteklių ir priskirti juos vienai ar daugiau užduočių.

Išteklių tipai: darbas, medžiaga ir kaina

Išteklių planavimo tikslais projektas atpažįsta tik šiuos tris išteklių tipus:

• Darbas: šis asmuo, pvz., programuotojas ar santechnikas, gali būti paskirtas iš naujo, bet ne išeikvotas. Darbo ištekliai yra priskiriami užduotims atlikti.
• Medžiaga: Medžiaga turi vieneto savikainą ir nenaudoja darbo valandų, tačiau ji gali būti išeikvota. Medžiagų sąnaudų pavyzdžiai yra plienas, mediena ir knygos.
• Kaina: naudodami išlaidų šaltinį galite lanksčiai nurodyti taikomas išlaidas, pvz., kelionės ar siuntimo išlaidas, kiekvieną kartą, kai naudojate išteklius.

Pridedant išorinį tiekėją arba įrangos išteklius prie projekto gali būti sudėtinga nuspręsti, kokį išteklių tipą naudoti. Jei nenorite pridėti darbo valandų prie projekto, kai naudojamas tas išteklius, nenustatykite šaltinio kaip darbo šaltinio. Vietoj to naudokite išlaidų šaltinį arba fiksuotų išlaidų metodą.

Kaip ištekliai veikia užduočių laiką

Pagal numatytuosius „Project 2019“ nustatymus pastangomis pagrįstas planavimas išjungtas atliekant rankiniu būdu ir automatiškai suplanuotas užduotis. Taigi, nesvarbu, kiek darbo išteklių priskirsite, užduoties trukmė išlieka tokia pati, o projektas sukaupia daugiau valandų darbo užduočiai atlikti, kad atspindėtų daugiau pastangų.

Tačiau kai kuriais fiksuoto vieneto arba fiksuoto darbo užduoties tipo atvejais užduočiai priskirtų išteklių pridėjimas arba pašalinimas turėtų turėti įtakos užduočiai atlikti reikalingam laikui. Iš esmės senoji nuostata „Dvi galvos yra geriau nei viena“ gali būti pakeista į „Dvi galvos yra greitesnės už vieną“.

Papildomų žmonių priskyrimas užduotims ne visada proporcingai sutrumpina darbo laiką, nors „Project“ jį taip apskaičiuoja. Kai turite daugiau žmonių, turėsite daugiau susitikimų, atmintinių, pasikartojančių pastangų ir, pavyzdžiui, konfliktų. Jei prie užduoties pridedate daugiau išteklių, taip pat apsvarstykite galimybę padidinti pastangų, reikalingų tai užduočiai atlikti, kiekį, kad atsižvelgtumėte į neišvengiamą darbo grupės neefektyvumą.

Kaip įvertinti išteklių poreikį

Paprastai žinote, kiek materialinių išteklių reikia užduočiai atlikti: daugeliu atvejų galite naudoti standartinę formulę, kad apskaičiuotumėte svarų, tonų, jardų ar kitą kiekį. Bet kaip žinoti, kiek pastangų turi investuoti jūsų darbo ištekliai, kad atliktumėte projekto užduotis?

Įtraukite tam tikrą kiekį papildomų materialinių išteklių, jei manote, kad jų prireiks perdirbti ar išmesti.

Kaip ir daugeliu informacijos aspektų, kuriuos įtraukiate į projekto tvarkaraštį, pastangų lygio nustatymas daugiausia priklauso nuo jūsų patirties atliekant panašias užduotis ir išteklius. Vis dėlto atminkite šiuos įspėjimus:

• Įgūdžiai svarbūs. Mažiau kvalifikuotiems ar mažiau patyrusiems ištekliams greičiausiai prireiks daugiau laiko užduočiai atlikti. Eksperimentuokite – pavyzdžiui, pailginkite trukmę 20 procentų, jei naudojate mažiau kvalifikuotus išteklius, arba sumažinkite 20 procentų, jei reikia daugiau įgūdžių.
• Istorija kartojasi. Peržiūrėkite anksčiau įvykdytus projektus ir užduotis. Jei sekėte žmonių laiką, tikriausiai galite pamatyti, kiek pastangų prireikė norint atlikti įvairių tipų užduotis kituose projektuose ir nubrėžti paraleles su savo projektu. Šis pastangų trukmės įvertinimo metodas yra panašus į analogišką įvertinimą. Peržiūrėkite nuolatinį mokymąsi iš „Microsoft Project 2019“ projektų .
• Paklausk ir gausi. Paprašykite pačių išteklių įvertinti, kiek, jų nuomone, užtruks užduotis. Juk darbus atliekantys žmonės turėtų geriausiai žinoti, kiek laiko tai užtrunka.

