Kaip sukurti „Excel 2016“ darbaknygę

Ne visi „Excel 2016“ darbalapiai gaunami iš šablonų. Daug kartų reikia sukurti gana unikalias skaičiuokles, kurios nėra skirtos veikti kaip standartiniai modeliai, iš kurių generuojamos tam tikros rūšies darbaknygės. Tiesą sakant, dauguma „Excel“ sukurtų skaičiuoklių gali būti tokio tipo, ypač jei jūsų verslas nesiremia labai standartizuotų finansinių ataskaitų ir formų naudojimu.

Darbo knygos planavimas

Kurdami naują darbaknygę nuo nulio, pirmiausia turite atsižvelgti į duomenų išdėstymą ir dizainą. Atlikdami šį protinį planavimą, galbūt norėsite užduoti sau kelis iš šių klausimų:

• Ar skaičiuoklės išdėstymui reikia naudoti duomenų lenteles (su stulpelių ir eilučių antraštėmis) ar sąrašus (tik su stulpelių antraštėmis)?

• Ar šias duomenų lenteles ir sąrašus reikia išdėstyti viename darbalapyje, ar juos galima išdėstyti toje pačioje santykinėje pozicijoje keliuose darbaknygės darbalapiuose (pavyzdžiui, knygos puslapiuose)?

• Ar skaičiuoklės duomenų lentelėse naudojamos to paties tipo formulės?

• Ar kai kurie skaičiuoklės duomenų sąrašų stulpeliai įvedami iš formulės skaičiavimo, ar jie gaunami iš kitų darbaknygės sąrašų (vadinamų peržvalgos lentelėmis )?

• Ar bet kurie skaičiuoklėje esantys duomenys bus pavaizduoti diagramoje ir ar šios diagramos bus rodomos tame pačiame darbalapyje (vadinamos įterptomis diagramomis ), ar jos bus rodomos atskiruose darbaknygės darbalapiuose (vadinamuose diagramų lapais )?

• Ar kokie nors skaičiuoklėje esantys duomenys gaunami iš darbalapių atskiruose darbaknygės failuose?

• Kaip dažnai skaičiuoklės duomenys bus atnaujinami arba pridedami?

• Kiek duomenų galiausiai bus skaičiuoklėje?

• Ar skaičiuoklėje esančiais duomenimis pirmiausia bus dalijamasi spausdinta ar internetu?

Visi šie klausimai yra bandymas paskatinti jus apsvarstyti pagrindinį naujosios skaičiuoklės tikslą ir funkciją prieš pradedant ją kurti, kad galėtumėte sukurti ekonomišką ir visiškai funkcionalų dizainą.

Ekonomika

Ekonomiškumas yra svarbus aspektas, nes atidarius darbaknygę visi jos duomenys įkeliami į kompiuterio dinaminę atmintį (vadinamą tiesiog atmintimi ). Tai gali nesukelti problemų, jei įrenginys, kuriame naudojate „Excel 2016“, yra vienas iš naujausios kartos kompiuterių, turinčių daugiau atminties, nei galite įsivaizduoti vienu metu, tačiau tai gali sukelti didelių problemų, jei naudojate „Excel“ mažame „Windows“ planšetiniame kompiuteryje su minimalia atmintimi arba išmaniajame telefone su ribota atmintimi arba bendrinkite darbaknygės failą su asmeniu, kurio kompiuteris nėra taip gerai įrengtas. Be to, atsižvelgiant į tai, kiek duomenų įkeliate į darbaknygę, galite net pamatyti, kaip „Excel“ šliaužia ir tikrina, kuo daugiau su ja dirbsite.

Norėdami apsisaugoti nuo šios problemos, įsitikinkite, kad darbaknygės duomenų lentelėse ir sąrašuose nėra papildomų tuščių „tarpinių“ langelių. Lenteles laikykite kuo arčiau viena kitos tame pačiame darbalapyje (ne daugiau kaip vieną tuščią stulpelį ar eilutę kaip skirtuką, kurį galite koreguoti, kad padarytumėte tokias plačias arba aukštas, kaip norite) arba, jei leidžia dizainas, laikykite jas. tame pačiame nuoseklių darbalapių srityje.

Funkcionalumas

Kartu su ekonomiškumu turite atkreipti dėmesį į skaičiuoklės funkcionalumą. Tai reiškia, kad pasirinkdami duomenų lentelių, sąrašų ir diagramų vietą turite atsižvelgti į būsimą augimą. Tai ypač svarbu duomenų sąrašų atveju, nes jie turi tendenciją ilgėti ir ilgėti, kai toliau pridedame duomenis, todėl darbalapyje reikia vis daugiau eilučių iš tų pačių kelių stulpelių. Tai reiškia, kad paprastai visas duomenų sąraše naudojamas stulpelių eilutes turėtumėte laikyti „neribotomis“. Tiesą sakant, diagramas ir kitas pagalbines lenteles visada išdėstykite sąrašo dešinėje, o ne kur nors žemiau paskutinės naudotos eilutės. Tokiu būdu galite ir toliau įtraukti duomenis į sąrašą, nesustodami ir pirmiausia nepašalindami kokio nors nesusijusio elemento.

