Kaip sukurti el. pašto įspėjimus SharePoint grupei

Jei RSS jums netinka, galite pasirinkti gauti el. pašto pranešimus, kai pasikeičia SharePoint programos, sukurdami įspėjimą. Įspėjimai yra puikus būdas sekti jūsų komandos draugų atliekamus dokumentų ir elementų pakeitimus.

Norėdami sukurti įspėjimus, jums reikia leidimo kurti įspėjimus. Šis leidimas paprastai suteikiamas su jau paruošta svetainės narių grupės „SharePoint“ konfigūracija .

Norėdami sukurti programos įspėjimą, atlikite šiuos veiksmus:

Naršykite iki programos, kurioje norite užsiprenumeruoti įspėjimą, tada spustelėkite išskleidžiamąjį mygtuką Įspėti mane, esantį juostelės skirtuko Biblioteka skiltyje Bendrinti ir sekti (jei biblioteka pagrįsta programa) arba juostelės skirtuke Sąrašas. (sąrašo programai).
Jei nematote mygtuko Įspėti mane, gali būti, kad jūsų administratorius nesukonfigūravo siunčiamo el. pašto nustatymų. Jei siunčiamo el. pašto nustatymai nesukonfigūruoti centrinėje administracijoje, mygtukas Alert Me tiesiog nepasirodys vartotojams. Tačiau jei naudojate „SharePoint Online“, „Microsoft“ jau sukonfigūravo siunčiamą el. laišką ir galite pradėti.

Išskleidžiamajame sąraše pasirinkite Nustatyti įspėjimą šioje bibliotekoje.
Pasirodo langas Naujas įspėjimas.
Galite užsiprenumeruoti įspėjimą apie elementą ar dokumentą pasirinkę elementą arba dokumentą ir juostelės skirtuke Elementai pasirinkę Įspėti mane.

Teksto laukelyje Perspėjimo pavadinimas įveskite įspėjimo pavadinimą.
Savo gautuosiuose padarykite pavadinimą kažką reikšmingo, pvz., šiandien modifikuoti dokumentai – biudžeto komandos svetainė . Priešingu atveju jūs neturite prasmingo būdo atskirti vieną įspėjimą nuo kito.

Teksto laukelyje Siųsti įspėjimus įveskite ne tik jūsų, bet ir žmonių vardus, kurie turėtų gauti įspėjimą.
Teisingai, galite užsiprenumeruoti įspėjimą kitiems žmonėms! Turite turėti įspėjimų tvarkymo leidimą, kuris pagal numatytuosius nustatymus suteikiamas svetainių savininkams.
Organizacijos ir svetainių savininkai gali norėti užsiprenumeruoti įspėjimą keliems naudotojams, kad įsitikintų, jog jie gaus svarbių naujinių, taip pat paskatinti juos prisidėti prie diskusijų lentos, tinklaraščio ar wiki. Naudotojai vis tiek gali atsisakyti pakeisdami nustatymus savo įspėjimų nustatymuose.

Skiltyje Pristatymo būdas pasirinkite, ar norite gauti įspėjimus el. paštu ar tekstiniu pranešimu į savo mobilųjį telefoną.
Norint siųsti tekstinius pranešimus, reikia, kad „SharePoint“ administratorius sukonfigūruotų šią paslaugą per trečiąją šalį, todėl gali nepavykti siųsti įspėjimų į savo telefoną.

Skiltyje Pakeitimo tipas pasirinkite parinktį, atitinkančią pranešimų, kuriuos norite gauti, tipą – Visi pakeitimai, Pridėta naujų elementų, Keičiami Esami elementai arba Elementai Ištrinami.
Jei esate atsakingas už programos tvarkymą, turėtumėte gauti įspėjimą kiekvieną kartą, kai elementai ištrinami.