Skirkite laiko projektui, kad atsižvelgtumėte į nenumatytas aplinkybes, pvz., ištekliai yra mažiau kvalifikuoti, nei planavote. Siekdami užtikrinti, kad etapo datos būtų laikomasi, daugelis žmonių į savo tvarkaraščius įtraukia užduotį, vadinamą nenumatytų atvejų rezervu arba buferiu, prieš pat etapo pristatymą arba etapo pabaigą.

Kaip sukurti „Microsoft Project“ išteklius

Kaip kas nors užpildo gimimo liudijimą gimus kūdikiui, forma užpildoma kiekvieną kartą, kai gimsta projekto išteklius (ty sukuriamas ). Formoje Informacija apie išteklius įvedate tokią informaciją kaip išteklių pavadinimas, prieinamumas ir valandos įkainis arba naudojimo mokestis. Taip pat galite įvesti pasirenkamą informaciją, pvz., grupę (įmonės darbo grupę), kuriai priklauso šaltinis, arba šaltinio el. pašto adresą.

Galite sukurti išteklius kaip vieną asmenį ar subjektą, bendruosius išteklius (pvz., įgūdžių rinkinį, kuriam nepriskirtas asmuo, pvz., asistentas ar inžinierius) arba net kelių kartu veikiančių išteklių grupę. Daug kartų ankstyvosiose projekto planavimo stadijose žinote tik jums reikalingus išteklių įgūdžius, kuriuos vėliau pakeis įvardytas asmuo, turintis tiek laiko, tiek kvalifikacijos užduočiai atlikti.

Paprasčiausiu lygmeniu išteklius sukuriamas kaip vienas subjektas – konkretus asmuo arba posėdžių kambarys arba įrangos dalis. Išteklius sukuriate įvesdami informaciją dialogo lange Išteklių informacija.

Kai kuriate išteklius, turite įvesti bent ištekliaus pavadinimą, tačiau taip pat galite pridėti tiek informacijos, kiek norite. Kai kurie žmonės nori pirmiausia sukurti visus išteklius, o vėliau pridėti kontaktinę ir išlaidų informaciją.

Norėdami sukurti šaltinį naudodami dialogo langą Išteklių informacija, atlikite šiuos veiksmus:

Spustelėkite Ganto diagramos mygtuko apačią skirtuke Užduotis juostelės grupėje Rodinys ir spustelėkite Išteklių lapas.
Tuo metu vaizdas pakeičiamas į išteklių lapo rodinį.

Dukart spustelėkite tuščią langelį stulpelyje Ištekliaus pavadinimas.
Rodomas dialogo langas Išteklių informacija, kaip parodyta.

Įveskite pavadinimą teksto laukelyje Ištekliaus pavadinimas.

Spustelėkite rodyklę žemyn lauke Tipas (dešinėje), kad pasirinktumėte Darbas, Medžiaga arba Kaina.
Jums galimi nustatymai šiek tiek skiriasi, atsižvelgiant į pasirinktą parinktį. Pavyzdžiui, materialinis išteklius neturi nei parinkties El. pašto adresas, nei prisijungimo paskyra, o darbo ištekliai arba išlaidų ištekliai neturi medžiagos etiketės parinkties.

Medžiagos ištekliui lauke Medžiagos etiketė įveskite vienetų aprašymą.
Pavyzdžiui, miltų ištekliui galite įvesti svarus, o plieno išteklius – tonas.

Lauke Inicialai įveskite šaltinio santrumpą arba inicialus.
Jei nieko neįvedate, pirma ištekliaus pavadinimo raidė įterpiama išsaugant išteklius.

Toliau įveskite bet kokią informaciją, kurią norite įtraukti apie išteklius.
Šią informaciją gali sudaryti el. pašto adresas, grupės tipas (pavyzdžiui, skyrius, skyrius arba darbo grupė), užsakymo tipas (siūlomas arba įsipareigojęs) arba kodas (pvz., išlaidų centro kodas).
Jei įvesite informaciją lauke Grupė, norėdami peržiūrėti išteklių rinkinius, galėsite naudoti funkcijas Filtruoti, Rūšiuoti ir Grupuoti pagal.

Spustelėkite mygtuką Gerai, kad išsaugotumėte naują šaltinį.