Šis erdvinis rūpestis nėra tas pats, kai pateikiate duomenų lentelę, kurioje bus sumuojamos vertės tiek eilutėse, tiek visose stulpelių lentelėje, pavyzdžiui, pardavimo lentelę, kurioje sumuojami jūsų mėnesio pardavimai pagal prekes su formulėmis, kurios apskaičiuoja mėnesio sumas paskutinėje eilutėje. lentelės ir formulių, kurios apskaičiuoja prekių sumas paskutiniame stulpelyje. Šioje lentelėje nesijaudinkite, kad reikės perkelti kitus elementus, pvz., įterptąsias diagramas ar kitas pagalbines arba nesusijusias duomenų lenteles, nes naudojate „Excel“ galimybę išplėsti lentelės eilutes ir stulpelius iš vidaus.

Lentelei plečiantis arba susitraukiant, aplinkiniai elementai juda lentelės išsiplėtimo ir susitraukimo atžvilgiu. Jūs atliekate tokį lentelės redagavimą, nes naujų lentelės eilučių ir stulpelių įterpimas prieš formules užtikrina, kad jie gali būti įtraukti į suminius skaičiavimus. Tokiu būdu duomenų lentelės formulių eilutė ir stulpelis veikia kaip riba, kuri slankioja plečiant arba susitraukiant jos duomenims, bet išlaiko visus kitus elementus.

Darbo knygos dizaino užbaigimas

Daugiau ar mažiau suplanavę, kur viskas bus jūsų naujoje skaičiuoklėje, esate pasirengę pradėti kurti naujas lenteles ir sąrašus. Štai keletas bendrų nurodymų, kaip sukurti naują duomenų lentelę, kurioje yra paprasti suminiai skaičiavimai:

• Įveskite duomenų lentelės pavadinimą pirmame langelyje, kuris sudaro kairįjį ir viršutinį lentelės kraštus.

• Po šiuo langeliu esančioje eilutėje įveskite stulpelių antraščių eilutę, pradedant tame pačiame stulpelyje kaip ir langelis su lentelės pavadinimu.

• Įveskite eilučių antraštes pirmajame lentelės stulpelyje, pradedant nuo pirmosios eilutės, kurioje bus duomenys. (Tai padarius, lieka tuščias langelis, kuriame eilučių antraščių stulpelis kertasi su stulpelių antraščių eilute.)

• Sukurkite pirmąją formulę, kuri susumuoja (vis dar tuščių) langelių įrašų stulpelius paskutinėje lentelės eilutėje, tada nukopijuokite šią formulę į visus likusius lentelės stulpelius.

• Sukurkite pirmąją formulę, kuri susumuoja (vis dar tuščių) langelių įrašų eilutes paskutiniame lentelės stulpelyje, tada nukopijuokite šią formulę į likusias lentelės eilutes.

• Suformatuokite langelius, kad juose būtų lentelės reikšmės, tada įveskite jas į langelius arba įveskite reikšmes, kurias reikia apskaičiuoti, tada suformatuokite jų langelius. (Tai tikrai jūsų pasirinkimas.)

Nustatydami naują duomenų sąrašą naujame darbalapyje, pirmajame lentelės langelyje įveskite sąrašo pavadinimą, o tada žemiau esančioje eilutėje įveskite stulpelių antraščių eilutę. Tada įveskite pirmąją duomenų eilutę po atitinkamomis stulpelių antraštėmis.

Naujų tuščių darbaknygių atidarymas

Nors galite atidaryti naują darbaknygę iš „Excel“ ekrano „Backstage“ rodinyje, kai pirmą kartą paleidžiate programą, kurią galite naudoti kurdami naują skaičiuoklę nuo nulio, susidursite su atvejais, kai turėsite atidaryti savo tuščią darbaknygę iš darbalapio. pati sritis. Pavyzdžiui, jei paleidžiate „Excel“ atidarydami esamą darbaknygę, kurią reikia redaguoti, o tada pereisite prie naujos skaičiuoklės kūrimo, turėsite atidaryti tuščią darbaknygę (tai galite padaryti prieš uždarydami darbaknygę, su kuria paleidote „Excel“ arba po jos uždarymo). ).

Paprasčiausias būdas atidaryti tuščią darbaknygę yra paspausti Ctrl+N. „Excel“ atsako atidarydama naują darbaknygę, kuriai suteikiamas bendras knygos pavadinimas su kitu nenaudojamu numeriu (2 knyga, jei atidarėte „Excel“ su tuščia knyga1). Tą patį galite padaryti ir Backstage rodinyje, pasirinkę Failas → Naujas ir spustelėję tuščios darbaknygės miniatiūrą.

Kai tik atidarote tuščią darbaknygę, „Excel“ suaktyvina dokumento langą. Norėdami grįžti į kitą atidarytą darbaknygę (tai darytumėte, jei norėtumėte nukopijuoti ir įklijuoti kai kuriuos jos duomenis į vieną iš tuščių darbalapių), spustelėkite jos mygtuką Windows užduočių juostoje arba paspauskite Alt + Tab, kol pasirodys failo piktograma. yra pasirinktas dialogo lange, kuris pasirodo ekrano viduryje.

Jei kada nors per klaidą atidarote tuščią darbaknygę, galite ją iš karto uždaryti paspausdami Ctrl+W, pasirinkę Failas → Uždaryti arba paspausdami Alt+FC. Tada „Excel“ uždaro dokumento langą ir automatiškai grąžina jus į darbaknygės langą, kuris buvo atidarytas tuo metu, kai per klaidą atidarėte tuščią darbaknygę.