Kaip rūšiuoti duomenis programoje „Access 2016“.

Labai nedaug Access duomenų bazių yra suskirstytos į gražius, patogius abėcėlės sąrašus. Jūs neįvedate savo įrašų abėcėlės tvarka; įvedate juos tokia tvarka, kokia jie ateina pas jus. Taigi, ką daryti, kai dabar reikia produktų sąrašo pagal gaminio numerius arba adresų sąrašo pagal pašto kodą?

Rūšiavimas pagal vieną lauką

Sprendimas slypi rūšiavimo komandose, kurias labai paprasta naudoti. Rūšiavimo komandos yra juostelės skirtuke Pagrindinis, skiltyje Rūšiuoti ir filtruoti. Du mygtukai (didėjantis ir mažėjantis) atlieka darbą gana gerai:

• Rūšiuoti didėjančia tvarka įrašai rūšiuojami iš viršaus į apačią:

  • Įrašai, kurie prasideda raide A, yra pradžioje, o įrašai, kurie prasideda raide Z, yra pabaigoje.

  • Jei lauke yra skaitinių duomenų (nesvarbu, ar tai tikri skaičiai, ar trumpo teksto laukai, kuriuose saugomi pašto kodai, ar Valiutos laukai, kuriuose saugomos kainos), rūšiuojant didėjančia tvarka jie pateikiami eilės tvarka nuo mažiausio iki didžiausio.

• Rūšiuoti mažėjimo tvarka įrašai rūšiuojami iš apačios į viršų:

  • Įrašai, prasidedantys raide Z, yra sąrašo viršuje, o įrašai, prasidedantys raide A, yra sąrašo apačioje.

  • Jei lauke yra skaitinių duomenų, rūšiuojant mažėjančia tvarka įrašai išdėstomi eilės tvarka nuo didžiausio skaičiaus iki mažiausio.

Jei po rūšiavimo didėjančia arba mažėjančia tvarka norite grąžinti daiktus taip, kaip jie buvo – tokia tvarka, kokia buvo prieš spustelėdami bet kurį iš tų mygtukų – spustelėkite mygtuką Pašalinti rūšiavimą, esantį tiesiai po mygtukais Didėjimo ir mažėjimo tvarka skiltyje Rūšiuoti ir Filtrų grupė.

Rūšiavimas daugiau nei viename lauke

Ką daryti, jei norite rūšiuoti pagal kelis laukus, pvz., pagal pašto kodą, ir tada norite, kad visi žmonės, turintys tą patį pašto kodą, būtų rodomi pavardės tvarka? O gal norite rūšiuoti visus savo klientus pagal būsenos lauką ir kiekvienoje sukuriamoje klientų grupėje, kad būtų galima rūšiuoti pagal esamą balansą? Norėdami įdėti vieną rūšį į kitą, turėsite atlikti šiuos veiksmus.

Galite rūšiuoti pagal daugiau nei vieną stulpelį vienu metu taip:

Spustelėkite pirmojo stulpelio antraštę, kad galėtumėte rūšiuoti pagal.

Visas stulpelis paryškintas.

Laikykite nuspaudę klavišą Shift ir spustelėkite paskutinio stulpelio antraštę, pagal kurią norite rūšiuoti.

Visi stulpeliai nuo pirmojo iki paskutinio yra paryškinti.

Pasirinkite Rūšiuoti didėjančia tvarka arba Rūšiuoti mažėjančia tvarka.

Rūšiavimas visada atliekamas iš kairės į dešinę.

Kitaip tariant, negalite rūšiuoti pagal ketvirto stulpelio turinį, o jame – pagal trečiojo stulpelio turinį.

Rūšiavimas turi savo ypatumus dirbant su skaičiais teksto lauke. Rūšiuodama lauką, kuriame skaičiai sumaišyti su tarpais ir raidėmis (pvz., adresai), programa „Access“ reitinguoja skaičius taip, lyg jie būtų raidės, o ne skaičiai. Toks elgesys reiškia, kad „Access“ įdeda (tarkime) „1065 W. Orange Street“ prieš „129 Mulberry Street“. (Dėl ypatingo būdo, kuriuo jūsų kompiuteris rūšiuoja informaciją, 0 antroje 1065 pozicijoje yra prieš 2 antroje 129 pozicijoje.)