Šiuose keturiuose skirtukuose gali būti daug informacijos apie bet kokius išteklius.

Norėdami įvesti informaciją apie kelis išteklius vienu metu, parodykite išteklių lapo rodinį ir įveskite informaciją stulpeliuose. Į šį rodinį netgi galite įklijuoti iš kito šaltinio (pvz., „Excel“ skaičiuoklės) nukopijuotus išteklius.

Kaip atpažinti „Microsoft Project“ išteklius

Projekto planavimo etapuose dažnai pastebite, kad ne visi ištekliai yra surinkti. Net ir gerai įsisavinęs projektą, kartais nežinote, kokius išteklius naudosite; Jūs žinote tik tai, kad jums reikia išteklių su tam tikru įgūdžių rinkiniu, kad galėtumėte atlikti būsimas užduotis. Tokiu atveju apsvarstykite galimybę sukurti tam tikrus išteklius kaip bendruosius išteklius.

Norėdami sukurti bendrąjį šaltinį, suteikite jam pavadinimą, apibūdinantį jo įgūdžius, pvz., inžinierius, apsaugos personalas ar net susitikimų erdvė (o ne konkretus išteklius, pavadintas konferencijų sale B). Tada dialogo lange Išteklių informacija pažymėkite žymės langelį Bendra, kaip parodyta čia. Nėra formulės, pagal kurią būtų galima naudoti nustatymą Bendras tvarkaraštį perskaičiuoti pagal išteklių prieinamumą. Tačiau daugelis žmonių mano, kad šis nustatymas yra naudingas, kai jie naudoja slenkančios bangos planavimą arba kai jie nėra atsakingi už konkrečių išteklių priskyrimą (pavyzdžiui, laikinojo darbuotojo priskyrimas užduočiai, kai laikinojo įdarbinimo agentūra pasirinks konkretų darbuotoją).

Konsoliduotas šaltinis.

Bendrąjį išteklių pavadinimą galite pakeisti prie projekto pridėto šaltinio pavadinimu. Pavyzdžiui, jei įvedėte saugos personalą kaip šaltinį, galite jį pakeisti Jimu Tayloru , saugos specialisto, kuris atliks darbą, vardu. Norėdami perjungti, eikite į išteklių lapo rodinį ir stulpelyje Ištekliaus pavadinimas spustelėkite šaltinio langelį, įveskite naują pavadinimą ir paspauskite Enter. Nesijaudinkite, jei jau priskyrėte bendruosius išteklius projekto užduotims. Projektas atnaujina visas užduotis nauju pavadinimu.

Kaip valdyti „Microsoft Project“ išteklių prieinamumą

Daug „Project 2019“ funkcijų valdo išteklius, ypač padedant nustatyti bendrą išteklių paskirstymą. Perskirstymas yra skaičiavimas, pagrįstas išteklių kalendoriumi ir pasiekiamumu, nurodantis, kad buvo priskirta per daug darbo, atsižvelgiant į pasiekiamumą.

Apsvarstykite Monicą Mendez, inžinierę, kuri pagal savo kalendorių dirba įprastą aštuonių valandų darbo dieną. Monica yra priskiriama užduočiai Rašyti galutinę ataskaitą esant 50 procentų jos pasiekiamumo ir užduočiai Kurti dizaino specifikacijas (kuri atliekama tuo pačiu metu kaip ataskaitos užduotis) – 100 procentų jos pasiekiamumo. Dabar Monika dirba 150 procentų savo užimtumo arba 12 valandų per dieną. Vargšė Monika perpildyta. Būkite atsargūs – ji netgi gali pasitraukti iš projekto.

Pagal numatytuosius nustatymus išteklius priskiriamas užduočiai esant 100 procentų pasiekiamumo (arba vienetų), tačiau galite pakeisti šį nustatymą, jei žinote, kad išteklius bus priskirtas kelioms užduotims ir gali skirti tik ribotą laiką dirbdamas kiekvieną iš jų.

Galimybės įvertinimas ir nustatymas

Kai kurių išteklių prieinamumą lengviau įvertinti nei kitų. Vargu ar vadovas skirs visos dienos jokiai vienai užduočiai, nes jam tenka susitvarkyti su visais jam atsiskaitančiais darbuotojais, taip pat pasirašyti įgaliojimus, dalyvauti susirinkimuose dėl įvairių projektų, rengti, pavyzdžiui, biudžetus. Gamybos darbuotojo pasiekiamumą gali būti lengviau nustatyti atliekant vieną užduotį: jei vienas gamybos darbas linijoje praleidžia tris dienas, o vienas asmuo visą laiką dirba prie linijos, tiksliau būtų sakyti, kad ji tą užduotį atlieka visapusiškai. laikas.

