Kaip parengti komunikacijos valdymo planą projekte 2013 m

Kai planuojate projektą „Project 2013“, apsvarstykite, kokią informaciją jums (ar bet kuriai kitai suinteresuotajai šaliai) reikia sekti. Dažnai ši informacija yra saugoma atskirame dokumente, vadinamame ryšių valdymo planu.

Ryšių valdymo planas gali būti sudėtingas arba toks paprastas kaip „Word“ lentelė arba „Excel“ skaičiuoklė. Kairiausiame stulpelyje įvedate kiekvienos suinteresuotosios šalies vardą arba pareigas, o tada viršuje įveskite reikiamą informaciją, jos metodą ir pateikimo dažnumą.

Tai nėra raketų mokslas, bet jūs vis tiek turite iš anksto nustatyti, kurią informaciją galbūt norėsite sekti, kada to norėsite ir kokia forma.

Pirmas žingsnis stebint projekto eigą yra surinkti informaciją apie tai, kas vyksta. Kuo paprasčiau pranešti apie projekto pažangą, tuo geriau, nes žmonės tai padarys . Kuo įprastesnį ataskaitų teikimą, pvz., kiekvieną penktadienį, tam tikroje formoje, paverstą tuo pačiu asmeniu, tuo lengviau rinkti duomenis.

Tada galite įvesti šią informaciją į „Project 2013“ keliais būdais: naudokite įvairius rodinius ir lenteles, kad įvestumėte informaciją į duomenų lapus, įveskite informaciją dialogo lange Užduoties informacija arba naudokite stebėjimo įrankius, esančius skirtuko Užduotis grupėje Tvarkaraštis. Juostelė.

Renkamų duomenų kiekį lemia informacija, kurią reikia sekti, ir detalumo lygis. Pavyzdžiui, kai kurie žmonės „Project 2013“ naudoja tik tam, kad sukurtų savo veiklos laiko juostą. Kiti naudoja išteklius ir stebi visą savo darbą atliekant užduotis, tik ne iki tokio detalumo lygio, kuris tikrina kas valandą atliekamą darbą.

Turite nustatyti jums tinkamiausią stebėjimo metodą, kuris nustatomas pagal informacijos, kurią turite stebėti, kiekį ir tipą. „Microsoft“ pateikia keturis „Project 2013“ stebėjimo metodus:

• Užduotis – iš viso

• Užduotis – suskirstyta į laiką

• Užduotis – iš viso

• Užduotis – suskirstytas į laiką

Galite pradėti suprasti šiuos metodus palyginę užduočių ir užduočių stebėjimą. Jūs galite sekti informaciją T užduoti , nurodant, kad šiuo metu (ar būsenos datą pasirinksite) bendras darbo pabaigos arba išlaidos užduotį. Arba galite sekti informaciją į ssignment, kuris yra išsamesnis sekimo, kuris rodo jums bendras darbas baigtas arba išlaidos kiekvienos išteklių.

Projekte 2013 daroma prielaida, kad ištekliai darbus paskirstys vienodai. Todėl į paveikslėlį patenka laiko fazinis kintamasis. Laiko etapų stebėjimas naudoja tam tikrus laiko žingsnius, nesvarbu, ar pasirenkate sekti darbą pagal užduotį, ar darbą, atliktą naudojant atskirus užduoties išteklius.

Jei projektui ar organizacijai nereikia detalių užduočių ar sekimo laiko etapais, geriau naudoti užduoties – viso metodą. Tada galėsite praleisti mažiau laiko įvesdami informaciją į „Project 2013“ ir daugiau laiko valdydami komandą bei suinteresuotąsias šalis.