Skiltyje Siųsti įspėjimus apie šiuos pakeitimus pasirinkite, kada gauti įspėjimus.
Čia matomos parinktys skiriasi atsižvelgiant į tai, su kokia programa dirbate. Pavyzdžiui, užduočių programa leidžia gauti įspėjimą, kai užduotis pažymėta kaip baigta arba bet kada pasikeičia aukšto prioriteto užduotis.

Skiltyje Kada siųsti įspėjimus pasirinkite įspėjimų siuntimo dažnumą.
Juos galite gauti iš karto, kartą per dieną arba kartą per savaitę. Dienos santraukos yra gražios; kitu atveju greičiausiai gausite per daug el. laiškų.

Spustelėkite Gerai, kad sukurtumėte įspėjimą.

Peržiūrėkite šį įspėjimo konfigūravimo pavyzdį.

Gaukite el. laišką, kai pasikeičia sąrašas arba biblioteka.

Kiekvieną kartą, kai vartotojai sako, kad jiems reikia darbo eigos, kad gautų pranešimą, pirmiausia pabandykite įspėti. Nustebtumėte, kaip dažnai įspėjimuose pateikiamos reikalingos parinktys.

Jei jūsų programoje yra asmeninis arba viešas rodinys, kuriame yra filtras, galite užsiprenumeruoti tik to rodinio pakeitimus. Pavyzdžiui, tarkime, kad norite gauti pranešimą teksto pranešimu, kai problemų stebėjimo programoje esančio elemento prioritetas nustatytas į Aukštas. Sukurtumėte rodinį, kuris filtruoja programą, kad būtų išvengta didelio prioriteto problemų. Kurdami įspėjimą skiltyje Siųsti įspėjimus apie šiuos pakeitimus pasirinkite filtruotą rodinį ir gausite įspėjimus, kai elementai atitiks filtro kriterijus.

Jei norite gauti įspėjimus, savo SharePoint profilyje turite sukonfigūruoti el. pašto adresą. Jei jūsų SharePoint serveris yra jūsų tinkle, tai paprastai nėra problema. Tačiau „Office 365“ gali būti neintegruota su jūsų tinklo ir el. pašto informacija. Tokiais atvejais jūsų administratorius gali rankiniu būdu konfigūruoti jūsų el. pašto adresą arba suteikti jums leidimą tai padaryti.

Galite tvarkyti visus įspėjimus viename puslapyje, o ne naršyti po kiekvieną sąrašą. Norėdami tvarkyti visus perspėjimus, kuriuos turite tam tikroje svetainėje, ir keisti arba ištrinti juos, atlikite šiuos veiksmus:

Naršykite programėlę, kurioje šiuo metu užsiprenumeruojate įspėjimą.

Juostos skirtuko Sąrašas skiltyje Bendrinti ir sekti pasirinkite Įspėti mane → Tvarkyti mano įspėjimus.

Pasirinkite tinkamą įspėjimo pavadinimo nuorodą.
Šios svetainės puslapyje Tvarkyti mano įspėjimus rodomos visos parinktys, kurias peržiūrėjote pirmą kartą kurdami įspėjimą. Pakeiskite nustatymus pagal pageidavimą.
Nenustatėte įspėjimo pradžios? Vis tiek galite perskaityti nustatymus ir keisti pasirinkimus (žr. ankstesnių veiksmų sąrašą). Jūsų pakeitimai neturės įtakos kitų įspėjimų nustatymams, jei įspėjimas buvo sukurtas keliems vartotojams vienu metu.

Spustelėkite Gerai, kad pakeistumėte įspėjimą naujais nustatymais, arba Ištrinti, jei norite ištrinti įspėjimą.
Ištrynus jums sukurtą įspėjimą, įspėjimas iš kitų vartotojų, priklausančių grupei, kuriai buvo sukurtas įspėjimas, neištrinamas.

Jei esate svetainės administratorius, galite tvarkyti visų svetainėje esančių asmenų įspėjimus spustelėdami nuorodą Vartotojo įspėjimai, esančią puslapio Svetainės nustatymai skiltyje Svetainės administravimas.