Kaip neleisti šiukšlėms patekti į prieigos duomenų bazę

Jei duomenys, patenkantys į jūsų duomenų bazę per lenteles ir formas, yra šiukšlės, tada bet kokia išvestis ar analizė, kurią atliekate su užklausomis ir ataskaitomis, taip pat bus šiukšlės. Laimei, „Access“ siūlo daugybę įrankių, padedančių užtikrinti, kad kiekviename lauke esantys duomenys yra tie, kurie turi būti tame lauke. Lentelės dizaino rodinyje galite rasti daugybę įrankių, padedančių išvengti šiukšlių:

• Duomenų tipas : naudokite teisingą duomenų tipą, kad išvengtumėte netinkamo tipo duomenų įvedimo.

• Lauko dydis: ribojamas simbolių skaičius. Pavyzdžiui, jei žinote, kad laukas niekada neturėtų viršyti keturių simbolių, nustatykite lauko dydį į 4 simbolius.

• Formatas: leidžia tinkamai atrodyti. Pavyzdžiui, tekstą galite pakeisti tik didžiosiomis arba mažosiomis raidėmis. Pavyzdžiui, įvesties kaukės veikia su lauko ypatybe Formatas.

• Įvesties kaukė : įvesties kaukė riboja informacija leido lauke, nurodant, kas simbolių, galite įvesti. Naudokite įvesties kaukę, kai žinote, kokia forma turėtų būti duomenys, pavyzdžiui, jei užsakymo numerį sudaro dvi raidės ir keturi skaitmenys. Telefono numeriai ir pašto kodai yra kiti laukų, kuriuose naudingos įvesties kaukės, pavyzdžiai.

• Numatytoji reikšmė : apibrėžia reikšmę, kuri rodoma pagal numatytuosius nustatymus, jei neįvedama jokia kita reikšmė. Numatytoji reikšmė rodoma lauke, kol neįvedama kita reikšmė.

• Lauko arba įrašo patvirtinimo taisyklė : taisyklė, kurią duomenys turi atitikti prieš juos įvedant. Ši ypatybė veikia su Patvirtinimo teksto nuosavybės taisykle.

• Būtina : nurodoma, kad lauke turi būti reikšmė, kad galėtumėte įrašyti įrašą. Kai neįvedama reikšmė, programa Access nesukuria naujo įrašo, kai paspaudžiamas Tab arba Enter, o mygtukas Naujas įrašas yra pilkas.

• Leisti nulinį ilgį : nurodo, ar leidžiamas nulinio ilgio įrašas, pvz., „“ (kabutės be tarpų) (tik laukams Tekstas, Atmintinė ir Hipersaitas). Nulinio ilgio laukas leidžia atskirti informaciją, kurios nėra, ir nulinę reikšmę (tuščią), kuri nežinoma arba neįvesta. Kai nustatyta ši parinktis, reikiamame lauke leidžiama įrašyti nulinio ilgio eilutę. Galbūt norėsite naudoti įvesties kaukę, kad nulinio ilgio laukas atrodytų kitaip nei nulinė reikšmė, kai leidžiami abu.

• Indeksuota: kai pasirenkate indeksuoti lauką, galite nurodyti, kad lauke nebūtų leidžiamos pasikartojančios reikšmės. Šią nuosavybę taip pat galima pasiekti iš duomenų lapo rodinio – tai žymės langelis juostelės skirtuke Duomenų lapas.

• Paieškos laukai : leiskite vartotojui pasirinkti lauko, saugomo kitame lauke, reikšmę. Tai pašalina daugybę rašybos klaidų ir standartizuoja lauko parinktis. Norėdami sukurti peržvalgos lauką, naudokite paieškos vedlį.