Kaip naudoti duomenų patvirtinimą, kad „Excel“ duomenys būtų švarūs

Viena naudinga komanda, susijusi su šiuo „Excel“ duomenų švarumo reikalu, yra duomenų patvirtinimo komanda. Naudokite šią komandą norėdami aprašyti, kokią informaciją galima įvesti į langelį. Komanda taip pat leidžia pateikti pranešimus, kuriuose pateikiama duomenų įvesties informacija, ir klaidų pranešimus, kurie bando padėti kam nors ištaisyti duomenų įvedimo klaidas.

Norėdami naudoti duomenų patvirtinimą, atlikite šiuos veiksmus:

1 Pasirinkite darbalapio diapazoną, kuriame bus patvirtinti duomenys.

Tai galite padaryti vilkdami pelę arba naudodami naršymo klavišus.

2 Pasirinkite skirtuko Duomenys komandą Duomenų tikrinimas, kad nurodytumėte Excel, kad norite nustatyti pasirinkto diapazono duomenų patvirtinimą.

Excel rodo dialogo langą Duomenų patvirtinimas.

3 Dialogo lango Duomenų patvirtinimas skirtuke Parametrai naudokite patvirtinimo kriterijų teksto laukelius, kad apibūdintumėte, kas yra tinkami duomenys.

Pavyzdžiui, naudokite pasirinkimus iš išskleidžiamojo sąrašo laukelio Leisti, kad nurodytumėte, kokio tipo informacija gali būti įtraukta į diapazoną: sveikieji skaičiai, dešimtainės dalys, sąrašo reikšmės, galiojančios datos, galiojantys laikai, tam tikro ilgio tekstas ir taip toliau.

Norėdami toliau apibrėžti patvirtinimo kriterijus, naudokite išskleidžiamojo sąrašo langelio Duomenys parinktis. Išskleidžiamajame sąrašo laukelyje Duomenys pateikiami keli palyginimai, kuriuos galima atlikti kaip tikrinimo dalį: tarp, ne tarp, lygus, nelygus, didesnis nei ir pan.

Patikslinkite patvirtinimo kriterijus, jei reikia, naudodami bet kurį kitą galimą išskleidžiamąjį sąrašo laukelį. Pastaba: kitos patvirtinimo kriterijų parinktys priklauso nuo to, ką įvedėte į išskleidžiamuosius sąrašų laukelius Leisti ir Duomenys. Jei nurodote, kad norite leisti tik sveikus skaičius tarp konkretaus minimalių ir didžiausių reikšmių diapazono, „Excel“ pateikia teksto laukelius Minimalus ir Maksimalus, kad galėtumėte įvesti arba apibrėžti diapazoną.

Tačiau jei išskleidžiamajame sąrašo laukuose Leisti arba Duomenys pasirenkate kitus įrašus, skirtuke Nustatymai bus rodomi kiti teksto laukeliai. Kitaip tariant, „Excel“ tinkina skirtuką „Nustatymai“, atsižvelgdama į jūsų apibrėžtus patvirtinimo kriterijus.

4 Tiksliai sureguliuokite patvirtinimą.

Aprašę patvirtinimo kriterijus, pažymėkite arba panaikinkite žymės langelio Ignoruoti tuščią žymėjimą (išvalykite), kad nurodytumėte, ar tušti langeliai leidžiami.

5 Apsvarstykite galimybę išplėsti duomenų patvirtinimo sritį.

Pažymėkite žymės langelį Taikyti šiuos pakeitimus visoms kitoms ląstelėms su tais pačiais parametrais, kad nurodytumėte, ar patvirtinimo kriterijai turėtų būti išplėsti ir įtraukiami į kitus panašius langelius.

Spustelėkite mygtuką Išvalyti viską ir „Excel“ išvalys (pašalins) patvirtinimo kriterijus.

6 Pateikite įvesties pranešimą dialogo lango Duomenų patvirtinimas skirtuke Įvesties pranešimas.

Skirtukas Įvesties pranešimas leidžia nurodyti Excel rodyti nedidelį pranešimą, kai pasirenkamas langelis su nurodytu duomenų patvirtinimu. Norėdami sukurti įvesties pranešimą, teksto laukelyje Pavadinimas įveskite pranešimo pavadinimą, o teksto laukelyje Įvesties pranešimas - pranešimo tekstą. Įsitikinkite, kad pažymėtas žymės langelis Rodyti įvesties pranešimą, kai pasirenkamas langelis.

7 Dialogo lango Duomenų patvirtinimas skirtuke Įspėjimas apie klaidą pateikite klaidos pranešimą.

Taip pat galite pateikti klaidos pranešimą, kurį „Excel“ rodo, kai kas nors bando įvesti neteisingus duomenis.

Norėdami sukurti klaidos pranešimą, pirmiausia patikrinkite, ar pažymėtas žymės langelis Rodyti įspėjimą apie klaidą įvedus neteisingus duomenis. Tada naudokite išskleidžiamąjį sąrašo laukelį Stilius, kad pasirinktumėte, ką „Excel“ turėtų daryti, kai aptinka neteisingus duomenis: Sustabdykite naudotojo duomenų įvedimą neįvesdami neteisingų duomenų arba tiesiog parodykite informacinį pranešimą įvedus duomenis.

8Kaip ir kurdami įvesties pranešimą, įveskite klaidos pranešimo pavadinimą į teksto laukelį Pavadinimas. Tada įveskite visą klaidos pranešimo tekstą į klaidos pranešimo teksto laukelį.

Norite sužinoti apie parinktis išskleidžiamajame sąrašo laukelyje Stilius? Įspėjimo apie klaidą stilius nustato, kokie komandų mygtukai pateikiami klaidos pranešime, kai kas nors bando įvesti netinkamus duomenis. Jei klaidos stilius yra Stop, klaidos pranešimų laukelyje rodomi komandų mygtukai Bandyti iš naujo ir Atšaukti.

Jei klaidos stilius yra įspėjimas, klaidos pranešimų laukelyje rodomi komandų mygtukai Taip, Ne ir Atšaukti. Jei klaidos stilius yra informacinis, klaidos pranešimų laukelyje rodomi komandų mygtukai Gerai ir Atšaukti.