Kaip rūšiuoti duomenų sąrašus viename lauke programoje „Excel 2013“.

Kiekvienas duomenų sąrašas, kurį sudarote programoje „Excel 2013“, turės tam tikrą pageidaujamą įrašų tvarkymo tvarką. Galite rūšiuoti viename arba keliuose laukuose. Atsižvelgiant į sąrašą, galbūt norėsite matyti įrašus abėcėlės tvarka pagal pavardę.

Kliento duomenų lentelės atveju galbūt norėsite matyti įrašus, išdėstytus abėcėlės tvarka pagal įmonės pavadinimą. Darbuotojų duomenų sąrašo atveju pageidaujama eilės tvarka pateikiama skaitine tvarka pagal ID numerį, suteiktą kiekvienam darbuotojui jį priimant į darbą.

Iš pradžių įvedę įrašus naujam duomenų sąrašui, neabejotinai įvedate juos pageidaujama tvarka arba tvarka, kuria gaunate jų įrašus. Netrukus pastebėsite, kad neturite galimybės pridėti tolesnių įrašų norima tvarka. Kai pridedate naują įrašą, „Excel“ prideda tą įrašą į duomenų bazės apačią, pridėdama naują eilutę.

Tarkime, kad iš pradžių įvedėte visus įrašus į klientų duomenų sąrašą abėcėlės tvarka pagal įmonę, o tada įtraukėte naujo kliento įrašą: Pammy's Makaronų rūmai . „Excel“ įdeda naują įrašą statinės apačioje – paskutinėje eilutėje iškart po „Zastrow and Sons“ – užuot įterpusi jį į tinkamą vietą, kuri yra kažkur po „Acme Pet Supplies“.

Tai ne vienintelė problema, kurią galite turėti dėl pradinio įrašo užsakymo. Net jei įrašai duomenų sąraše išlieka stabilūs, pageidaujama tvarka tik atspindi tvarką, kurią naudojate didžiąją laiko dalį. O kaip tie laikai, kai reikia pamatyti įrašus kita, ypatinga tvarka?

Pavyzdžiui, jei paprastai dirbate su klientų duomenų sąrašu skaitine tvarka pagal bylos numerį, jums gali tekti peržiūrėti įrašus abėcėlės tvarka pagal kliento pavardę, kad greitai surastumėte klientą ir pamatytumėte jo mokėtiną balansą. Atspausdinti.

Kai naudojate įrašus masinio pašto siuntimo etiketėms generuoti, norite, kad įrašai būtų pašto kodų tvarka. Kuriant ataskaitą savo paskyros atstovams, parodančius, kurie klientai yra kieno teritorijoje, jums reikalingi įrašai abėcėlės tvarka pagal valstijas, o gal net pagal miestą.

Kad Excel teisingai rūšiuotų įrašus duomenų sąraše, turite nurodyti, kurios lauko reikšmės nustato naują įrašų tvarką. (Tokie laukai techniškai žinomi kaip rūšiavimo raktai , kalbant apie duomenų bazių entuziastą.) Be to, naudodami šiuose laukuose esančią informaciją, turite nurodyti, kokio tipo užsakymą norite sukurti. Rinkitės iš dviejų galimų užsakymų:

• Didėjimo tvarka: teksto įrašai pateikiami abėcėlės tvarka nuo A iki Z, reikšmės pateikiamos skaitine tvarka nuo mažiausios iki didžiausios, o datos – nuo ​​seniausios iki naujausios.

• Mažėjimo tvarka: tai atvirkštinė abėcėlės tvarka nuo Z iki A, skaitinė tvarka nuo didžiausio iki mažiausio ir datos nuo naujausios iki seniausios.

Kai reikia rūšiuoti duomenų sąrašą tik viename tam tikrame lauke (pvz., lauke Įrašo numeris, Pavardė arba Įmonė), tiesiog spustelėkite to lauko mygtuką Automatinis filtras, tada išskleidžiamajame sąraše spustelėkite atitinkamą rūšiavimo parinktį:

• Rūšiuoti nuo A iki Z arba Rūšiuoti nuo Z iki A teksto lauke

• Rūšiuoti nuo mažiausio iki didžiausio arba Rūšiuoti nuo didžiausio iki mažiausio skaičiaus lauke

• Rūšiuoti nuo seniausio iki naujausio arba Rūšiuoti nuo naujausio iki seniausio datos lauke

Tada „Excel“ pertvarko visus įrašus duomenų sąraše pagal naują pasirinkto lauko didėjimo arba mažėjimo tvarką. Jei pastebėsite, kad sąrašą surūšiavote per klaidą, tiesiog spustelėkite mygtuką Anuliuoti greitosios prieigos įrankių juostoje arba iš karto paspauskite Ctrl+Z, kad grąžintumėte sąrašo tvarką, prieš pasirinkdami vieną iš šių rūšiavimo parinkčių.

„Excel“ rodo, kada laukas buvo naudojamas duomenų sąrašui rūšiuoti, prie automatinio filtro mygtuko pridedant rodyklę aukštyn arba žemyn. Rodyklė, nukreipta į viršų, rodo, kad buvo naudojama rūšiavimo tvarka didėjančia tvarka, o rodyklė žemyn rodo, kad buvo naudojama rūšiavimo tvarka mažėjančia tvarka.