Viena iš projekto pradedančiųjų klaidų yra pernelyg apgalvoti prieinamumą. Žinoma, niekas kiekvieną dieną neskiria aštuonių valandų vienai projekto užduočiai. Darbuotojai dalį savo darbo dienų praleidžia skaitydami el. laiškus, kalbėdami su bendradarbiais ir atsiliepdami į telefono skambučius apie problemas, nesusijusias su jų projektais. Vieną dieną išteklius užduočiai atlikti gali skirti septynias valandas, o kitą – tik tris valandas. Neapsigaukite nuo kasdieninio išteklių tvarkaraščio, kai vertinate prieinamumą. Jei per visą užduotį darbuotojas sutelkia dėmesį į tai, 100 procentų pasiekiamumas yra tinkama nuostata. Tačiau jei tas asmuo dirba tik penkias dienas, atlikdamas dešimties dienų užduotį, tai yra 50 procentų, nesvarbu, ar jis dirba keturias valandas per dieną dešimt dienų, ar penkias visas dienas bet kuriuo metu.

Nustatymas Vienetai (pasiekiamumas) padeda pastebėti išteklių, kurie gali atlikti kelias užduotis vienu metu pagal projekto tvarkaraštį, perteklinį rezervavimą.

Norėdami nustatyti numatytuosius išteklių vienetus, kurie nurodytų prieinamumą, atlikite šiuos veiksmus:

Rodyti išteklių lapo rodinį.

Spustelėkite išteklių maksimalaus stulpelį.

Įveskite skaičių, nurodantį laiko procentą, per kurį ištekliai gali būti naudojami projektui.
Pavyzdžiui, įveskite 33 ištekliui, kuris yra pasiekiamas trečdalį laiko, arba 400 ištekliui, kuris gali suteikti keturis visą darbo dieną dirbančius darbuotojus. (Įrašai, kurių dydis didesnis nei 100 procentų, reiškia išteklius, suteikiančius grupei ar komandai užduotis.) Dažniausias įrašas (numatytasis) yra 100 vienam ištekliui, visą darbo dieną atliekančiam užduotis projekte.

Paspauskite Enter arba Tab.
Įrašas baigtas.

Atminkite, kad tai veikia tik tiems ištekliams, kurių tipas nustatytas kaip Darbas.

Kai ateina ir išeina „Microsoft Project“ ištekliai

Be to, kad ištekliai projektui gali būti prieinami tik tam tikrą procentą laiko (tarkim, 50 procentų visos projekto trukmės), jis gali būti prieinamas tik tam tikrą laikotarpį (galbūt balandžio–birželio mėn.) per visą projekto gyvavimo laikotarpį. projektas – dažniausiai, kai naudojate iš kito skyriaus pasiskolintus išteklius arba kai dirbate su laisvai samdomu darbuotoju, kuris dalyvauja jūsų projekte su kitais. Kitas galimas išteklius yra tas, kuris pirmąsias kelias projekto dienas turi pusę etato, o likusias – visą darbo dieną. Tokiu atveju dialogo lango Išteklių informacija srities stulpeliuose Galimas nuo ir Galimas iki įvesite dienų seką, kaip parodyta, kad nurodytumėte skirtingą prieinamumą.

Laikotarpiai ir prieinamumo vienetai.

Norėdami nurodyti ribotą laikotarpį, per kurį jūsų projektui gali būti naudojami ištekliai, atlikite šiuos veiksmus:

Rodyti išteklių lapo rodinį.

Dukart spustelėkite šaltinį.
Rodomas dialogo lango Išteklių informacija skirtukas Bendra.

Norėdami nurodyti pasiekiamumo laikotarpį, naudokite stulpelius Galimas nuo ir Galimas iki (srityje Išteklių prieinamumas).

Stulpelyje Vienetai toje pačioje eilutėje spustelėkite rodykles, kad padidintumėte arba sumažintumėte prieinamumą 50 procentų žingsniais, arba įveskite skaičių.
Paspauskite Enter, kad užbaigtumėte įvedimą.

Pakartokite 3 ir 4 veiksmus, kad nurodytumėte papildomus pasiekiamumo laikotarpius kitose išteklių prieinamumo srities eilutėse.

Spustelėkite mygtuką Gerai, kad išsaugotumėte pakeitimus.