Kaip pateikti užklausą išorinėje duomenų bazėje „Excel“.

„Excel“ yra galingas būdas gauti informaciją iš išorinių duomenų bazių. Jūs neapsiribojate tiesiog paimti visą informaciją iš nurodytos lentelės. Arba galite pateikti užklausą duomenų bazėje.

Pateikdami užklausą duomenų bazėje, iš lentelės gaunate tik jūsų kriterijus atitinkančią informaciją. Taip pat galite naudoti užklausą, norėdami sujungti informaciją iš dviejų ar daugiau lentelių. Todėl naudokite užklausą duomenims masažuoti ir filtruoti prieš įdėdami juos į „Excel“ darbaknygę.

Užklausa dažnai yra geriausias būdas, kai norite sujungti duomenis prieš juos importuodami ir kai reikia filtruoti duomenis prieš juos importuojant.

Norėdami paleisti duomenų bazės užklausą ir importuoti užklausos rezultatus, atlikite šiuos veiksmus:

1 Skirtuke Duomenys pasirinkite Iš kitų šaltinių → Iš Microsoft Query.

„Excel“ rodo dialogo langą Pasirinkite duomenų šaltinį.

2Naudodami skirtuką Duomenų bazės, nustatykite duomenų bazės, kurios užklausą norite pateikti, tipą.

Pavyzdžiui, norėdami pateikti užklausą Microsoft Access duomenų bazėje, spustelėkite MS Access duomenų bazės įrašą ir tada Gerai.

Galite pateikti užklausos rezultatų užklausą spustelėdami skirtuką Užklausos ir pasirinkę vieną iš ten pateiktų elementų.

Taip pat galite pateikti užklausą dėl OLAP kubo ir iš jo gauti informaciją. Jei norite pateikti užklausą dėl užklausos arba OLAP kubo, pasitarkite su duomenų bazės administratoriumi. Duomenų bazės administratorius gali pasakyti, iš kokios užklausos ar OLAP kubo norite paimti duomenis.

3 Pasirinkite duomenų bazę.

Excel rodo dialogo langą Pasirinkti duomenų bazę. Naudokite šį dialogo langą duomenų bazės, kurios norite pateikti užklausą, vietai ir pavadinimui nustatyti.

4 Katalogų sąraše pasirinkite duomenų bazę, kurios užklausą norite pateikti, tada spustelėkite Gerai.

„Excel“ rodo užklausų vedlį – dialogo langas Pasirinkite stulpelius.

Norėdami pasirinkti, kurias lenteles ir lentelių laukus norite rodyti užklausos rezultatuose, naudojate užklausų vedlį – pasirinkite stulpelius. Lauke Galimos lentelės ir stulpeliai „Excel“ pateikia lentelių ir laukų sąrašą. Iš pradžių šiame sąraše rodomos tik lentelės, tačiau lentelės laukus galite pamatyti spustelėję šalia lentelės esantį simbolį +.

5Kai „Excel“ sąraše pamatysite lauką, kurį norite kaip stulpelį, spustelėkite jo lauką, tada spustelėkite dešinėje nukreiptos rodyklės mygtuką, nukreipiantį į sąrašo laukelį Stulpeliai jūsų užklausoje.

Norėdami į sąrašą įtraukti visus lentelės laukus, spustelėkite lentelės pavadinimą, tada spustelėkite dešinėje esančios rodyklės mygtuką, nukreipiantį į sąrašo laukelį Stulpeliai jūsų užklausoje.

Norėdami pašalinti lauką, sąrašo laukelyje Užklausos stulpeliai pasirinkite lauką ir spustelėkite kairėje rodomą rodyklės mygtuką, nukreipiantį į sąrašo laukelį Galimos lentelės ir stulpeliai.

Visa tai skamba labai sudėtingai, bet iš tikrųjų taip nėra. Iš esmės viskas, ką jums reikia padaryti, tai nurodyti informacijos stulpelius, kurių norite „Excel“ sąraše.

6 Nustačius, kuriuos stulpelius norite įtraukti į užklausą, spustelėkite mygtuką Kitas, kad pagal poreikį filtruotumėte užklausos duomenis.

