Kaip sukurti „Microsoft Project“ komunikacijos valdymo planą

Planuodami projektą „Microsoft Project 2019“, apsvarstykite, kokią informaciją jums (ar bet kuriai kitai suinteresuotajai šaliai) reikia sekti, kas turi tokią informaciją, kaip ji bus pateikta ir kaip dažnai ją reikės atnaujinti. Dažnai ši informacija yra saugoma atskirame dokumente, vadinamame ryšių valdymo planu. Toliau pateiktoje lentelėje pateikiamas paprastas pavyzdys.

Ryšių valdymo planas

Ryšių valdymo planas gali būti sudėtingas arba toks paprastas kaip „Word“ lentelė arba „Excel“ skaičiuoklė. Kairiausiame stulpelyje įvedate kiekvienos suinteresuotosios šalies vardą arba pareigas, o tada viršuje įveskite reikiamą informaciją, jos metodą ir pateikimo dažnumą.

Tai nėra raketų mokslas, bet jūs vis tiek turite iš anksto nustatyti, kurią informaciją galbūt norėsite sekti, kada to norėsite ir kokia forma. Galbūt norėsite sužinoti, kaip išvengti įprastų projektų valdymo spąstų .

1 projekto komunikacijos valdymo plano veiksmas: surinkite duomenis

Pirmas žingsnis stebint projekto eigą yra surinkti informaciją apie tai, kas vyksta. Kuo paprasčiau pranešti apie projekto pažangą, tuo geriau, nes žmonės tai padarys . Kuo įprastesnį ataskaitų teikimą, pvz., kiekvieną penktadienį, tam pačiam asmeniui tam tikroje formoje, tuo lengviau rinkti duomenis.

Tada galite įvesti šią informaciją į projektą keliais būdais: naudokite įvairius rodinius ir lenteles, kad įvestumėte informaciją į duomenų lapus, įveskite informaciją dialogo lange Užduoties informacija arba naudokite stebėjimo įrankius, esančius juostelės skirtuko Užduotis grupėje Tvarkaraštis. .

Renkamų duomenų kiekį lemia informacija, kurią reikia sekti, ir detalumo lygis. Pavyzdžiui, kai kurie žmonės „Project“ naudoja tik norėdami sukurti savo veiklos laiko juostą. Kiti naudoja išteklius ir stebi visą savo darbą atliekant užduotis, tik ne iki tokio detalumo lygio, kuris tikrina kas valandą atliekamą darbą. Kai kuriems žmonėms tinka tiesiog pažymėti vieną užduotį kaip 50 procentų, o kitą 100 procentų – ir leisti Project manyti, kad visi ištekliai atliko numatytą darbo kiekį.

2 projekto komunikacijos valdymo plano veiksmas: taikykite sekimo metodą

Turite nustatyti jums tinkamiausią stebėjimo metodą, kuris nustatomas pagal informacijos, kurią turite stebėti, kiekį ir tipą. „Microsoft“ projekte 2019 pateikia keturis stebėjimo metodus:

• Užduotis – iš viso
• Užduotis – suskirstyta į laiką
• Užduotis – iš viso
• Užduotis – suskirstytas į laiką

Galite pradėti suprasti šiuos metodus palyginę užduočių ir užduočių stebėjimą. Galite sekti informaciją pagal užduotį, nurodydami iki dabartinio laiko (arba pasirinktos būsenos datos) visą atliktą darbą arba užduoties išlaidas. Arba galite sekti informaciją pagal užduotį, kuri yra išsamesnis stebėjimas, rodantis bendrą atliktų darbų skaičių arba kiekvieno ištekliaus išlaidas.

Tarkime, kad elektros komponentų tikrinimo užduotis užtruks 12 valandų, atsižvelgiant į projekto pradinį tašką. Inžinierius, elektrikas ir padėjėjas – trys žmogiškieji ištekliai – skiriami 100 procentų savo laiko. Stebėjimas pagal užduotį – iš viso galite tiesiog pastebėti, kad užduotis atlikta 75 procentais, o tai reiškia, kad atliktos devynios darbo valandos.

Projektas daro prielaidą, kad trys ištekliai paskirsto darbą po lygiai – po tris valandas kiekvienam ištekliui. Tačiau iš tikrųjų inžinierius praleido vieną valandą, elektrikas – šešias, o padėjėjas – dvi. Todėl į paveikslėlį patenka laiko fazinis kintamasis. Laiko etapų stebėjimas naudoja tam tikrus laiko žingsnius, nesvarbu, ar pasirenkate sekti darbą pagal užduotį, ar darbą, atliktą naudojant atskirus užduoties išteklius.

Taigi užduotyje „Tikrinti elektrinius komponentus“ galite naudoti užduotį – laiko etapą , kad kasdien sektumėte devynias valandas. Arba galite naudoti užduočių – laiko etapų metodą, kad stebėtumėte kiekvieno išteklių valandinį ar kasdieninį darbą.

