Kaip paleisti ataskaitų vedlį programoje Access 2016

Ataskaitų vedlys reikalauja kelių daugiau sprendimų nei ataskaitos įrankis, tačiau jis yra lankstesnis nei momentinės ataskaitos įrankis. Prasideda:

Duomenų bazės lange spustelėkite juostelės skirtuką Kurti, tada spustelėkite mygtuką Ataskaitų vedlys. (Jis yra čia pat, skirtuko skiltyje Ataskaitos.)

Pasirodo dialogo langas Ataskaitų vedlys, kuriame pateikiami visi aktyvios lentelės laukai. Taip pat rasite išskleidžiamąjį sąrašą, kuriame galėsite pasirinkti kitas lenteles ir užklausas, ir du stulpelius su pasirinktais ir galimais laukais, kuriuos naudosite norėdami nustatyti, kurie pasirinktos lentelės (-ių) laukai bus naudojami jūsų ataskaitoje.

Norėdami pasirinkti lentelę, nuo kurios norite pradėti, naudokite išskleidžiamąjį sąrašą Lentelės / užklausos.

Pasirinktos lentelės laukai rodomi lauke Galimi laukai.

Pridėkite laukų prie ataskaitos dukart spustelėdami juos lauke Galimi laukai.

Dukart spustelėdami laukus įtraukiate į laukelį Pasirinkti laukai ir jie tampa ataskaitos dalimi. Taip pat galite vieną kartą spustelėti lauką ir tada spustelėti mygtuką su simboliu >.

Pakartokite 2 ir 3 veiksmus kiekvienai duomenų bazės lentelei ir (arba) užklausai, kurią norite įtraukti į ataskaitą. Spustelėkite Pirmyn, kad pereitumėte į kitą ataskaitos vedlio puslapį; tada dar kartą spustelėkite Pirmyn.

Jei bet kuriuo metu norite įtraukti visus laukus į pateiktą lentelę ar užklausą, tiesiog spustelėkite mygtuką >>, kad įtrauktumėte visus galimus laukus į sąrašą Pasirinkti laukai.

Du kartus spustelėjus Kitas, apeinami grupavimo klausimai, kurių paprastai nereikia.

Pasirinkite ataskaitos rūšiavimo tvarką – paprastai rūšiuokite lauke, kurį žmonės naudos norėdami ieškoti informacijos ataskaitoje. Spustelėkite Kitas.

Pavyzdžiui, jei jūsų ataskaitoje pateikiamas darbuotojų sąrašas, Pavardė gali būti geras pasirinkimas. Produkto pardavimo ataskaita būtų naudinga gaminio numerio arba produkto pavadinimo užsakyme. Galite rūšiuoti pagal daugiau nei vieną lauką, pasirinkdami iki keturių laukų, pagal kuriuos norite rūšiuoti, ir didėjančia arba mažėjančia tvarka kiekviename lauke.

Tada, jei pasirinkote laukus iš daugiau nei vienos lentelės, jūsų bus paprašyta pasirinkti, kaip norite juos peržiūrėti.

Tai iš esmės nurodo, kuri lentelė yra dominuojanti arba pagrindinė ataskaitos lentelė. Demonstracinės versijos atveju pasirinkite Įvykiai, kuris yra numatytasis, nes tai yra lentelė, iš kurios pasirinkote pirmuosius ataskaitos laukus.

Kitas veiksmas, kuris rodomas, jei įtraukėte laukus iš daugiau nei vienos lentelės, parodytas toliau.

Šiame žingsnyje pasirenkate, kaip grupuosite ataskaitos įrašus. Čia pasirenkamas EventType, kad visi rinkinio įvykiai būtų kartu, tada Švietimas, tada lėšų rinkimas tokia tvarka. Norėdami pritaikyti grupavimą, spustelėkite lauko pavadinimą kairėje esančiame laukelyje, tada spustelėkite dešinėn nukreiptą rodyklę. Taip pasirinktas laukas rodomas mėlynai virš kitų į ataskaitą įtrauktų laukų.

Iš dviejų radijo mygtukų rinkinių pasirinkite išdėstymą ir orientaciją ir spustelėkite Pirmyn.

Išdėstymo parinktys (lentelių arba stulpelių) yra paprastos – norite matyti ataskaitą kaip sąrašą (lentelės) arba skiltis (stulpelis), kuriose kiekvienas įrašas rodomas atskirame skyriuje. „Justified“ yra panašus į „Tabular“, bet sugrupuoja laukus į tarsi sukrautą maištą.

Orientacijos sprendimus (stačias arba gulsčias) paprastai lengviau priimti, jei įsivaizduojate ataskaitą savo galvoje – ar yra daugiau laukų, nei telpa 8,5 colio pločio popieriaus lape? Jei taip, pasirinkite Kraštovaizdis, kad atsirastumėte 11 colių popieriaus (arba 10 colių, kad būtų kuo mažesnė paraštė), per kurią bus rodomi jūsų laukai.

Spustelėkite Kitas.

Numatytasis ataskaitos pavadinimas dabar rodomas šiame kitame vedlio veiksme.

Suteikite savo ataskaitai pavadinimą.

Dialogo lango viršuje esančiame ilgame lange įveskite pavadinimą. Šiuo metu taip pat turite nuspręsti, kaip viską užbaigti – su ataskaitos peržiūra arba peršokdami tiesiai į dizaino rodinį, kad atliktumėte daugiau ataskaitos išvaizdos ir turinio pakeitimų. Kol kas pasirinkite Peržiūrėti ataskaitą, kuri yra numatytoji.

Spustelėjus Baigti, ataskaita rodoma peržiūros lange, tada galite ją atspausdinti arba išsaugoti, kad galėtumėte naudoti ateityje. (Paspauskite Ctrl+S arba spustelėkite mygtuką Išsaugoti ir suteikite ataskaitai pavadinimą, kai būsite paraginti, kad pasirūpintumėte taupymo reikalais.)

Išsaugoję ją arba jei jums nereikia jos išsaugoti ar toliau žiūrėti, galite ją uždaryti dešiniuoju pelės mygtuku spustelėdami ataskaitos skirtuką ir iššokančiajame meniu pasirinkę Uždaryti. Jei atliksite papildomų pakeitimų ir nepasirinkote išsaugoti, jūsų bus paklausta, ar norite uždaryti neišsaugoję.

Žinoma, tikriausiai norėsite pakeisti ataskaitą, pvz., pakeisti stulpelių plotį, kai informacija nupjaunama, pvz., laukų pavadinimus (žr. etiketes FundsNeeded ir FundsRaised) ir jų duomenis (žr. EventDate etiketę ir duomenis). , kaip parodyta žemiau. Tai atliekama dizaino arba maketo rodinyje, o norėdami perjungti bet kurį iš rodinių, dešiniuoju pelės mygtuku spustelėkite ataskaitos skirtuką ir iššokančiajame lange pasirinkite norimą dirbti rodinį.