„Excel“ rodo dialogo langą Užklausų vedlys – Filtruoti duomenis.

Galite filtruoti duomenis, pateiktus kaip užklausos dalį, naudodami teksto laukelius Įtraukti tik eilutes. Pavyzdžiui, norėdami įtraukti tik eilutes, kuriose būsenos santrumpos lauke rodoma CA, spustelėkite lauką status_abbrev sąrašo laukelyje Column to Filter. Tada pasirinkite Lygu filtravimo operacija iš pirmo išplečiamojo sąrašo ir įveskite arba pasirinkite vertės CA į antrąjį išskleidžiamajame sąraše.

Dialogo lange Užklausos vedlys – Filtruoti duomenis atliekami tokie patys filtravimo tipai, kuriuos galite atlikti naudodami automatinio filtro ir išplėstinio filtro komandas.

7Filtruokite duomenis pagal kelis filtrus pasirinkdami akutę Ir arba Ar.

Ir: Naudojant ir filtrai reiškia, kad eilutė turi būti įtraukta, ji turi atitikti kiekvienos iš filtro reikalavimus.

Arba: Naudojant Arba filtrai reiškia, kad jei eilutė atitinka bet kokį filtruojamas būklę, eilutės yra įtrauktos.

8Spustelėkite Kitas.

„Excel“ rodo dialogo langą Užklausų vedlys – Rūšiavimo tvarka.

9 Dialogo lange Užklausos vedlys – rūšiavimo tvarka pasirinkite užklausos rezultatų duomenų rūšiavimo tvarką.

Išskleidžiamajame sąraše Rūšiuoti pagal pasirinkite lauką arba stulpelį, kurį norite naudoti rūšiavimui. Pasirinkę akutę Didėjanti arba Mažėjanti, pasirinkite, ar laukas turi būti išdėstytas atitinkamai didėjančia ar mažėjančia tvarka.

Taip pat galite naudoti papildomus rūšiavimo klavišus, pasirinkdami laukus pirmame ir antrame išskleidžiamajame sąrašuose Tada pagal.

Užklausos rezultatus rūšiuojate taip pat, kaip eilutes Excel lentelėje. Rūšiavimas veikia taip pat, nesvarbu, ar kalbate apie užklausos rezultatus, ar apie sąrašo eilutes.

10Spustelėkite Kitas.

„Excel“ rodo dialogo langą Užklausų vedlys – baigti.

11Dialogo lange Užklausų vedlys – baigti nurodykite, kur „Excel“ turėtų įdėti užklausos rezultatus.

Šiame dialogo lange yra radijo mygtukai, iš kurių galite pasirinkti, kur norite įdėti užklausos rezultatų duomenis: „Excel“, „Microsoft Query“ lange, kurį galite peržiūrėti, arba OLAP kube. Paprastai jūs tiesiog norite grąžinti duomenis į Microsoft Excel ir įdėti duomenis į darbaknygę. Norėdami tai padaryti, pasirinkite akutę Grąžinti duomenis į Microsoft Office Excel.

12Spustelėkite mygtuką Baigti.

Spustelėjus mygtuką Baigti, kad užbaigtumėte užklausų vedlį, „Excel“ parodys dialogo langą Importuoti duomenis.

13 Dialogo lange Importuoti duomenis pasirinkite užklausos rezultatų duomenų darbalapio vietą.

Naudokite šį dialogo langą norėdami nurodyti, kur turi būti pateikti užklausos rezultatų duomenys.

Norėdami įdėti užklausos rezultatų duomenis į esamą darbalapį, pasirinkite radijo mygtuką Esamas darbalapis. Tada nustatykite langelį viršutiniame kairiajame darbalapio diapazono kampe ir įveskite jį teksto laukelyje Esamas darbalapis.

Arba norėdami įdėti duomenis į naują darbalapį, pasirinkite radijo mygtuką Naujas darbalapis.

14Spustelėkite Gerai.

„Excel“ pateikia duomenis jūsų pasirinktoje vietoje.