Jei projektui ar organizacijai nereikia detalių užduočių ar sekimo laiko etapais, geriau naudoti užduoties – viso metodą. Tada galite praleisti mažiau laiko įvesdami informaciją į projektą ir daugiau laiko valdydami komandą bei suinteresuotąsias šalis.

3 projekto komunikacijos valdymo plano veiksmas: naudokite stebėjimo įrankius

Kartais atrodo, kad „Project“ yra patogus mygtukas viskam, ką reikia padaryti projekte, tad kodėl stebėjimas turėtų būti kitoks? Sekimo įrankiai, esantys skirtuko Užduotis grupės Tvarkaraštis viršuje, atnaujina pasirinktas užduotis bet kuriame lapo rodinyje. Paveikslėlyje pavaizduoti sekimo įrankiai. Penki kairėje yra procentų užbaigimo mygtukai, o dešinėje esantis mygtukas leidžia pažymėti eigą arba atnaujinti užduotis.

Stebėjimo mygtukai.

Šie įrankiai atnaujina pasirinktas užduotis:

• Baigtų procentų: spustelėkite šį įrankį, kad greitai pažymėtumėte užduoties eigą, apytikriai apskaičiuojant procentą atlikto darbo 25 procentų žingsniais.
• Mark on Track: pasirinkus užduotį ir spustelėjus šį įrankį veikla automatiškai įrašoma iki būsenos datos, kaip ją suplanavote pradinėje linijoje.
• Atnaujinimo užduotys: norėdami parodyti dialogo langą, kuriame yra sekimo informacija apie eigą, trukmę, pradžios ir pabaigos datas, raskite šį įrankį meniu, kuris atsidaro spustelėjus mygtuko Žymėti sekant rodyklę žemyn. Pavyzdžiui, galite nurodyti, ar tikroji užduoties pradžios data skyrėsi nuo dabartinės pradžios datos. Toliau pateiktame paveikslėlyje parodytas dialogo langas Update Tasks.

Dialogo langas Atnaujinti užduotis.

Norėdami sekti ir iliustruoti pažangą, galite naudoti dar kelis įrankius, esančius kitur Project:

• Atnaujinti projektą: pažymėkite visas projekto užduotis kaip atliktas iki konkrečios būsenos datos. Taip pat galite naudoti šį įrankį norėdami perplanuoti nebaigtus darbus.
• Perkelti užduotį: perplanuokite visą pasirinktą užduotį arba jos dalį. Galite naudoti šį įrankį, esantį juostelės skirtuko Užduotis grupėje Užduotys, norėdami perkelti užduotį pirmyn arba atgal arba perplanuoti jos dalis pagal būsenos datą.
• Pridėti eigos eilutę: įjunkite piešimo įrankio tipą. Skirtuko Formatas grupėje Formatas spustelėkite Tinklelio linijos. Spustelėkite rodyklę žemyn ir pasirinkite Pažangos linijos. Pasirodo dialogo langas, kuriame tam tikromis datomis galite nustatyti eigos eilutes: jos nurodo, kurios užduotys lenkia arba atsilieka nuo grafiko, naudojant vertikalią liniją, jungiančią vykdomas užduotis.

Viskam yra „Microsoft Project“ vaizdas

Galbūt jau žinote, kad projektas turi viską, ką norite padaryti. Pavyzdžiui, galite naudoti užduočių lapo rodinį ir užduoties naudojimo rodinį, kad lengvai atnaujintumėte užduoties arba išteklių informaciją. Yra tiek daug variantų, kad galite manyti, kad „Microsoft“ apmokestina pagal vaizdą.

Užduočių lapas – stebėjimo lentelės vaizdas.

Užduočių naudojimas – stebėjimo lentelės vaizdas.

Užduočių naudojimas – naudojimo lentelės vaizdas.

Stebėdamas užduočių lapo rodinį, įterpiu stulpelį, kuriame rodomas atliktų procentų skaičius. Norėdami įterpti stulpelį, tiesiog dešiniuoju pelės mygtuku spustelėkite stulpelio antraštę ir spustelėkite Įterpti stulpelį, tada spustelėkite % Complete.

Priklausomai nuo stebėjimo metodo, jums reikia skirtingų rodinių, skirtų skirtingiems tikslams. Šioje lentelėje nurodytas geriausias kiekvieno stebėjimo metodo rodinys.

Stebėjimo peržiūros

Kai randate tinkamą rodinį su tinkamais stulpeliais, stebėjimo informaciją įvesti taip pat paprasta, kaip atitinkamame atnaujinamos užduoties stulpelyje įvesti valandų skaičių, dolerio sumą fiksuotoms išlaidoms arba pradžios arba pabaigos datą.